Rezerwacje na kilka pokoi i grupy


Po co	Zakwaterować rodzinę lub grupę w kilku pokojach jedną rezerwacją: jeden rezerwujący, wspólne daty i jedna suma do zapłaty zamiast sterty osobnych rezerwacji.
Dla kogo	Administratorom i recepcji — tym, którzy wystawiają rezerwacje dla rodzin, grup znajomych i grup turystycznych.
Co uzyskasz	Jedną rezerwację z kilkoma pokojami — każdy z własnym typem pokoju, fizycznym pokojem, stawką i gośćmi. Do czterech pokoi gość zarezerwuje sam na stronie hotelu; od pięciu pokoi rezerwacja wystawiana jest w PMS jako grupowa.
Ograniczenia	Na stronie hotelu — maksymalnie cztery pokoje w jednej rezerwacji. Potwierdzonego twardego maksimum pokoi w kreatorze PMS nie ma: pięć pokoi dodaje się bez przeszkód, większej liczby nie sprawdzano. Rezerwacji z kanałów oraz rezerwacji na pięć pokoi i więcej nie przenosi się myszą po siatce — tylko przyciskami w karcie.

Dwie rodziny, drużyna sportowa albo grupa wycieczkowa mieszkają w różnych pokojach, ale przyjeżdżają na jednym zamówieniu. Nie trzeba zakładać osobnej rezerwacji na każdy pokój: jedna rezerwacja HotelsCalendar obejmuje od razu kilka pokoi, a każdy z nich ma swoich gości i swoją stawkę. Wspólny rezerwujący, jedna suma pieniędzy i jeden status na całą rezerwację — a pokoje wewnątrz żyją własnym życiem.

Im więcej pokoi w rezerwacji, tym więcej ma ona niuansów. Do czterech pokoi gość rezerwuje sam, na stronie hotelu. Od pięciu pokoi rezerwacja staje się grupowa — i zyskuje ochronę przed przypadkowym przeciągnięciem myszą.

Zbierz kilka pokoi w kreatorze

Rezerwację na kilka pokoi zakłada się tym samym kreatorem „Nowa rezerwacja”, co zwykłą:

Otwórz kreator przyciskiem „Nowa rezerwacja” — z listy „Rezerwacje” albo z szybkich działań panelu.
Ustaw „Zameldowanie” i „Wymeldowanie”: dopóki daty nie są wybrane, pokoi wybrać nie można — formularz przypomni: „Określ daty pobytu przed wyborem pokoi”.
W bloku „Pokoje” zbierz skład. Karta „Pokój 1” jest już na miejscu, każdą następną dodaje się przyciskiem „Dodaj pokój”.
Wypełnij każdą kartę po swojemu — oto co się w niej znajduje:
- „Typ pokoju” — własny dla każdego pokoju: rezerwację można złożyć z różnych typów, na przykład dwa standardy i pokój rodzinny;
- „Fizyczny pokój” — konkretny pokój wybranego typu;
- „Stawka” — własna stawka dla każdego pokoju;
- „Goście pokoju” — własny skład gości z przyciskiem „+ Gość”;
- „Własne daty” — pole wyboru dla pokoju, który żyje według własnego harmonogramu przyjazdu i wyjazdu.
Sprawdź wiersz sumy na dole formularza: liczba pokoi, nocy i kwota przeliczają się na bieżąco przy każdej zmianie.
Przejdź dalej i potwierdź utworzenie — jak w zwykłej rezerwacji.

Rezultat: jedna rezerwacja z kilkoma pokojami, a każdy pokój ma własny typ pokoju, fizyczny pokój, stawkę i swoich gości.

Rezerwujący jest przy tym jeden na całą rezerwację: znajdź go lub utwórz na ekranie „Rezerwacja”, jak w zwykłej rezerwacji. Skład pobytu („Dorośli”, „Dzieci”) też jest wspólny — osobisty skład ustawia się wewnątrz każdego pokoju, w bloku „Goście pokoju”.

