Pinigai viešbutyje: kas kur laikosi

Kodėl	Susigaudyti viešbučio piniguose: kur matyti rezervacijos mokėtiną sumą, kur atidaryti kasą ir žurnalą, kur nustatomi mokesčiai ir kaip priimti apmokėjimą nuotoliniu būdu.
Kam	Administratoriams, recepcijai ir savininkams – visiems, kas priima mokėjimus ir prižiūri mokėtinas sumas.
Ką gausite	Pinigų žemėlapį: keturias vietas, kur gyvena sumos, ir aiškų maršrutą, kuris straipsnis atsako į kurią užduotį.
Apribojimai	Tai orientyras, o ne instrukcija žingsnis po žingsnio: kasininko pamaina, mokėjimų priėmimas, kuponas ir mokesčiai išsamiai aptarti atskiruose straipsniuose (žr. „Taip pat žr.“). PDF sąskaitų sistemoje nėra – žr. „Sąžiningos ribos“.

Pinigai PMS HotelsCalendar nesurenkti į vieną „apskaitos“ skyrių – kiekviena suma gyvena ten, kur su ja dirbama. Konkretios rezervacijos mokėtina suma – rezervacijos kortelėje, kasa ir žurnalas – ekrane „Finansai“, mokesčiai – tarifuose ir rezervacijos kortelėje, apmokėjimas internetu – nuoroda iš kortelės.

Ši apžvalga – vietovės žemėlapis: kas kur laikosi ir kur eiti dėl kiekvienos užduoties.

Kur laikosi pinigai

Keturios vietos, ir kiekviena – apie savo:

• Rezervacijos kortelė – vienos viešnagės pinigai: santrauka „Suma / Apmokėta / Mokėtina“, rezervacijos mokėjimai ir mokėjimo internetu nuoroda.
• Ekranas „Finansai“ – kasa ir žurnalas: dienos pamainos ir pinigų judėjimas visame viešbutyje.
• Tarifai – iš kur kainose atsiranda mokesčiai: nustatomi vieną kartą, suskaičiuojasi patys.
• Mokėjimo nuoroda – būdas priimti pinigus nuotoliniu būdu, nelaukiant svečio prie recepcijos.

Rezervacijos mokėtina suma: „Suma / Apmokėta / Mokėtina“

Dažniausia dienos piniginė užduotis – suprasti, kas ir kiek skolingas. Atsakymas visada rezervacijos kortelėje:

• antraštėje – blokas „Finansai“: „Iš viso“, „Apmokėta“, „Mokėtina“ ir išskaidymas „Viešnagė“ / „Papildomos paslaugos“;
• skirtuke „Mokėjimai“ – santrauka „Suma / Apmokėta / Mokėtina“ ir rezervacijos mokėjimų sąrašas.

Sumos perskaičiuojasi pačios: pridėjote paslaugą arba užregistravote mokėjimą – „Mokėtina“ atsinaujina iš karto. Svečias recepcijoje klausia apie apmokėjimą – atsakymas jau ekrane, be jokių perėjimų po skyrius.

Ir Planeryje mokėtina suma neslepiasi: virš tinklelio – plytelė „Mokėtina“ su suma pagal visas dienos rezervacijas, o neapmokėtos rezervacijos juostoje – žyma „iš dalies“ ir neapmokėjimo ženkliukas.

Išsamus kortelės apėjimas – straipsnyje Rezervacijos kortelė: kas jos viduje.

