Külalise profiil: ajalugu, märkused, failid ja duplikaadid


Miks	Hoida kõik külalise kohta ühes kohas: isikuandmed ja pass — käeulatuses, viibimised — ajaluna, kokkulepped — märkustena, dokumendid — failidena.
Kellele	Administraatoritele ja vastuvõtule, kes loovad külalisi, valmistavad saabumisi ette ja vastavad küsimustele varasemate viibimiste kohta.
Mida saate	Külalise profiil on täidetud ilma käsitsi kirjutamiseta, duplikaadid on üheks profiiliks ühendatud ja korduv külaline leitakse otsinguga paari klõpsuga.
Piirangud	Duplikaate otsitakse passi, e-posti ja telefoni järgi. Fotolt tuvastatud pass tuleb originaaliga kontrollida — eriti ladina tähestikus. Profiili märkused on sisemised ja mõeldud meeskonnale.

Külalise profiil on inimese kirje süsteemis HotelsCalendar. Profiil asub jaotises „Külalised“ ja haakub iga broneeringuga, kus sama külaline esineb. Üks külaline — üks profiil: mida külaline Guest Portalis ka ei täidaks ja mis tema broneeringutega ka ei juhtuks, kõik koguneb ühte kirjesse.

Profiil töötab vastuvõtu mõlemal poolel. Ühelt poolt säästab see aega sisseregistreerimisel: pass tuvastatakse fotolt ja korduv külaline leitakse otsinguga paari sekundiga. Teiselt poolt hoiab profiil hotelli mälu: millal ja kus inimene on ööbinud, millest viimati kokku lepiti ja mida uue saabumise puhul ei tohi unustada.

Artiklis — mis täpselt profiilis hoitakse, kuidas passi ilma käsitsi kirjutamiseta täita ja kuidas duplikaate vältida.

Mida külalise profiilis hoitakse

Profiilis on viis andmekihti ja igaüks neist jõuab kohale omal teel: osa kirjutab sisse meeskond, osa tuleb külaliselt, ajalugu koguneb iseseisvalt.

Isikuandmed. Perekonnanimi, eesnimi ja teine eesnimi; kontaktid — „Telefon“ ja „E-post“; lisaks „Riik“, „Keel“, „Sünnikuupäev“, „Sünnikoht“ ja „Sugu“. Just neid välju täidate külalise loomisel aknas „Külalise profiil“.
Passiandmed. Eraldi plokina ja kaitstud: passiväljad krüpteeritakse rakenduse tasandil (AES-256). Kuidas kaitse töötab — artiklis Kuidas on külaliste passiandmed kaitstud.
Broneeringute ajalugu. Varasemad ja käesolevad viibimised on profiilis nähtavad: millal ja missugustes broneeringutes inimene on ööbinud.
Veebiregistreerimisvorm. See, mida külaline enne saabumist ise välja täidab — kaasreisijad ja dokumendid — elab samuti külalise profiilis.
Märkused ja failid. Meeskonna sisemärkmed ja külalise dokumendid — mõlemast allpool.

Passi tuvastamine fotolt

Passiandmed on registreerimise tüütuim osa: pikad numbrid, ladina tähestik — ja ükski täht ei tohi olla vale. Nupp „Tuvasta fotolt“ külalise profiili passiplokis täidab väljad passi skannist või fotost — käsitsi kirjutama ei pea.

Avage külalise profiil: jaotisest „Külalised“ — või broneeringust, vahekaardilt „Toad ja külalised“, nupuga „Muuda külalist“.
Vajutage passiplokis nuppu „Tuvasta fotolt“ ja andke juurde passi skann või foto.
Passiploki väljad täituvad tuvastatud väärtustega.
Kontrollige tuvastatud andmeid originaaliga — eriti kui pass on ladina tähestikus.
Parandage ebatäpsused ja vajutage „Salvesta“.

Tulemus: andmed on täidetud ilma käsitsi kirjutamiseta — ja kontrollimine originaaliga on kohustuslik samm, mitte liigne ettevaatus: tuvastamine aitab, aga viimane sõna jääb inimesele.

Duplikaadid ja ühendamine

Kaks profiili ühele inimesele on tavaline lugu: täna broneeris külaline ise veebilehel, homme lõi broneeringu tema jaoks vastuvõtt — ja perekonnanimi kirjutati pisut teisiti. Süsteem leiab sellised kordused ise üles: vasteid otsitakse passi, e-posti ja telefoni järgi — üks kokkulangev nimi ei ole duplikaadiks veel piisav.

Leitud duplikaadid ühendatakse ühte profiili. Viibimiste ajalugu ei kao ühendamisel ära ega killustu: külalise viibimised kogunevad ühte profiili, selle asemel, et hajuda mitme „pooliku“ vahel. Hotellile tähendab see lihtsat asja: kui palju kordi külaline ka tuleb ja kust broneering ka pärit on — veebilehelt või vastuvõtult —, leiate ajaloo ja märkused ühest kohast.

Märkused ja failid

Märkused on meeskonna sisemärkmed: kokkulepped ja eelistused, mis peavad viibimiste vahel alles jääma — lemmiktuba, kokkulepe hilise väljaregistreerimise kohta, mugavaim viis külalisega ühendust võtta. See on hotelli tööriist: külaline profiili märkusi ei näe.

Failid on külalise juurde lisatud dokumendid. Osa neist tuleb külaliselt endalt: Guest Portalis laeb ta dokumendid ise üles ja failid jõuavad tema profiili — meeskond näeb neid ilma, et peaks kedagi paluma midagi „isiklikus sõnumis“ edastama. Vastuvõtul on dokumendid abiks saabumispäeval: broneeringust prinditakse välja vaucher koos külalise dokumentide skannidega.

Korduv külaline

Külaline saabub teist korda — isikuandmeid ei pea uuesti täitma.

Alustage broneeringut nagu tavaliselt — Planneri lahtrist või nupuga „Uus broneering“.
Hakake plokis „Külaline“ perekonnanime sisestama: otsing pakub vasteid perekonnanime, eesnime või telefoni järgi (täielikus vormis otsib süsteem ka e-posti järgi).
Valige külaline soovituste seast — profiil haagitakse broneeringuga ise.
Nupp „Uus külaline“ on ainult neile, keda süsteemis veel ei ole.

Tulemus: korduv külaline tuntakse ära kontaktandmete järgi ja tema varasemad viibimised on juba profiilis olemas — midagi ei pea uuesti sisestama, ajalugu on kohe käeulatuses.

Sama otsingut kasutatakse ka ilma broneeringuta: avage jaotis „Külalised“ ja otsige inimest üles perekonnanime, eesnime või telefoni järgi — profiil avaneb koos kogu ajalooga.

Vaata ka

Külaliste ettevalmistamine saabumiseks: kaasreisijad ja dokumendid — mida külaline enne saabumist ise välja täidab; kõik see jõuab külalise profiilile.
Broneeringukaart: mis seal sees on — kus külaline broneeringus elab ja kust tema profiil avaneb.
Külaliste sõnumid: üks Inbox — külalisega vestlusest on näha, millise profiiliga ta seotud on, ja tema viimased broneeringud.