Voucher rezerwacji: podgląd, druk, język


Po co	Dać gościowi pisemne potwierdzenie rezerwacji — wiadomością e-mail albo na papierze przy recepcji.
Dla kogo	Recepcji i administratorom — wszystkim, którzy przyjmują gości i odpowiadają na pytanie „gdzie jest moje potwierdzenie?”.
Co uzyskasz	Otwierać podgląd vouchera, drukować go przeglądarką, wybierać język wiadomości i wysyłać voucher gościowi — automatycznie, przy anulowaniu albo ręcznie.
Ograniczenia	Voucher to potwierdzenie rezerwacji, a nie faktura. Osobnego pliku PDF system nie tworzy — druk idzie z podglądu środkami przeglądarki. Systemowy szablon jest w pełni przetłumaczony na rosyjski, angielski i ukraiński; przy wyborze pozostałych pięciu języków tekst będzie angielski.

Voucher to jedyny dokument do druku, który system tworzy dla rezerwacji. Potwierdza gościowi sam fakt rezerwacji — można go wysłać wiadomością albo wydrukować od razu przy recepcji, kiedy gość prosi o potwierdzenie na rękę.

Voucher a pieniądze rezerwacji to dwie różne rzeczy: voucher niczego nie zbiera i nie przyjmuje — tylko potwierdza. Dlatego artykuł o nim stoi w dziale o pieniądzach jedynie obok: w sąsiedztwie są przyjmowanie płatności i linki do płatności online.

Czym jest voucher

Voucher to potwierdzenie rezerwacji dla gościa. Nie faktura: pieniądze rezerwacji mieszkają w karcie — w bloku „Finanse” nagłówka i na zakładce „Płatności” — a voucher tylko odnotowuje, że rezerwacja jest.

Najczęściej voucher jest potrzebny w dwóch sytuacjach: gość prosi o potwierdzenie przed przyjazdem — oraz przy recepcji, kiedy gość chce mieć potwierdzenie w ręku.

Scenariuszy druku przy rezerwacji jest dwa:

voucher — potwierdzenie rezerwacji, o nim ten artykuł;
skany dokumentów gościa — dołączone do rezerwacji skany też można wydrukować.

Wszystko inne na papier nie trafia: plików PDF dla rezerwacji system nie tworzy — wersję do druku składa przeglądarka z podglądu.

Podgląd i druk

Otwórz kartę rezerwacji — z „Listy rezerwacji” albo kliknięciem paska rezerwacji na siatce Plannera.
Przejdź na zakładkę „Wiadomości”.
Naciśnij „Wyślij voucher” — otworzy się podgląd vouchera.

Efekt: voucher otwarty w podglądzie — stąd drukuje się go standardowym oknem drukowania przeglądarki. Jeśli potrzebna jest papierowa kopia dla gościa, niczego dodatkowo pobierać nie trzeba.

Podgląd to dokładnie to, co zobaczy gość w wiadomości albo na wydruku. Zanim zaczniesz drukować albo wysyłać, przejdź po nim okiem: błąd łatwiej wychwycić teraz, niż wtedy, gdy wiadomość już wyszła.

Język vouchera

Przy wysyłce ręcznej język wiadomości wybierasz ty — spośród ośmiu języków: angielskiego, rosyjskiego, ukraińskiego, niemieckiego, francuskiego, hiszpańskiego, włoskiego i polskiego.

Zastrzeżenie, o którym warto wiedzieć z góry: systemowy szablon vouchera jest w pełni przetłumaczony na rosyjski, angielski i ukraiński. Pozostałe pięć języków do wyboru — niemiecki, francuski, hiszpański, włoski i polski — daje tekst angielski.

Dlatego „voucher w ośmiu językach” system na dziś nie obiecuje: wybór na liście jest zawsze, a pełne tłumaczenie obejmuje trzy języki. Jaki język wybrano w konkretnej wysyłce, widać w kolumnie „Język” w „Historii wysyłek”.

Wyślij voucher gościowi

Voucher trafia do gościa trzema drogami.

Automatycznie przy utworzeniu rezerwacji. Wiadomość z voucherem wysyła się gościowi sama — to skonfigurowane i działa domyślnie, osobno niczego nie trzeba klikać. Język takiej wiadomości: język gościa; jeśli gość nie ma ustawionego języka — ustawienie obiektu; w innym wypadku — rosyjski.

Przy anulowaniu rezerwacji. Osobnego przycisku „Anuluj rezerwację” na karcie nie ma: naciśnij przycisk statusu w nagłówku (na przykład „Potwierdzona ▾”), wybierz „Anulowana” i potwierdź zmianę. Po tym system zapyta: „Wysłać gościowi voucher?” („Status rezerwacji zostanie zmieniony. Wysłać gościowi voucher e-mailem?”) — do wyboru przyciski „Nie wysyłaj” i „Wyślij”.

Ręcznie w dowolnym momencie — kiedy automatyczna wiadomość nie wystarcza albo gość prosi o ponowne przesłanie potwierdzenia:

Otwórz kartę rezerwacji i zakładkę „Wiadomości”.
Naciśnij „Wyślij voucher”.
Wybierz język wiadomości — lista ośmiu języków jest opisana w sekcji o języku powyżej.
Wiadomość pójdzie do gościa na e-mail, a wysyłka pojawi się w „Historii wysyłek”.

Obok przycisku vouchera jest przycisk „Wyślij e-mail” — do dowolnej wiadomości do gościa, nie vouchera.

Każda wysyłka — voucherem albo zwykłą wiadomością — trafia do „Historii wysyłek” na tej samej zakładce: Data · Status · Odbiorca · Szablon · Język · Temat. Pusta tabela z podpisem „Brak wiadomości” oznacza, że gościowi jeszcze niczego nie wysłano.

Efekt: wiadomość z voucherem idzie do gościa, a zapis o wysyłce pojawia się w „Historii wysyłek” — widać w niej, kiedy, komu i w jakim języku wysłano.

Zobacz też

Karta rezerwacji: co jest w środku — gdzie mieszkają zakładka „Wiadomości”, finanse i pozostałe działy rezerwacji.
Przyjmij płatność za rezerwację: gotówka, karta, na miejscu — zapisz płatność w karcie rezerwacji: voucher potwierdza rezerwację, a nie płatność.