Naudas atmaksa viesim: pilna un daļēja


Kāpēc	Atmaksāt viesim naudu — pilnībā vai daļēji — un pareizi to atspoguļot kasē un žurnālā.
Kam	Recepcijai un administratoriem.
Ko iegūsiet	Atmaksa, noformēta kā operācija rezervējuma kartītē; korektas maiņas un naudas kustību žurnāla kopsummas.
Ierobežojumi	Atmaksa tiešsaistē — tikai kartēm, kas apmaksātas caur Stripe. Naudas ienākšanas termiņi sistēmā netiek fiksēti — tie ir bankas un maksājumu platformas pusē.

Viesis aizbrauca agrāk, samaksāja divreiz vai atcēla rezervējumu pēc atmaksas politikas — nauda ir jāatmaksā. HotelsCalendar naudas atmaksa ir tāds pats ieraksts par naudu kā maksājums: tā pati rezervējuma kartīte, tā pati forma, tikai „Operācijas veids” — „Naudas atmaksa”.

Rakstā — kad ir vajadzīga atmaksa, kā to noformēt un kur tā nonāk pēc saglabāšanas.

Kad ir vajadzīga atmaksa

Trīs biežākie scenāriji:

Atcelšana pēc atmaksas politikas. Viesis atcēla rezervējumu, un viņa tarifa nosacījumi ļauj atmaksāt naudu — pilnībā vai atskaitot soda naudu. Nosacījumi nāk no tarifa atcelšanas politikas; kā tā darbojas — rakstā Atcelšanas politikas: kā iestatīt un atbildēt viesim.
Dubulta vai lieka samaksa. Viesis samaksāja divreiz — piemēram, pa maksājuma saiti un vēl skaidrā naudā recepcijā — vai samaksāja vairāk, nekā izmaksāja rezervējums. Lieko summu atmaksā.
Agrīna izbraukšana. Viesis aizbrauca agrāk, nekā plānots: izrakstīšanās datumu pārceļ, uzturēšanās summu pārrēķina pēc faktiski pavadītām naktīm — un pārmaksu atmaksā.

Svarīgi nesajaukt atmaksu ar rezervējuma atcelšanu. Atcelšana maina rezervējuma statusu — rezervējums pārstāj aizņemt numuru; naudas atmaksa ir naudas kustība. Parasti tās veic kopā, bet tās ir divas dažādas operācijas: pēc atcelšanas atmaksu noformē atsevišķi.

Noformējiet atmaksu

Atveriet rezervējuma kartīti: no „Rezervāciju saraksta” vai uzklikšķinot uz rezervējuma joslas Plannerī.
Pārejiet uz cilni „Maksājumi”.
Nospiediet „Pievienot maksājumu” — atvērsies forma „Jauns maksājums”.
Laukā „Operācijas veids” izvēlieties „Naudas atmaksa”. Pēc noklusējuma ir iestatīts „Maksājums”; atsevišķas atmaksas pogas kartītē nav — atmaksa tiek noformēta ar šo pašu formu.
Norādiet „Summa” — cik daudz atmaksājat: maksājuma daļu daļējai atmaksai vai visu saņemto summu pilnai atmaksai.
Izvēlieties „Maksājuma metode” — to pašu, kādā ienāca maksājums: nauda atgriežas tajā pašā ceļā, kā ienāca.
Pārbaudiet „Datums” — pēc noklusējuma aizpildās šodienas datums; ja vajag, labojiet.
Pievienojiet „Apraksts” — atmaksas iemesls: „atcelšana pēc politikas”, „dubulta samaksa”. Tā ir piezīme kolēģiem un saskaņošanai.
Nospiediet „Saglabāt”.

Rezultāts: atmaksa parādījās sarakstā cilnē „Maksājumi”, un kopsavilkums „Summa / Apmaksāts / Atlikušā summa” pārrēķinājās kā maksājuma spogulis: „Apmaksāts” samazinājās, „Atlikušā summa” pieauga. Ieraksts nonāca atvērtajā kases maiņā un naudas kustību žurnālā.

Kā atmaksa nonāk maiņā

Atmaksa nonāk atvērtajā kases maiņā — tāpat kā maksājums, tikai pretējā virzienā: „Gaidāmais atlikums” samazinās. Maiņas kopsummu veido maksājumi un atmaksas, plus manuālas skaidras naudas iemaksas un izmaksas.

