Переезд с таблиц: заводим отель без импорта

Зачем	Переехать из таблиц в систему за один вечер: перенести структуру отеля и цены руками, не дожидаясь миграции.
Кому	Отелям, которые ведут учёт в Excel или Google Sheets, — примерно до 20–30 номеров.
Что получится	Вместо строк таблицы — категории и физические номера, вместо листа цен — тариф и заполненные на квартал цены.
Ограничения	Конвертера таблиц в системе нет — файл сам не загрузится. Прошлые брони и долги гостей при ручном заводе не переносятся: это маршрут миграции с поддержкой.

Многие небольшие отели целиком живут в одной таблице: строки — номера, колонки — даты, брони отмечены в ячейках, на соседнем листе — цены. Если номеров около двадцати–тридцати, быстрее перенести эту структуру в HotelsCalendar руками за один вечер, чем готовить миграцию и ждать её. Эта статья — карта переноса: что во что превращается из вашей таблицы и в каком порядке заводить.

Строка таблицы — это номер

Таблица описывает фонд на языке строк: «104 · Стандарт», «105 · Стандарт», «201 · Люкс». В системе ровно та же модель: тип комнаты становится категорией номера, а каждая строка — физическим номером внутри категории.

1. Откройте «Номера» в левом меню и создайте категории — по одной на каждый тип комнаты из таблицы: «Стандарт», «Люкс», «Апартаменты». Категорий получится заметно меньше, чем строк: они группируют одинаковые комнаты.
2. Внутри категории добавьте физические номера — по строке на номер.
3. Обозначения переносите из таблицы как есть: 104, 105, 106… При заселении гость получает конкретный номер, а не абстрактную категорию.

Итог: каждая строка листа стала конкретным номером, а типы комнат — категориями.

Подробнее → Номерной фонд: категории, номера и статусы уборки.

Сетка дат — это шахматка

Колонки дат в таблице — это колонки шахматки, а строки — те самые номера из первого раздела. Только сетка теперь живая: клик по ячейке создаёт бронь, а брони с сайта и из подключённых каналов появляются в ней сами.

1. Откройте «Шахматку» в левом меню: по горизонтали даты, по вертикали номера.
2. Кликните по свободной ячейке — форма создания брони откроется с уже подставленными номером и датой. Так же переносятся будущие брони из таблицы, если их немного: одна бронь — одна ячейка.
3. Цены в шахматке не правятся: в сетке живут брони, а цены ставятся в «Менеджере цен» — правкой в ячейке на нужную дату или массовым обновлением на период.

После переезда таблица нужна только как архив: всё текущее живёт в шахматке.

Подробнее → Шахматка: как устроена, Изменить цены: одна дата и массово.

Лист цен — это тариф

Если цены в таблице разложены по листам — базовая цена, цена с завтраком, «без возврата», сезонная — каждый такой лист превращается в отдельный тариф. Тариф — это цена, питание и условия отмены одной пачкой, привязанной к категориям номеров. Большинству небольших отелей хватает двух-трёх тарифов: базовый, с питанием и сезонный.

1. Откройте «Тарифы» в левом меню и создайте первый тариф — с того листа, которым продаёте чаще всего.
2. Привяжите тариф к категориям, которые им продаёте.
3. Заведите остальные листы как отдельные тарифы: питание и условия отмены задаются в каждом своём тарифе.

Итог: каждый лист цен — отдельный тариф со своей ценой, питанием и условиями отмены.

Подробнее → Тарифы: как устроены.

Порядок заведения за вечер

Небольшому отелю весь перенос по силам за один вечер. Порядок важен: каждый шаг опирается на предыдущий.

1. Категории номеров.
2. Физические номера внутри категорий.
3. Первый тариф и привязка его к категориям.
4. Цены в «Менеджере цен» — сразу на квартал вперёд, а не на две недели: брони приходят и на даты через месяц-два, и к этому моменту цены уже должны стоять.

Итог: к концу вечера у отеля есть структура, тариф и цены. Отрепетируйте результат: создайте в шахматке тестовую бронь и отмените её — Тестовая бронь: репетиция до гостей.

Ничего из перечисленного не требует специалиста: весь вечер вы переносите данные, которые уже разложены по вашей таблице.

Когда всё же нужна миграция

Ручной завод переносит каркас — категории, номера, тарифы, цены. Историю он не переносит: прошлые брони, базу постояльцев и долги. Чем больше в таблице истории, тем честнее назвать переезд миграцией. Считайте, что вам нужна миграция с поддержкой, если:

• в таблице много брони на будущие даты — каждую пришлось бы заводить руками;
• в таблице живёт финансовая история — долги гостей по старым бронированиям;
• отель уже продаёт через внешние каналы — их переезд лучше проходить по порядку и вместе с поддержкой.

В этих случаях ваш маршрут — статья Переезд из другой системы: что переносится. Самостоятельного импорта из Excel в интерфейсе нет: перенос брони выполняет поддержка вместе с вами. А если сомневаетесь, каким путём переезжать, напишите поддержке — вместе посмотрим на вашу таблицу и выберем маршрут.

Смотрите также

• Номерной фонд: категории, номера и статусы уборки — подробный порядок создания категорий и физических номеров.
• Первые тарифы и цены: порядок запуска — как устроен тариф и как выставить цены на даты.
• Переезд из другой системы: что переносится — если данных много: что переносит поддержка и что придётся завести заново.
• Чеклист запуска: от учётной записи до первого заезда — общий маршрут запуска: ручной завод из этой статьи закрывает его шаги 2–3.