Email-шаблоны: письма и ваучеры


Зачем	Настроить, какие письма уходят гостям автоматически — подтверждения, напоминания, письма о платежах — и как они выглядят.
Кому	Администратору, который настраивает коммуникацию с гостями.
Что получится	Свой шаблон с темой письма, дизайном и триггером отправки — и понимание, что готового перечня «системных писем» нет: письма задаёте вы.
Ограничения	Нужен настроенный отправитель — почта отеля. PDF-писем нет — письма собираются из HTML, печать идёт средствами браузера.

Письма гостю — подтверждение брони, напоминание о заселении, письмо после оплаты — собираются в конструкторе шаблонов: вы задаёте текст, оформление и событие, по которому письмо уйдёт само. Готового списка «системных писем» в HotelsCalendar нет: что и когда получает гость, определяют ваши шаблоны. В статье — где живут шаблоны, что умеет редактор и как собрать первый шаблон за несколько минут.

Где живут шаблоны

Откройте «Настройки» в левом меню.
На экране с карточками разделов найдите карточку «Шаблоны писем» — с подписью «Email-шаблоны уведомлений».
Откроется страница «Шаблоны писем»: её подзаголовок — «Studio-редактор: контент, preview, события отправки».

Итог: вы на странице шаблонов. Пока шаблонов нет, список пуст — надпись «Пока нет шаблонов» и приглашение «Создать первый шаблон».

Кнопка «Добавить» сразу создаёт черновик — «Новый шаблон» с датой создания в имени — и открывает редактор. У строки готового шаблона два действия: «Изменить шаблон» и «Удалить шаблон»; удаление спрашивает подтверждение: «Шаблон будет скрыт из списка».

Что умеет Studio-редактор

«Studio-редактор» — строчка из подзаголовка страницы; по устройству это конструктор писем из трёх табов: «Контент», «Preview», «Когда отправлять». Основная работа — на первом.

«Название шаблона» — как шаблон подписан в списке; гостю имя не видно.
«Параметры письма»: «Активный язык» — шаблон можно вести на нескольких языках; «Тема письма» — строка, которую гость увидит во входящих; «Визуальные темы» — двенадцать готовых оформлений: «Классическая», «Премиум», «Минималистичная», «Деловая» и другие.
Форматирование — жирный и курсив, заголовки, списки, ссылки; картинки вставляются двумя способами — «Изобр. файл» и «Изобр. URL».
Переменные — подстановки из брони. Собраны в группы «Все», «Бронь», «Гости», «Номера», «Финансы», «Объект»; среди них «Код брони», «Заезд», «Имя гостя», «Сумма», «Баланс». Вставьте переменную в текст — в письме на её месте окажутся данные конкретной брони.
Три блока письма: «Тело письма (визуально)» — само письмо, куда ложатся и форматирование, и переменные; «Текст письма» — его версия простым текстом, без оформления; «Вложения» — файлы, которые уйдут вместе с письмом.

«Preview» — предпросмотр: здесь проверяют, как письмо выглядит и подставились ли переменные. «Когда отправлять» — про триггеры; им посвящён следующий раздел.

Когда отправлять: 5 триггеров

Триггер — событие, по которому письмо уходит гостю без вашего участия. Их пять: «Создано бронирование», «Статус бронирования изменён», «Заселение», «Выселение», «Получена оплата».

«Создано бронирование» — письмо при новой брони, например подтверждение с деталями заезда.
«Статус бронирования изменён» — письмо, когда у брони сменился статус.
«Заселение» и «Выселение» — письма, привязанные к этим датам: напоминание заранее или письмо по факту.
«Получена оплата» — письмо, когда по брони пришёл платёж.

У каждого триггера два настроечных выбора. Первый — «Сразу» или «По времени»: со сдвигом «За» или «После» указанного времени так собираются напоминания о заселении и письма после выселения. Второй — источники, то есть для каких броней шаблон действует: «OTA», «Booking Engine», «Ручное бронирование» и ещё два пункта, скрытых за «+ 2».

Готового перечня «системных писем» в системе нет — набор писем отеля задаётся ровно вашими шаблонами и их триггерами. Исключение одно — ваучер, о нём ниже.

Создать шаблон: короткий путь

На странице «Шаблоны писем» нажмите «Добавить» — черновик откроется в редакторе.
На табе «Контент» заполните «Название шаблона» и «Тему письма», выберите язык и «Визуальную тему», соберите тело письма с переменными.
Откройте «Preview» — проверьте оформление и подстановку переменных.
На табе «Когда отправлять» выберите триггер, «Сразу» или «По времени» и источники.
Сохраните шаблон.

Итог: шаблон сохранён и появился в списке. Дальше письма уходят сами: случилось событие — гость получил письмо.

Ваучер

Ваучер — подтверждение брони — живёт по другим правилам. Это системный шаблон: письмо с ваучером уходит гостю само при создании брони, заводить для него шаблон не нужно. Вид — HTML-превью, печать — браузером; PDF-файла ваучер не создаёт. Языки, отправка при отмене и история отправок — в статье Ваучер брони: превью, печать, язык.

В списке типов шаблонов группа «Ваучер» есть. Но рассчитывать, что готовый системный шаблон ваучера можно открыть и переписать, не стоит: его редактируемость не гарантирована. Свои письма стройте в редакторе — ваучер оставьте системе.

Честные границы

Без почты письма не уходят. Отправителем служит ящик отеля с назначением «Отправка шаблонных писем». Пока отправка не подключена и не прошла проверку, не уйдёт ни один шаблон — и даже письмо с кодом Гостевого портала, без которого гость не войдёт в портал. Путь настройки — в статье Подключить почту отеля.
«Шаблон» в ответах. В редакторе ответа раздела «Сообщения» есть кнопка «Шаблон»: она подставляет в письмо текст ваших шаблонов — те же заготовки работают и в ручной переписке.
PDF-писем нет. Письма собираются из HTML; печатная версия — стандартный диалог браузера, как у ваучера.

Смотрите также

Подключить почту отеля — настроить отправителя, без которого шаблоны молчат.
Ваучер брони: превью, печать, язык — системное письмо о брони: языки и три пути отправки.
Вопросы из Гостевого портала — второй поток раздела «Сообщения», который работает и без почты.
Онлайн-подготовка к заезду: сопровождающие и документы — что гость делает в портале до заселения.