Külaliste ettevalmistamine saabumiseks: kaasreisijad ja dokumendid

Miks	Koguda külaliste andmed enne saabumist: seltskonna koosseis, dokumendid ja veebiankeet saabuvad süsteemi iseseisvalt — ilma paberist registreerimisvormita vastuvõtul.
Kellele	Hotelli administraatoritele ja vastuvõtule — neile, kes saabumisi ette valmistavad ja külalisi vastu võtavad.
Mida saate	Enne sisseregistreerimist on seltskond, dokumendid ja ankeedi vastused juba süsteemis; kui külaline ei ole ise täitnud, täidetakse külalise profiil vastuvõtult.
Piirangud	Ankeedi vorm ei kohane ise külalise riigiga — väljade loetelu on ette määratud; dokumendifailid kuni 10 MB; ankeedi vastused on näha külalise profiilis, mitte jaotises „Sõnumid“.

Saabumise ettevalmistamise võtab külaline ise enda kanda. Guest Portalis — broneeringu isiklikul lehel — lisab ta kaasreisijad, laeb üles dokumendid ja täidab veebiankeedi paberist registreerimisvormi asemel. Hotellil ei ole midagi käivitada ega käsitsi vastu võtta: andmed on süsteemis näha — jääb üle need enne sisseregistreerimist üle vaadata.

Mida küsitakse külaliselt

Külaline siseneb Guest Portalisse isikliku lingiga, mis tuleb e-kirjast — ilma rakenduse ja paroolita. Edasi, broneeringu lehel, ta:

1. lisab kaasreisijad — need, kes koos temaga teel on;
2. laeb dokumendid üles;
3. täidab veebiankeedi — registreerimisvormi elektroonilise versiooni.

Kõik kolm sammu läbib külaline ilma hotelli helistuste ja e-kirjadeta: portaal kogub andmed iga külalise kohta eraldi ja näitab neid hotelli meeskonnale.

Portaal on tavaline veebileht: midagi paigaldada ei tule ja telefonist pääseb sisse samamoodi kui arvutist.

Tulemus: saabumiseks on andmed juba koos — hotellil ei tule passe vastuvõtul koguda ega ankeeti nullist täita.

Kaasreisijad

Kes koos külalisega teel on, saab hotell teada mitte telefoni teel ega vastuvõtul: kaasreisijad sisestab külaline ise — igaühel on oma väljade komplekt.

Seltskonna koosseis on näha broneeringukaardil: vahekaart „Toad ja külalised“, plokk „Külalised“. Seal on ka nupud „Muuda külalist“ ja „Lisa külaline“ — kui koosseisu tuleb kohapeal parandada.

Igal broneeringu toal on oma külaliste loend, nii et mitme toa peale jaotatud seltskond on näha tervikuna.

Dokumendid

Dokumendid laadib külaline portaali ise üles, igaüks eraldi failina kuni 10 MB. Failid jõuavad külalise profiilile ja on hotelli meeskonnale nähtavad: edastada neid e-postiga ega eraldi kausta talletada ei tule.

Üles laaditu ei kao ka pärast saabumist ära: failid elavad külalise profiilis ja järgmisel visiidil on need juba käeulatuses.

Kui paberkoopid siiski vaja lähevad, saab külalise dokumendiskannid broneeringust välja printida — see on teine printimisstsenaarium, vaucheri kõrval.

Passiandmed on kaitstud: need krüpteeritakse rakenduse tasandil (AES-256) ja meeskonnaliikmete juurdepääs on rollide järgi piiratud.

Veebiankeet

Veebiankeet on registreerimisvorm elektroonilisel kujul — ja see juba töötab: külaline täidab selle ise, ilma paberita. Juba ette ja telefonist — mitte vastuvõtul ega kiirustades. Väljade loetelu ja nende kohustuslikkus on ette määratud — riigiprofiilid on süsteemisse juba sisse ehitatud, sealhulgas Balti riigid ja Euroopa Liit. Need on valmis seadistused, mitte „tark“ vorm: kindla külalise riigi järgi väljad ise ümber ei paigutu.

Ankeedi vastused jõuavad külalise profiilile — sealt neid otsige. Jaotisesse „Sõnumid“ ankeet ei satu: see on külaliste e-kirjade ja küsimuste jaoks, mitte ankeediandmete jaoks. Kuidas portaalist tulnud küsimused ankeedist erinevad — artiklis Küsimused Guest Portalist.

Hotellil ei ole midagi teha

Ankeet ja dokumendid saabuvad süsteemi iseseisvalt: neid eraldi küsida, e-postiga vastu võtta ja käsitsi profiilile üle kanda ei tule. Hotelli ettevalmistus selliseks saabumiseks on üks kontroll:

1. Enne sisseregistreerimist avage külalise profiil: seal on dokumendid ja ankeedi vastused. Seltskonna koosseis on broneeringukaardil, vahekaardil „Toad ja külalised“.
2. Kontrollige andmed üle sellega, mida külaline saatis; parandusi saab teha otse profiilis.

Tulemus: külaline tuleb vastuvõttu valmis profiiliga — jääb üle vaid ta sisse registreerida.

Kui kontroll näitas, et osa andmeid jäi külalisel saatmata, räägib järgmine jaotis, kuidas profiili vastuvõtult täita.

Kui külaline ankeeti ei täitnud

Vahel külaline portaali enne saabumist ei ava. Siis täitke profiil tema eest vastuvõtult — väljad külalise profiilis on samad, mis veebiankeedis, midagi ei tule topelt sisestada.

1. Avage broneeringukaart → vahekaart „Toad ja külalised“ → „Muuda külalist“.
2. Täitke väljad: „Perekonnanimi“, „Eesnimi“, „Keskmine nimi“, „Telefon“, „E-post“, „Riik“, „Keel“, „Sünnikuupäev“, „Sünnikoht“, „Sugu“ ja passiandmed — seejärel klõpsake „Salvesta“.
3. Kui pass on käeulatuses, saab külalise profiili täita passiskannist: süsteem tuvastab dokumendi ja täidab andmed ise.

Kui külaline on teil juba varem käinud, leiab ta jaotisest „Külalised“ otsinguga perekonnanime, eesnime või telefoni järgi — kontakte uuesti sisestada ei tule.

Tulemus: isegi ilma portaalita ei muutu ankeet paberiks — andmed elavad külalise profiilis ja jäävad süsteemi järgmiseks saabumiseks.

Vaata ka

• Külalise isiklik link: eelvaade ja uuendamine — kuidas külaline portaali satub ja mida teha, kui link on kadunud.
• Külalise profiil: ajalugu, märkmed, failid ja duplikaadid — kus elavad andmed, mille külaline ise saadab.
• Külalise sisse- ja väljaregistreerimine — mida valmis profiiliga saabumispäeval teha.