Kasa ir žurnalas: ekranas „Finansai“

Viešbučio kasa ir pinigų judėjimo žurnalas gyvena atskirame ekrane „Finansai“ kairiajame meniu. Jame keturi skirtukai: „Pinigų judėjimas“ · „Pamainos“ · „Dokumentai“ · „Mokėjimų tipai“. Du iš jų – recepcijos kasdienio darbo įrankiai:

• „Pamainos“ – kasininko pamaina: atidaroma su pradiniu likučiu, dienos bėgyje pinigai įnešami ir išimami, o pabaigoje pamaina uždaroma ir faktinis likutis suderinamas su numatytuoju. Žingsnis po žingsnio – straipsnyje Kasininko pamaina: atidaryti, priimti apmokėjimą, uždaryti.
• „Pinigų judėjimas“ – žurnalas: kiekviena operacija vienoje eilutėje – data, šaltinis, tipas, apmokėjimo būdas, suma ir dokumentas, kuriam ji priklauso; spartieji filtrai atskiria kortelę nuo grynųjų pinigų, o įnešimus ir išėmimus – nuo apmokėjimų. Kaip skaityti žurnalą – straipsnyje Pinigų judėjimo žurnalas.

Likę du skirtukai – „Mokėjimų tipai“, jūsų viešbučio apmokėjimo būdų žinynas, – ir „Dokumentai“.

Mokesčiai

Mokesčiai sistemoje suskaičiuojami patys – rankiniu būdu prie kiekvienos rezervacijos jų neskaičiuoja niekas. Konfigūracija gyvena viešbučio nustatymuose (skyrius „Nustatymai → Mokesčiai“): PVM tarifai ir miesto rinkliavų taisyklės nustatomi vieną kartą – toliau kiekviena naktis savo mokesčius gauna automatiškai.

Rezervacijos viduje mokesčiai matomi dviejose vietose: stulpelis „Mokesčiai“ skirtuko „Tarifas“ „Išskaidyme pagal dienas“ – matyti, iš ko susideda kiekvienos nakties kaina, – ir atskiras skirtukas „Miesto mokestis“ su rezervacijos rinkliavos skaičiavimu.

Kaip nustatyti vieną kartą ir ką matys svečias – straipsnyje Mokesčiai ir miesto rinkliavos: nustatome vieną kartą.

Apmokėjimas internetu

Apmokėjimą priimti nuotoliniu būdu galima nuoroda: skirtuke „Mokėjimai“ rezervacijos kortelėje yra mygtukas „Sukurti mokėjimo nuorodą“. Svečias atidaro nuorodą ir sumoka pats – suma atkeliauja į rezervaciją. Ten pat gyvena blokas „Lėšų sulaikymas kortelėje“, kuriuo užfiksuojamas rezervacijos užstatas.

Kaip paprašyti reikiamos sumos ir ką turėti omenyje – straipsnyje Mokėjimo internetu nuoroda: priimkite mokėjimą nuotoliniu būdu.

Sąžiningos ribos

Kelios ribos, apie kurias pasakysime sąžiningai iš karto:

• PDF sąskaitų sistemoje nėra. Dokumentas, kuris sudaromas pagal rezervaciją, – kuponas, rezervacijos patvirtinimas svečiui. Jį galima peržiūrėti, atspausdinti ir išsiųsti el. paštu – bet tai ne sąskaita ir ne fiskalinis dokumentas. Išsamiau – straipsnyje Rezervacijos kuponas: peržiūra, spausdinimas, kalba.
• Žurnalas – ne ataskaita. „Pinigų judėjimas“ – operatyvinis einamojo mėnesio ekranas: kas šiuo metu praeina per viešbutį. Ataskaitos už bet kurį pasirinktą laikotarpį jis nepakeičia.
• Guest Portale svečias apmokėjimo atlikti negali. Portalas – rezervacijos peržiūrai ir susirašinėjimui; apmokėjimas eina tik per mokėjimo nuorodą.

Taip pat žr.

• Kasininko pamaina: atidaryti, priimti apmokėjimą, uždaryti – kasos darbo diena nuo pradinio likučio iki suderinimo.
• Rezervacijos apmokėjimas: grynaisiais, kortele, vietoje – užregistruoti apmokėjimą rezervacijos kortelėje.
• Rezervacijos kuponas: peržiūra, spausdinimas, kalba – rezervacijos dokumentas: peržiūrėti, atspausdinti, išsiųsti svečiui.