Link do płatności online: przyjmij płatność na odległość


Po co	Przyjąć płatność, gdy gościa nie ma przy recepcji: przedpłata przed przyjazdem, dopłata do rezerwacji utworzonej telefonicznie, depozyt kartą.
Dla kogo	Administratorom i recepcji — wszystkim, kto obsługuje gości na odległość: telefonicznie i mailowo.
Co uzyskasz	Link do strony płatności z karty rezerwacji — na kwotę do zapłaty, na depozyt albo na jedno i drugie — oraz jasność, co dzieje się dalej.
Ograniczenia	Link jest przypisany do rezerwacji i tworzony w PMS. Zwroty płatności online idą przez bramkę płatniczą. W Guest Portalu nie ma możliwości płatności — tylko przez link. Terminy zaksięgowania środków zależą od bramki i banku.

Nie każda płatność przechodzi przez recepcję: goście wpłacają przedpłatę przed przyjazdem, dopłacają do rezerwacji utworzonej telefonicznie, zostawiają depozyt kartą. Dla wszystkich tych przypadków HotelsCalendar ma link do płatności online: tworzysz go w karcie rezerwacji, a gość otwiera stronę i płaci sam.

Gdzie wziąć link

Otwórz kartę rezerwacji — z listy „Rezerwacje” albo kliknięciem paska w Plannerze.
Przejdź na zakładkę „Płatności”.
Kliknij „Utwórz link do płatności” — przycisk obok „Dodaj płatność”.

Efekt: link do płatności jest utworzony dla tej rezerwacji — przekaż go gościu najwygodniejszym sposobem. Wynik widać od razu, w podsumowaniu „Kwota / Opłacono / Do zapłaty” niżej na tej samej zakładce.

Link to droga dla płatności na odległość: gość płaci sam, gdziekolwiek przebywa. Wszystko dzieje się w karcie rezerwacji: link jest tworzony do konkretnego pobytu, a nie „po prostu na kwotę”. Jeśli jednak gość stoi przy recepcji z gotówką lub kartą, szybciej zapisać płatność od razu w karcie rezerwacji — temu poświęcony jest osobny artykuł niżej, w „Zobacz też”.

Przedautoryzacja: pieniądze zablokowane na karcie gościa

Blok „Przedautoryzacja” na tej samej zakładce to osobny scenariusz: pieniądze nie są pobierane od razu, lecz blokowane na karcie gościa (to przedautoryzacja). Dopóki kwota jest zablokowana, obiekt ma zabezpieczenie — można je obciążyć, jeśli gość nie wywiąże się z rezerwacji, albo zwolnić, jeśli wszystko w porządku.

Dopóki depozytu nie ma, blok komunikuje „Depozyt nie został utworzony” i oferuje dwa przyciski:

„Utwórz link” — link tylko do depozytu;
„Płatność + depozyt” — gość na jednej stronie opłaci rezerwację i zostawi depozyt.

Akcje „Zwolnij”, „Obciąż” i „Zwróć” są w tym momencie nieaktywne — włączają się, gdy blokada na karcie już istnieje:

„Obciąż” — przechwycić przedautoryzację: zablokowana kwota staje się płatnością rezerwacji.
„Zwolnij” — zdjąć blokadę, nie pobierając pieniędzy: rezerwacja została anulowana, a depozyt okazał się niepotrzebny.
„Zwróć” — zwrócić gościowi już pobraną kwotę.

Efekt: depozyt mieszka w bloku „Przedautoryzacja” — utwórz go, a dalej — zależnie od sytuacji: obciążyć, zwolnić albo zwrócić.

Ile poprosić

Kwota bierze się z rezerwacji, a nie „z sufitu”:

Kwota do zapłaty widać w podsumowaniu „Kwota / Opłacono / Do zapłaty” na zakładce „Płatności” — ta sama liczba jest w bloku „Finanse” w nagłówku karty.
Ile wziąć jako depozyt, określa polityka depozytu w stawce — ustaw ją przy konfiguracji stawki.

Podsumowanie aktualizuje się na żywo: dodasz usługę albo zmienisz stawkę — „Do zapłaty” przeliczy się samo. Dlatego liczbę bierze się z karty tuż przed utworzeniem linku: gość nie musi wpisywać kwoty sam — ona już jest na stronie płatności.

Co widzi gość

Gość otwiera link i trafia na stronę płatności: rezerwacja i kwota są już wypełnione, zostaje tylko wpisać dane karty. Konto nie jest potrzebne — wystarczy sam link.

Jeśli link się zestarzał i strona płatności się nie otwiera, utwórz nowy tym samym przyciskiem na zakładce „Płatności” — gość dostanie świeżą stronę.

Granice: zwroty i Guest Portal

Dwie granice, o których warto wiedzieć z wyprzedzeniem:

Zwroty płatności online idą przez bramkę płatniczą: nie zwrócisz gościowi pieniędzy przez edycję zapisu w rezerwacji — pieniądze wracają tą samą drogą, którą przyszły.
W Guest Portalu płatności nie ma: gość nie zapłaci z portalu — tylko linkiem, który tworzysz w karcie rezerwacji.

Kiedy dokładnie pieniądze dotrą na konto obiektu, zależy od bramki płatniczej i banku — nie warto obiecywać gościowi konkretnego terminu. Fakt płatności widać w każdej chwili w podsumowaniu „Kwota / Opłacono / Do zapłaty” na zakładce „Płatności”.

Zwroty to osobny scenariusz z własnymi zasadami: Zwróć gościowi płatność: zwrot pełny i częściowy.

Zobacz też

Przyjmij płatność za rezerwację: gotówka, karta, na miejscu — zapisz płatność, którą gość przyniósł na recepcję.
Voucher rezerwacji: podgląd, druk, język — wyślij gościowi potwierdzenie pobytu.