Zmiana kasowa: otwórz, przyjmij płatność, zamknij


Po co	Trzymać pieniądze dnia pod kontrolą: wiedzieć, ile powinno być w kasie, i sprawdzać to z faktem przy przeliczeniu.
Dla kogo	Administratorom i recepcji — wszystkim, kto przyjmuje płatności na miejscu.
Co uzyskasz	Otwartą zmianę z czytelnym „Saldem oczekiwanym”, uporządkowane wpłaty i wypłaty oraz zamknięcie z przeliczeniem; różnica, jeśli się ujawni, dostaje wyjaśnienie w komentarzu.
Ograniczenia	Opisano pracę z bieżącą zmianą na zakładce „Zmiany” ekranu „Finanse”. Dziennik „Ruchy pieniędzy” pokazuje ruchy tylko z bieżącego miesiąca.

Zmiana kasowa to dzień pracy kasy: rano otwiera się ją z saldem początkowym, w ciągu dnia wpływają do niej płatności gości, a wieczorem pieniądze przelicza się i zamyka zmianę. Cała obsługa zmiany mieszka na zakładce „Zmiany” ekranu „Finanse” — w lewym menu, w sekcji zarządzania.

Otwórz zmianę z saldem początkowym

Dzień zaczyna się od otwarcia zmiany:

Otwórz „Finanse” i przejdź na zakładkę „Zmiany”. Dopóki zmiany nie ma, zakładka jest pusta i oferuje przycisk „Otwórz zmianę”.
Kliknij „Otwórz zmianę” — otworzy się okno „Otwarcie zmiany”.
Podaj „Saldo początkowe” — kwotę, która faktycznie leży w kasie na początek dnia. Kasa może zacząć dzień od zera: 0,00 to normalny wariant — drobne na resztę dokładasz później.
Potwierdź przyciskiem „Otwórz zmianę”.

Efekt: zmiana jest otwarta. Na zakładce — nagłówek „Zmiana: 1” z numerem zmiany, wiersze „Saldo początkowe” i „Saldo oczekiwane” (zanim pojawią się ruchy — myślnik) oraz tabela „Data · Typ · Kwota · Opis”: trafia do niej każdy ruch pieniędzy w ciągu dnia.

„Saldo oczekiwane” to główna liczba zmiany: ile powinno się znaleźć w kasie, jeśli każdy ruch jest zapisany. Przelicza się samo, w miarę jak do zmiany trafiają płatności, wpłaty i wypłaty.

Gdzie trafiają płatności dnia

Płatności za rezerwacje trafiają do otwartej zmiany: zapiszesz gościowi płatność w karcie rezerwacji (zakładka „Płatności” → „Dodaj płatność”) — kwota pojawia się w tabeli zmiany i rusza „Saldo oczekiwane”. Dlatego zmianę otwiera się przed pierwszymi płatnościami, a zamyka po przeliczeniu — wtedy widać w niej cały dzień. Jak zapisać płatność za rezerwację — opisuje artykuł Przyjmij płatność za rezerwację: gotówka, karta, na miejscu.

W tabeli zmiany przy każdym ruchu widać datę, typ, kwotę i opis. W ciągu dnia to:

płatności za rezerwacje, zapisane w kartach rezerwacji;
wpłaty i wypłaty — ręczne ruchy gotówką, o nich niżej.

Obok, na zakładce „Ruchy pieniędzy”, mieszka dziennik: te same ruchy — już z odesłaniem do dokumentu źródłowego, na przykład płatności ze wskazaną rezerwacją. Dziennik prowadzony jest za bieżący miesiąc; szczegóły — w artykule Dziennik ruchów pieniędzy: co przeszło przez obiekt.

Wpłać lub wypłać gotówkę

Gotówka w kasie zmienia się nie tylko przez płatności za rezerwacje: uzupełnisz drobne na resztę, odłożysz gotówkę dnia do sejfu — to załatwiają przyciski „Wpłata” i „Wypłata” na otwartej zmianie. Każdy taki ruch pojawia się w tabeli zmiany i wchodzi do „Salda oczekiwanego”.

Efekt: wpłaty i wypłaty dbają o dokładność „Salda oczekiwanego” — do przeliczenia jest w nim suma tego, co faktycznie powinno leżeć w kasie, a nie tylko płatności rezerwacji.

Zamknij zmianę z przeliczeniem

Zmianę zamyka się pod koniec dnia, według stanu faktycznego:

Przelicz gotówkę w kasie.
Kliknij „Zamknij zmianę” — otworzy się okno „Zamknięcie zmiany”.
Wpisz „Saldo faktyczne” — tyle, ile wyszło z przeliczenia.
Dodaj „Komentarz”, jeśli jest co wyjaśnić.
Potwierdź przyciskiem „Zamknij zmianę”.

Osobnego kroku „przeliczenie” w interfejsie nie ma: uzgodnienie odbywa się od razu przy zamknięciu — system porównuje „Saldo oczekiwane” (z zapisów) z „Saldem faktycznym” (Twoim przeliczeniem). Jeżeli liczby się rozjechały, do różnicy wraca się po tabeli zmiany: jakie ruchy dnia są zapisane i czego w nich brakuje.

Efekt: zmiana jest zamknięta. Nowy dzień zaczyna się od nowa — przyciskiem „Otwórz zmianę” i świeżym saldem początkowym.

Jeżeli kwoty się nie zgodziły

Różnica między saldem oczekiwanym a faktycznym to normalna sytuacja robocza. Typowe przyczyny:

wpłata albo wypłata, o której zapomniano;
pomyłka w kwocie;
reszta wydana gościowi, która nie trafiła do zapisów.

Właśnie do tego jest pole „Komentarz” w oknie zamknięcia: opisz, dlaczego gotówki wyszło więcej albo mniej, niż należało się spodziewać.

Jeżeli rozbieżności się powtarzają, wpisuj wpłaty i wypłaty na bieżąco, a nie wieczorem z pamięci — wtedy „Saldo oczekiwane” pozostaje pewnym punktem odniesienia, a zamknięcie zmiany sprowadza się do szybkiego sprawdzenia.

Zobacz też

Przyjmij płatność za rezerwację: gotówka, karta, na miejscu — zapisz płatność, która trafi do zmiany.
Dziennik ruchów pieniędzy: co przeszło przez obiekt — wszystkie ruchy z dokumentami źródłowymi za bieżący miesiąc.