Aizverot maiņu, Jūs ievadāt „Faktisko atlikumu”, un sistēma to saskaņo ar gaidāmo — atmaksas šajā saskaņošanā tiek ieskaitītas: skaidrā nauda, kas viesim izdota no kases, samazina to, kas pārrēķina brīdī vajadzētu būt kasē.

Tāpēc maiņu atver pirms pirmajām dienas operācijām — noteikums attiecas arī uz atmaksām: bez atvērtas maiņas dienas ierakstiem nebūs ar ko saskaņot. Darba kārtība ar maiņām — rakstā Kases maiņa: atvērt, pieņemt maksājumus, aizvērt.

Kā atmaksa izskatās žurnālā

Katra atmaksa kļūst par rindu žurnālā „Naudas kustība”: „Finanses” → cilne „Naudas kustība”.

Kolonnā „Veids” šādai rindai norādīts „Naudas atmaksa” — tā žurnāls atdala atmaksas no maksājumiem.
Kolonnā „Dokuments / objekts” ir saite „Rezervējums #…”: klikšķis uz tās atver rezervējuma kartīti ar tās maksājumiem.

Žurnāls tiek vadīts par tekošo mēnesi; kā to lasīt — kolonnas, filtrus, meklēšanu pēc rezervējuma — māca raksts Naudas kustību žurnāls: kas iet cauri viesnīcai.

Skaidrā nauda un karte

Atmaksas norise ir atkarīga no tā, kā ienācis maksājums:

Skaidrā nauda. Viesis saņem naudu no kases — uzreiz, recepcijā. Operācija tiek ierakstīta kā „Naudas atmaksa” un nonāk atvērtajā maiņā, samazinot „Gaidāmo atlikumu”.
Karte. Ja maksājums ienāca tiešsaistē — pa maksājuma saiti (Stripe), — atmaksa tiek pārskaitīta uz to pašu karti caur maksājumu platformu. Ieraksts par atmaksu parādās rezervējumā, un platforma pārvieto naudu atpakaļ.

Cik ātri nauda nonāks viesa kontā, atbild viņa banka: HotelsCalendar fiksē pašu operāciju, nevis ienākšanas termiņus. Nesoliet viesim termiņus — pietiek ar vārdiem „nauda atgriezīsies tajā pašā kartē”.

Kas var noformēt atmaksu

Tiesības uz atmaksām ir daļa no tiesībām uz maksājumiem. Piekļuves grupā par to atbild modulis „Maksājumi” ar tiesību pāri „apskate” un „rediģēšana”: noformēt maksājumus un atmaksas var tas, kam ir rediģēšanas tiesības. „Skatītājam” rediģēšanas tiesību nav — maksājumus viņš redz, bet neko neformē.

Kā darbojas piekļuves grupas un kā izdalīt tiesības — rakstā Lomas un tiesības: kā darbojas piekļuve.

Godīgās robežas

Trīs robežas, par kurām vērts zināt jau iepriekš:

Naudas ienākšanas termiņu sistēmā nav. HotelsCalendar fiksē atmaksas operāciju; kad nauda nonāks pie viesa, izlemj maksājumu platforma un banka — tāpēc mēs termiņus nenosaucam.
Automātisku atmaksu pēc politikas nav. Atcelšanas politika apraksta nosacījumus — kad atmaksa ir pienākusies un cik daudz paturēt; pašu operāciju vienmēr manuāli noformē darbinieks.
Atmaksa tiešsaistē — tikai Stripe. Atmaksu uz karti caur platformu deklarējam maksājumiem, kas veikti caur Stripe; automātiskas atmaksas caur citām tiešsaistes maksājuma metodēm nesolam.

Skatiet arī

Reģistrēt maksājumu rezervējumam: skaidrā naudā, ar karti, uz vietas — tā pati forma „Jauns maksājums” pretējā virzienā.
Kases maiņa: atvērt, pieņemt maksājumus, aizvērt — kā atmaksas maina „Gaidāmo atlikumu” un saskaņošanu aizvēršanas brīdī.
Naudas kustību žurnāls: kas iet cauri viesnīcai — kur atrast katru rindu „Naudas atmaksa”.
Atcelšanas politikas: kā iestatīt un atbildēt viesim — kad atmaksa ir pienākusies un cik daudz paturēt.