Онлайн-подготовка к заезду: сопровождающие и документы

Зачем	Собрать данные гостей до заезда: состав компании, документы и онлайн-анкета приезжают в систему сами — без бумажной регистрационной карты на стойке.
Кому	Администраторам и стойке регистрации, кто готовит заезды и встречает гостей.
Что получится	Перед заселением состав гостей, документы и ответы анкеты уже в системе; если гость не заполнил — карточка гостя заполнена со стойки.
Ограничения	Форма анкеты не подстраивается под страну гостя сама — состав полей задан заранее; файлы документов — до 10 МБ; ответы анкеты видны в карточке гостя, а не в разделе «Сообщения».

Подготовку к заезду гость берёт на себя сам. В Гостевом портале — личной странице его брони — он добавляет сопровождающих, загружает документы и заполняет онлайн-анкету вместо бумажной регистрационной карты. Отелю ничего запускать и принимать вручную не нужно: данные видны в системе, остаётся проверить их перед заселением.

Что нужно от гостя

Гость входит в Гостевой портал по персональной ссылке из письма — без пароля и без приложения. Дальше на странице своей брони он:

1. добавляет сопровождающих — тех, кто едет вместе с ним;
2. загружает документы;
3. заполняет онлайн-анкету — электронный вариант регистрационной карты.

Все три шага гость проходит без звонков и писем в отель: портал собирает данные по каждому гостю отдельно и показывает их команде отеля.

Портал — обычная веб-страница: устанавливать ничего не нужно, с телефона заходит так же, как с компьютера.

Итог: к заезду данные уже собраны — отелю не нужно собирать паспорта на стойке и заполнять анкету с нуля.

Сопровождающие

Кто едет вместе с гостем, отель узнаёт не по телефону и не на стойке: сопровождающих гость вписывает сам, у каждого — свой набор полей.

Состав гостей виден в карточке брони: вкладка «Номера и гости», блок «ГОСТИ». Там же кнопки «Редактировать гостя» и «Добавить гостя» — если состав нужно поправить на месте.

У каждого номера брони — свой список гостей, так что компания из нескольких номеров видна целиком.

Документы

Документы гость загружает в портал сам, каждый — файлом до 10 МБ. Файлы попадают в карточку гостя и видны команде отеля: пересылать их по почте и складывать в отдельную папку не нужно.

Загруженное не пропадает и после заезда: файлы хранятся в карточке гостя, при следующем визите они уже под рукой.

Если бумажные копии всё же нужны, сканы документов гостя можно распечатать по брони — это второй печатный сценарий, рядом с ваучером.

Паспортные данные защищены: они шифруются на уровне приложения (AES-256), а доступ сотрудников разграничен по ролям.

Онлайн-анкета

Онлайн-анкета — регистрационная карта в электронном виде, и она уже работает: гость заполняет её сам, без бумаги. Заранее и с телефона — не у стойки и не в спешке. Состав полей и их обязательность заданы заранее — профили стран уже заложены в систему, включая страны Балтии и Евросоюза. Это готовые наборы настроек, а не «умная» форма: под страну конкретного гостя поля сами не перестраиваются.

Ответы анкеты приходят в карточку гостя — там их и ищите. В раздел «Сообщения» анкета не попадает: он про письма и вопросы гостей, а не про анкетные данные. Чем вопросы из портала отличаются от анкеты — в статье Вопросы из Гостевого портала.

Отелю делать ничего не нужно

Анкета и документы приезжают в систему сами: запрашивать их отдельно, принимать по почте и переносить в карточку руками не нужно. Подготовка отеля к такому заезду — одна проверка:

1. Перед заселением откройте карточку гостя: в ней документы и ответы анкеты. Состав гостей — в карточке брони, на вкладке «Номера и гости».
2. Сверьте данные с тем, что гость присылал; поправить что-то можно прямо в карточке.

Итог: гость подходит к стойке с готовой карточкой — остаётся заселить.

Если проверка показала, что часть данных гость так и не прислал, — следующий раздел о том, как дозаполнить карточку со стойки.

Если гость не заполнил анкету

Бывает, гость не открыл портал до заезда. Тогда заполните карточку за него со стойки — поля в карточке гостя те же, что и в онлайн-анкете, ничего дублировать не придётся.

1. Откройте карточку брони → вкладку «Номера и гости» → «Редактировать гостя».
2. Заполните поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Телефон», «Email», «Страна», «Язык», «Дата рождения», «Место рождения», «Пол» и паспортные данные — затем «Сохранить».
3. Если паспорт под рукой, карточку гостя можно заполнить по его скану: система распознает документ и подставит данные сама.

Если гость уже бывал у вас, его карточка найдётся в разделе «Гости» поиском по фамилии, имени или телефону — контакты заново вносить не нужно.

Итог: даже без портала анкета не превращается в бумажную — данные живут в карточке гостя и остаются в системе к следующему заезду.

Смотрите также

• Персональная ссылка гостя: превью и обновление — как гость попадает в портал и что делать, если ссылка потерялась.
• Карточка гостя: история, заметки, файлы и дубли — где живут данные, которые гость присылает сам.
• Заселение и выселение гостя — что делать с готовой карточкой в день заезда.