Кассовая смена: открыть, принять оплату, закрыть


Зачем	Держать деньги дня под контролем: знать, сколько должно быть в кассе, и сверять это с фактом на пересчёте.
Кому	Администраторам и стойке регистрации, кто принимает оплаты на месте.
Что получится	Открытая смена с понятным «Ожидаемым остатком», аккуратные внесения и изъятия и закрытие с пересчётом; разница, если вскроется, объясняется в комментарии.
Ограничения	Описана работа с текущей сменой на вкладке «Смены» экрана «Финансы». Журнал «Движение денег» показывает движения только за текущий месяц.

Кассовая смена — рабочий день кассы: утром её открывают с начальным остатком, в течение дня в неё попадают оплаты гостей, вечером деньги пересчитывают и смену закрывают. Всё управление сменой живёт на вкладке «Смены» экрана «Финансы» — в левом меню, раздел «Управление».

Открыть смену с начальным остатком

День начинается с открытия смены:

Откройте «Финансы» и перейдите на вкладку «Смены». Пока смены нет, вкладка пуста и предлагает кнопку «Открыть смену».
Нажмите «Открыть смену» — откроется модал «Открытие смены».
Укажите «Начальный остаток» — сумму, которая реально лежит в кассе на начало дня. Если касса начинает день пустой, 0.00 — нормальный вариант: разменную мелочь можно внести позже.
Подтвердите кнопкой «Открыть смену».

Итог: смена открыта. На вкладке — заголовок «Смена: 1» с номером смены, строки «Начальный остаток» и «Ожидаемый остаток» (пока движений нет — прочерк) и таблица «Дата · Тип · Сумма · Описание»: в неё ложится каждое движение денег за день.

«Ожидаемый остаток» — главная цифра смены: сколько должно оказаться в кассе, если каждое движение записано. Она пересчитывается сама, по мере того как в смену попадают платежи, внесения и изъятия.

Где оседает оплата дня

Платежи по броням попадают в открытую смену: записали гостю оплату в карточке брони (вкладка «Платежи» → «Добавить платёж») — сумма появляется в таблице смены и меняет «Ожидаемый остаток». Поэтому смену открывают до первых оплат и закрывают после пересчёта — тогда в ней виден весь день целиком. Как записать платёж по брони — в статье Принять оплату по брони: наличные, карта, на месте.

В таблице смены по каждому движению видны дата, тип, сумма и описание. За день это:

оплаты по броням, записанные в карточках брони;
внесения и изъятия — ручные движения наличными, о них ниже.

Рядом, на вкладке «Движение денег», живёт журнал: в нём те же движения — уже со ссылкой на документ-источник, например оплату с указанием брони. Журнал ведётся за текущий месяц; подробности — в статье Журнал движения денег: что прошло через отель.

Внести или изъять наличные

Наличность в кассе меняется не только через платежи по броням: доложили разменную мелочь, изъяли выручку в сейф — это оформляют кнопками «Внесение» и «Изъятие» на открытой смене. Каждое такое движение появляется в таблице смены и учитывается в «Ожидаемом остатке».

Итог: внесения и изъятия держат «Ожидаемый остаток» точным — к пересчёту там сумма того, что реально должно лежать в кассе, а не только оплаты брони.

Закрыть смену с пересчётом

Смену закрывают в конце дня, по факту:

Пересчитайте наличные в кассе.
Нажмите «Закрыть смену» — откроется модал «Закрытие смены».
Введите «Фактический остаток» — столько, сколько насчитали.
Добавьте «Комментарий», если есть что пояснить.
Подтвердите кнопкой «Закрыть смену».

Отдельного шага «пересчёт» в интерфейсе нет: сверка происходит прямо при закрытии — система сопоставляет «Ожидаемый остаток» (по записям) с «Фактическим остатком» (ваш пересчёт). Если цифры разошлись, к разнице возвращаются по таблице смены: какие движения за день записаны и чего в них не хватает.

Итог: смена закрыта. Новый день начинают заново — кнопкой «Открыть смену» и свежим начальным остатком.

Если сумма не сошлась

Разница между ожидаемым и фактическим остатком — обычная рабочая ситуация. Типичные причины:

внесение или изъятие, о котором забыли;
ошибка в сумме;
сдача гостю, не попавшая в записи.

Поле «Комментарий» в модале закрытия для этого и нужно: опишите, почему наличных оказалось больше или меньше ожидаемого.

Если расхождения повторяются, оформляйте внесения и изъятия сразу, а не по памяти вечером — тогда «Ожидаемый остаток» остаётся надёжным ориентиром, а закрытие сводится к быстрой сверке.

Смотрите также

Принять оплату по брони: наличные, карта, на месте — записать платёж, который попадёт в смену.
Журнал движения денег: что прошло через отель — все движения с документами-источниками за текущий месяц.