Svečio profilis: istorija, pastabos, failai ir dublikatai

Kodėl	Laikyti viską apie svečią vienoje vietoje: anketa ir pasas – po ranka, viešnagės – istorijoje, susitarimai – pastabose, dokumentai – failuose.
Kam	Administratoriams ir recepcijos darbuotojams, kurie įveda svečius, ruošia atvykimus ir atsako į klausimus apie ankstesnes viešnages.
Ką gausite	Svečio profilis užpildytas be rankinio įvedimo, dublikatai sujungti į vieną profilį, o grįžtantį svečią surandate paieška per porą paspaudimų.
Apribojimai	Dublikatų atitikmenys ieškomi pagal pasą, el. paštą ir telefoną. Atpažintą iš nuotraukos pasą reikia palyginti su originalu – ypač jei pasas lotyniškomis raidėmis. Profilio pastabos – vidinės, skirtos komandai.

Svečio profilis – žmogaus įrašas HotelsCalendar sistemoje. Jis gyvena skyriuje „Svečiai“ ir pats prisijungia prie kiekvienos rezervacijos, kurioje nurodytas šis svečias. Vienas svečias – vienas profilis: ką svečias bepildytų Guest Portale ir kas bebūtų su jo rezervacijomis, viskas sueina į vieną įrašą.

Profilis tarnauja abiejoms recepcijos pusėms. Viena vertus, jis taupo laiką įsiregistruojant: pasas atpažįstamas iš nuotraukos, o nuolatinis svečias surandamas paieška per porą sekundžių. Kita vertus, profilis saugo viešbučio atmintį: kada ir kur žmogus apsistodavo, ką buvote susitarę praėjusį kartą ir kas svarbu nepamiršti prieš kitą atvykimą.

Straipsnyje – ką būtent saugo profilis, kaip užpildyti paso duomenis be rankinio įvedimo ir kaip nesiveisti dublikatų.

Ką saugo svečio profilis

Profilyje – penki duomenų sluoksniai, ir kiekvienas atsiranda savu keliu: dalį suveda komanda, dalis atkeliauja iš svečio, o istorija susirenka pati.

• Anketa. Pavardė, vardas ir antrasis vardas, kontaktai – „Telefonas“ ir „El. paštas“, – taip pat „Šalis“, „Kalba“, „Gimimo data“, „Gimimo vieta“ ir „Lytis“. Būtent šiuos laukus pildote kurdami svečią lange „Svečio profilis“.
• Paso duomenys. Eina atskiru bloku ir yra apsaugoti: paso laukai šifruojami programos lygiu (AES-256). Kaip veikia apsauga – straipsnyje Kaip apsaugoti svečių paso duomenis.
• Rezervacijų istorija. Ankstesnės ir einamosios viešnagės matomos profilyje: kada ir kokiose rezervacijose žmogus apsistodavo.
• Internetinė anketa. Tai, ką svečias užpildė pats prieš atvykimą – lydintys asmenys ir dokumentai, – taip pat gyvena svečio profilyje.
• Pastabos ir failai. Vidinės komandos pastabos ir svečio dokumentai – apie juos žemiau.

Atpažinkite pasą iš nuotraukos

Paso duomenys – nuobodiausia registracijos dalis: ilgi numeriai, lotyniškos raidės – o suklysti negalima nė vienoje raidėje. Mygtukas „Atpažinti iš nuotraukos“ svečio profilio paso bloke užpildo laukus iš paso skeno arba nuotraukos – rankiniu būdu rinkti nereikia.

1. Atidarykite svečio profilį: iš skyriaus „Svečiai“ – arba iš rezervacijos, skirtuke „Numeriai ir svečiai“, mygtuku „Redaguoti svečią“.
2. Paso bloke paspauskite „Atpažinti iš nuotraukos“ ir įkelkite paso skeną arba nuotrauką.
3. Paso bloko laukai užsipildys atpažintais duomenimis.
4. Palyginkite atpažintą tekstą su originalu – ypač jei pasas lotyniškomis raidėmis.
5. Ištaisykite netikslumus ir paspauskite „Įrašyti“.

Rezultatas: anketa užpildyta be rankinio įvedimo, o patikrinimas su originalu – privalomas žingsnis, o ne perteklinis atsargumas: atpažinimas padeda, bet paskutinis žodis lieka žmogui.

Dublikatai ir sujungimas

Du vieno žmogaus profiliai – įprasta istorija: šiandien svečias pats rezervavo svetainėje, rytoj rezervaciją už jį sukuria recepcija – ir pavardė užsirašo kiek kitaip. Sistema tokius pasikartojimus randa pati: atitikmenys ieškomi pagal pasą, el. paštą ir telefoną – vieno sutampančio vardo dublikatui nepakanka.

Rasti dublikatai sujungiami į vieną profilį. Viešnagių istorija sujungiant nepradingsta ir neskyla: svečio viešnagės susirenka viename profilyje, o ne išsibarsto po kelis „puselius“. Viešbučiui tai reiškia paprastą dalyką: kiek kartų svečias begrižtų ir iš kur beatkeliautų rezervacija – svetainė ar recepcija, – istoriją ir pastabas žiūrėkite vienoje vietoje.

Pastabos ir failai

Pastabos – vidinės komandos žymos: susitarimai ir pageidavimai, kuriuos svarbu išsaugoti tarp atvykimų – mėgstamas numeris, susitarimas dėl vėlyvo išsiregistravimo, patogus ryšio būdas. Tai viešbučio darbo įrankis: svečias profilio pastabų nemato.

Failai – dokumentai, pririšti prie svečio. Dalis jų atkeliauja nuo paties svečio: Guest Portale jis įkelia dokumentus pats, ir failai patenka į jo profilį – komanda juos mato be prašymų persiųsti „asmenine žinute“. Recepcijoje dokumentai praverčia atvykimo dieną: iš rezervacijos spausdinamas kuponas ir svečio dokumentų skenai.

Grįžtantis svečias

Svečias atvyksta antrą kartą – iš naujo pildyti anketos nereikia.

1. Pradėkite rezervaciją kaip įprasta – iš Plannerio langelio arba mygtuku „Nauja rezervacija“.
2. Bloke „Svečias“ pradėkite rinkti pavardę: paieška siūlo atitikmenis pagal pavardę, vardą ar telefono numerį (pilnoje formoje paieška ieško ir pagal el. paštą).
3. Pasirinkite svečią iš pasiūlymų – profilis prie rezervacijos prisijungs pats.
4. Mygtukas „Naujas svečias“ – tik tiems, kurių sistemoje dar nėra.

Rezultatas: grįžtantis svečias atpažįstamas pagal kontaktus, o jo ankstesnės viešnagės jau saugomos profilyje – nieko įvesti iš naujo nereikia, istorija – po ranka iš karto.

Ta pačia paieška galite pasinaudoti ir be rezervacijos: atidarykite skyrių „Svečiai“ ir suraskite žmogų pagal pavardę, vardą ar telefono numerį – profilis atsivers su visa istorija.

Taip pat žr.

• Pasiruošimas svečio atvykimui internetu: lydintieji ir dokumentai – ką svečias pats užpildo prieš atvykimą; visa tai patenka į svečio profilį.
• Rezervacijos kortelė: kas jos viduje – kur rezervacijoje gyvena svečias ir iš kur atsidaro jo profilis.
• Svečių žinutės: vienas Inbox – iš pokalbio su svečiu matyti, su kuriuo profiliu jis susietas, ir jo paskutines rezervacijas.