Nauda viesnīcā: kur kas atrodas

Kāpēc	Orientēties viesnīcas naudā: kur redzēt rezervējuma atlikumu, kur atvērt kasi un žurnālu, kur iestatāmi nodokļi un kā pieņemt maksājumu attālināti.
Kam	Administratoriem, recepcijai un īpašniekiem — visiem, kas pieņem maksājumus un seko līdzi atlikumiem.
Ko iegūsiet	Naudas karte: četras vietas, kur dzīvo summas, un skaidrs maršruts, kurš raksts atbild uz kuru uzdevumu.
Ierobežojumi	Šis ir pārskats-orientieris, nevis scenārijs soli pa solim: kases maiņa, maksājuma pieņemšana, vaučers un nodokļi iztirzāti atsevišķos rakstos (skat. „Skatiet arī”). PDF rēķinu sistēmā nav — skat. „Godīgās robežas”.

Nauda HotelsCalendar PMS nav savākta vienā „grāmatvedības” sadaļā — katra summa dzīvo tur, kur ar to strādā. Konkrēta rezervējuma atlikums — rezervējuma kartītē, kase un žurnāls — ekrānā „Finanses”, nodokļi — iestatījumos un rezervējuma kartītē, tiešsaistes maksājums — ar saiti no kartītes.

Šis pārskats — orientieris pa vietu: kas kur atrodas un kur doties pēc katra uzdevuma.

Kur nauda atrodas

Četras vietas, un katra — par savu:

• Rezervējuma kartīte — vienas uzturēšanās nauda: kopsavilkums „Summa / Apmaksāts / Atlikušā summa”, rezervējuma maksājumi un tiešsaistes maksājuma saite.
• Ekrāns „Finanses” — kase un žurnāls: dienas maiņas un naudas kustība visā viesnīcā.
• Tarifi — no kurienes cenās parādās nodokļi: iestatīti vienreiz, izrēķinās paši.
• Maksājuma saite — veids, kā saņemt naudu attālināti, negaidot viesi pie recepcijas.

Rezervējuma atlikums: „Summa / Apmaksāts / Atlikušā summa”

Biežākais dienas naudas jautājums — saprast, kas un cik daudz parādā. Atbilde vienmēr atrodama rezervējuma kartītē:

• kartītes galvenē — bloks „Finanses”: „Kopā”, „Apmaksāts”, „Atlikušā summa” un sadalījums „Uzturēšanās” / „Papildu pakalpojumi”;
• cilnē „Maksājumi” — kopsavilkums „Summa / Apmaksāts / Atlikušā summa” un rezervējuma maksājumu saraksts.

Summas pārrēķinās pašas: pievienojāt pakalpojumu vai ierakstījāt maksājumu — „Atlikušā summa” atjaunojas uzreiz. Viesis pie recepcijas jautā par samaksu — atbilde jau ir ekrānā, bez pāriešanas no sadaļas uz sadaļu.

Atlikums neslēpjas arī Plannerī: virs režģa — flīze „Atlikušā summa” ar kopējo summu pār visas dienas rezervējumiem, un neapmaksāta rezervējuma joslā — atzīme „daļēji” un brīdinājums „Neapmaksāta”.

Detalizēta pastaiga pa kartīti — rakstā Rezervējuma kartīte: kas iekšā.

Kase un žurnāls: ekrāns „Finanses”

Viesnīcas kase un naudas kustību žurnāls dzīvo atsevišķā ekrānā „Finanses” kreisajā izvēlnē. Tajā četras cilnes: „Naudas kustība” · „Maiņas” · „Dokumenti” · „Maksājumu veidi”. Divas no tām — recepcijas dienas darba rīki:

• „Maiņas” — kases maiņa: atver to ar sākuma atlikumu, dienas gaitā ieskaita un izņem naudu, beigās aizver un salīdzina faktisko atlikumu ar gaidāmo. Soli pa solim — rakstā Kases maiņa: atvērt, pieņemt maksājumus, aizvērt.
• „Naudas kustība” — žurnāls: katra operācija vienā rindā — datums, avots, veids, maksājuma metode, summa un dokuments, pie kura tā pieder; ātrie filtri atdala karti no skaidras naudas, bet naudas iemaksas un izmaksas — no maksājumiem. Kā lasīt žurnālu — rakstā Naudas kustību žurnāls: kas iet cauri viesnīcai.

Pārējās divas cilnes — „Maksājumu veidi”, Jūsu viesnīcas maksājuma metožu katalogs, — un „Dokumenti”.

Nodokļi

Nodokļi sistēmā izrēķinās paši — ar roku tos pie katra rezervējuma neviens neskaita. Iestatījumi dzīvo viesnīcas iestatījumos („Iestatījumi → Nodokļi”): PVN likmes un pilsētas nodevu noteikumi tiek iestatīti vienreiz — tālāk katra nakts savus nodokļus saņem automātiski.

Rezervējuma iekšienē nodokļi redzami divās vietās: kolonna „Nodokļi” tabulā „Sadala pa dienām” cilnē „Tarifs” — redzams, no kā sastāv katras nakts cena, — un atsevišķa cilne „Pilsētas nodoklis” ar nodevas aprēķinu rezervējumam.

Kā iestatīt vienreiz un ko redzēs viesis — rakstā Nodokļi un pilsētas nodevas: iestatīt vienreiz.

Tiešsaistes maksājums

Maksājumu attālināti var saņemt ar saiti: cilnē „Maksājumi” rezervējuma kartītē ir poga „Izveidot maksājuma saiti”. Viesis atver saiti un samaksā pats — summa nonāk rezervējumā. Turpat dzīvo bloks „Depozīta bloķēšana” rezervējuma depozīta nofiksēšanai.

Kā palūgt vajadzīgo summu un ar ko rēķināties — rakstā Tiešsaistes maksājuma saite: saņemt maksājumu attālināti.

Godīgās robežas

Dažas robežas, par kurām pasakām godīgi uzreiz:

• PDF rēķinu sistēmā nav. Dokuments, kas tiek noformēts rezervējumam, ir vaučers — rezervējuma apstiprinājums viesim. To var apskatīt, izdrukāt un nosūtīt pa e-pastu — bet tas nav ne rēķins, ne fiskāls dokuments. Sīkāk — rakstā Rezervējuma vaučers: priekšskatījums, druka, valoda.
• Žurnāls nav pārskats. „Naudas kustība” ir operatīvs ekrāns tekošajam mēnesim: kas šobrīd iet cauri viesnīcai. Pārskatu par jebkuru izvēlētu periodu tas neaizvieto.
• Viesu portālā viesis maksājumu veikt nevar. Portāls ir rezervējuma apskatei un sarakstei; maksājums iet tikai caur maksājuma saiti.

Skatiet arī

• Kases maiņa: atvērt, pieņemt maksājumus, aizvērt — kases darba diena no sākuma atlikuma līdz salīdzināšanai.
• Reģistrēt maksājumu rezervējumam: skaidrā naudā, ar karti, uz vietas — ierakstīt maksājumu rezervējuma kartītē.
• Rezervējuma vaučers: priekšskatījums, druka, valoda — rezervējuma dokuments: apskatīt, izdrukāt, nosūtīt viesim.