Pięć pokoi dodaje się bez przeszkód — bez błędów i ostrzeżeń o limicie. Potwierdzonego twardego maksimum kreator nie ma.

Pokój dodaje się też do już utworzonej rezerwacji: przycisk „Dodaj pokój” jest w karcie rezerwacji, na zakładce „Pokoje i goście”. Przyda się, gdy grupa już u was mieszka i poprosi o jeszcze jeden pokój — nie trzeba będzie zakładać dla niego osobnej rezerwacji.

Zameldowanie i wymeldowanie w rezerwacji na kilka pokoi wykonuje się dla każdego pokoju osobno: część grupy może zameldować się wcześniej niż reszta. Jak to działa — w artykule Zameldowanie i wymeldowanie gościa.

Strona hotelu: do czterech pokoi

Gość może zebrać kilka pokoi samodzielnie — na stronie hotelu, w silniku rezerwacyjnym (Booking Engine). W jednej rezerwacji przez stronę mieści się do czterech pokoi: starcza dla rodziny z dziećmi albo dla dwóch par w różnych pokojach.

Jeśli grupie potrzeba więcej niż cztery, recepcja wystawia rezerwację w PMS — limit strony nie stanie na przeszkodzie. Gość rezerwuje na stronie to, co da się zarezerwować online, a resztę dopisuje do tej samej rezerwacji recepcja.

Rezerwacja ze strony trafia do PMS jak zwykła: jej źródło na siatce to „Strona hotelu”. Dalej pracuje się z nią tymi samymi narzędziami recepcji — karta rezerwacji, zameldowanie, płatności.

Grupy: od pięciu pokoi

Rezerwacja na pięć i więcej pokoi jest grupowa. Strona takich rezerwacji nie przyjmuje, więc grupę składa się w PMS: tym samym kreatorem „Nowa rezerwacja” i tym samym przyciskiem „Dodaj pokój”.

Rezerwacja grupowa ma szczególną ochronę. Rezerwacji grupowych, podobnie jak rezerwacji z kanałów, nie przenosi się myszą po Plannerze — zasada dla dużych i kanalowych rezerwacji jest wspólna: zmiany przechodzą przez kartę, w której widać całą rezerwację od razu. Typ pokoju albo pokój w takiej rezerwacji zmienia się drogą przycisków:

Otwórz kartę rezerwacji, zakładkę „Pokoje i goście”.
Przy właściwym pokoju naciśnij „Zmień typ i pokój”.
W otwartym oknie wybierz nowy „Typ” i „Pokój”, a następnie zapisz.

Rezultat: rezerwacja grupowa mieszka w PMS, a jej pokoje zmienia się przyciskiem w karcie, a nie przeciąganiem paska po siatce.

Granica przebiega tam, gdzie kończy się limit strony: cztery pokoje gość weźmie online, pięć i więcej — rezerwacja grupowa i mieszka w PMS.

„Rezerwacja grupowa” na siatce

W Plannerze pasek rezerwacji bywa oznaczony ikonami właściwości. Otwórz legendę przyciskiem „Legenda ikon” — wśród właściwości rezerwacji jest tam „Rezerwacja grupowa” ze swoją ikoną.

Ikona na pasku oznacza, że rezerwacja jest oznaczona jako grupowa: widać to od razu na siatce, bez otwierania karty. To wygodne w godzinach szczytu — rezerwacje grupowe znajduje się na siatce jednym rzutem oka, a nie przeglądaniem kart.

Legendę otwiera się przyciskiem na pasku narzędzi Plannera w dowolnym momencie: wymienione są tam też statusy, alerty i źródła rezerwacji — ściąga dla wszystkich znaczników siatki.

Zobacz też

Rezerwacja w 4 kliknięcia — podstawowa droga tworzenia rezerwacji, w którą wpisuje się też kilka pokoi.
Zmień lub anuluj rezerwację — jak zmieniają się daty, pokoje i statusy, w tym droga przycisków dla rezerwacji grupowych.
Karta rezerwacji: co jest w środku — gdzie w karcie mieszkają pokoje, goście i przycisk „Dodaj pokój”.