Przyjmij płatność za rezerwację: gotówka, karta, na miejscu


Po co	Zapisywać pieniądze przyjęte od gościa przy recepcji — gotówką lub kartą — żeby w rezerwacji zawsze było widać, ile opłacono, a ile pozostało do dopłaty.
Dla kogo	Recepcji i administratorom — wszystkim, kto przyjmuje płatności przy zameldowaniu i w trakcie pobytu.
Co uzyskasz	Zapis płatności w karcie rezerwacji: podsumowanie „Kwota / Opłacono / Do zapłaty” przelicza się od nowa, a płatność trafia do otwartej zmiany kasowej i do dziennika ruchów pieniędzy.
Ograniczenia	Zapis w „Płatnościach” to ewidencja, a nie dokument fiskalny: voucher rezerwacji nie zastępuje paragonu. Wykaz sposobów płatności określa słownik Twojego obiektu.

Gość przy recepcji jest gotów zapłacić — gotówką lub kartą. Najczęstsza operacja dnia zapisuje się w karcie rezerwacji w około minutę: zakładka „Płatności”, przycisk „Dodaj płatność”, kilka pól w formularzu „Nowa płatność” — i pieniądze są zewidencjonowane.

Poniżej — ścieżka krok po kroku, omówienie pól formularza i to, jak płatność zmienia to, co gość jeszcze winien.

Jak zapisać płatność

Otwórz kartę rezerwacji: z „Listy rezerwacji” albo kliknięciem paska rezerwacji na siatce Plannera.
Przejdź na zakładkę „Płatności”. Są tu przyciski „Dodaj płatność” i „Utwórz link do płatności”, podsumowanie „Kwota / Opłacono / Do zapłaty” oraz lista zapisów; jeśli płatności jeszcze nie ma — napis „Brak płatności”.
Kliknij „Dodaj płatność” — otworzy się formularz „Nowa płatność”.
Wypełnij pola (szczegóły — w kolejnej sekcji) i kliknij „Zapisz”. Przycisk „Anuluj” zamyka formularz bez zapisu.

Efekt: płatność pojawiła się na liście na zakładce „Płatności”, podsumowanie i blok „Finanse” w nagłówku karty przeliczyły się od nowa, a zapis trafił do otwartej zmiany kasowej.

Pola formularza „Nowa płatność”

„Kwota” — pole obowiązkowe: ile pieniędzy przyjęto od gościa. Przyjęcie części sumy — wpisz tę część; całości — pełną kwotę naraz.
„Sposób płatności” — do wyboru ze słownika Twojego obiektu: gotówka, karta i inne sposoby. Słownik prowadzi się w sekcji „Finanse”, na zakładce „Typy płatności” — przycisk „Utwórz typ płatności”.
„Data” — pole obowiązkowe; domyślnie wstawia się dzisiejsza data, w razie potrzeby popraw.
„Typ operacji” — domyślnie „Płatność”. Żeby zwrócić gościowi pieniądze, wybierz „Zwrot”: osobnego przycisku zwrotu w karcie nie ma — zwrot odnotowuje się tym samym formularzem.
„Status” — domyślnie „Zrealizowany”. Są jeszcze „Oczekujący” i „Odrzucony” — dla płatności, które dopiero się potwierdzają albo nie przeszły.
„Opis” — notatka dla współpracowników: „płatność przy zameldowaniu”, „saldo za pobyt”.

Jak płatność spłaca saldo

Na zakładce „Płatności” i w bloku „Finanse” w nagłówku karty — podsumowanie z trzech kwot:

„Kwota” — ile kosztuje cała rezerwacja (nie mylić z polem „Kwota” w formularzu płatności);
„Opłacono” — ile już przyjęto;
„Do zapłaty” — ile gość ma jeszcze dopłacić.

Obok, w „Finansach”, jest rozbicie na „Razem”, „Pobyt” i „Usługi dodatkowe” — widać, z czego składa się suma.

Zapiszesz płatność — podsumowanie przelicza się od razu: „Opłacono” rośnie, a „Do zapłaty” maleje o tę samą kwotę. Przyjmiesz część kwoty — do zapłaty ubędzie o tę część; gdy przyjęte pieniądze zrównają się z sumą rezerwacji, do dopłaty nie zostanie nic.

Właśnie po „Do zapłaty” recepcja odpowiada na główne pytanie gościa — „ile mam jeszcze dopłacić?” — nie otwierając żadnych tabel ani zakładek.

Płatność a zmiana kasowa

Każda zapisana płatność trafia do otwartej zmiany — sekcja „Finanse”, zakładka „Zmiany”: „Saldo oczekiwane” zmiany rośnie z każdą płatnością. Przy zamknięciu zmiany wpisujesz „Saldo faktyczne”, a system pokazuje różnicę względem oczekiwanego — to właśnie przeliczenie kasy.

Jeżeli zmiana jeszcze nie jest otwarta, otwórz ją przed pierwszymi płatnościami dnia — inaczej przeliczeniu nie będzie z czym się porównać. Porządek pracy ze zmianami — w artykule Zmiana kasowa: otwórz, przyjmij płatność, zamknij.

Każdy zapis o płatności widać też w dzienniku „Ruchy pieniędzy” — osobnym wierszem z linkiem do rezerwacji, typem operacji, sposobem płatności i kwotą.

Zapis płatności czy link do płatności

Na zakładce „Płatności” są dwa sposoby przyjęcia pieniędzy — wybierz według sytuacji:

„Dodaj płatność” — pieniądze przyjąłeś sam na miejscu: gotówkę do kasy albo kartę przez własny terminal. Gość jest tuż obok, płatność dzieje się teraz — zapis pojawia się w rezerwacji od razu po zapisaniu.
„Utwórz link do płatności” — gość płaci sam, online: karta rezerwacji generuje link, gość otwiera go i płaci kartą. Link wysyła się z wyprzedzeniem albo prosto z karty — o tym w artykule Link do płatności online.

Krótka zasada: płatność przy recepcji — zapis; płatność bez Twojego udziału — link.

Zapis to ewidencja, a nie paragon

Uczciwa granica: zapis w „Płatnościach” to wewnętrzna ewidencja pieniędzy obiektu, a nie dokument fiskalny. Przy gotówce i kartach przyjmowanych osobiście paragon pochodzi z Twoich własnych narzędzi kasowych — poza HotelsCalendar; płatności online przez YooKassa przechodzą z paragonem fiskalnym — wystawia go sama YooKassa i przekazuje do urzędu skarbowego.

Voucher rezerwacji to dokument o pobycie dla gościa: można go wysłać e-mailem z zakładki „Wiadomości” (przycisk „Wyślij voucher”) albo wydrukować. Ale voucher nie zastępuje paragonu: gdy forma płatności go wymaga, paragon wystawia się Twoimi własnymi narzędziami kasowymi — poza HotelsCalendar.

Więcej o voucherze — w artykule Voucher rezerwacji.

Zobacz też

Zmiana kasowa: otwórz, przyjmij płatność, zamknij — otwórz zmianę, wpłać lub wypłać pieniądze i zamknij ją z przeliczeniem sald.
Link do płatności online — gdy gość płaci sam, online, bez recepcji.
Voucher rezerwacji — dokument o rezerwacji dla gościa: wysyłka, druk, języki.
Zameldowanie i wymeldowanie gościa — przyjmij płatność w kroku zameldowania.