Viesu ziņojumi: viens Inbox

Kāpēc	Turēt visus viesu jautājumus — vēstules un Viesu portāla jautājumus — vienā logā un nepazaudēt nevienu no tiem.
Kam	Administratoriem, recepcijas darbiniekiem un visiem, kas atbild viesiem.
Ko iegūsiet	Jūs orientējaties sadaļā „Ziņas”: zināt, no kurienes nāk sarunas, kā filtrēt sarakstu, kur redzams nokavētais atbildes slieksnis un kāpēc līdzās sarunai redzams viesa rezervējums.
Ierobežojumi	Šis ir sadaļas pārskats, nevis soli pa solim ceļvedis: pasta pieslēgšana, rezervāciju plūsma un portāla jautājumi izklāstīti atsevišķos rakstos (skat. „Skatiet arī”). Atsevišķu ziņojumprogrammu Inbox nav — tikai viesnīcas pasts un Viesu portāls.

Inbox ir sadaļa „Ziņas” PMS kreisajā izvēlnē. Vienā logā satek divas plūsmas: viesu vēstules uz viesnīcas pastu un jautājumi, ko viesi sūta caur Viesu portālu (Guest Portal). Abas nonāk sarakstā pašas — nekas nav jāpārnes no vienas programmas citā.

Kas nonāk Inbox

Divi sarunu veidi:

• Viesu vēstules — vēstules, kas nāk uz viesnīcas pastkasti: jautājums par vēlo reģistrēšanos, lūgums par brokastīm, pievienotie dokumenti.
• Jautājumi no Viesu portāla — ziņojumi, ko viesis sūta par savu rezervējumu caur portālu.

Gan vēstules, gan jautājumi parādās sarakstā bez manuālas pārnešanas: viesa jautājums no portāla pats nonāk viesnīcas Inbox.

Katrs jautājums ir atsevišķa saruna: visa sarakste par to dzīvo vienā vietā. Viesa ziņojumos redzams vārds un datums, viesnīcas atbildēs — atzīme „JŪS” un parakstu „Nosūtīts”. Pielikumi atveras pašā sarunā: klikšķināms attēls vai failu saraksts ar lejupielādi — fotogrāfijas un PDF, līdz 25 MB vienam failam. Līdzās sarakstei komanda vada žurnālu: saruna izveidota, posms mainījies, piešķirts atbildīgais. Turpat glabājas iekšējās piezīmes — viesis tās neredz.

No kurienes nāk sarunas

• Viesnīcas pasts. Inbox pieņem vēstules no pastkastes, ko pieslēdzat paši. Pieslēgšana ir atsevišķs iestatījums: pastkastes adrese, IMAP un SMTP serveri. Kā to izdarīt — rakstā Kā pieslēgt viesnīcas pastu. Kamēr pastkaste nav pieslēgta, virs saraksta karājas dzeltenais paziņojums „Viesnīcas pasts nav pieslēgts” ar pogu „Iestatīt pasta saņemšanu” — tā ved uz iestatījumu ekrānu „E-pasts un ziņojumprogrammas”.
• Viesu portāls. Jautājums par rezervējumu, ko viesis sūta caur portālu, nonāk Inbox pats — nekas nav jāpieslēdz. Šāda saruna izklāstīta rakstā Jautājumi no Viesu portāla.

Avotu redz pašā sarunā — pēc ikonas sarunas galvenē: vēstulei viena ikona, jautājumam no portāla cita.

Kas Inbox nav

• Ziņojumprogrammas. Sarunas nāk tikai no viesnīcas pasta un Viesu portāla — sarakstes no ziņojumprogrammām sarakstā nav.
• Sarakste reāllaikā. Inbox strādā „jautājums → atbilde” formātā: viesis raksta, viesnīca atbild, vēsture paliek sarunā. Bet replikas neiet sekundi sekundē — atbilde aiziet, kad tā ir gatava.

Saraksts un filtri

Sadaļas ekrāns — trīs kolonnas: pa kreisi sarunu saraksts, vidū izvēlētā saruna, pa labi — kontakta kartīte. Kamēr saruna nav izvēlēta, vidū redzams ieteikums „Izvēlieties sarunu kreisajā pusē”.

Saraksta rindā — viesa vārds, datums, tēma, pēdējā ziņojuma priekšskatījums un posms (piemēram, „Jauns” vai „Darbā”). Ja atbildes slieksnis nokavēts, slieksnis rindā deg sarkanā krāsā — ar pulksteņa ikonu un nokavēto dienu skaitu.

Sarakstā izkārtoties palīdz:

• Meklēšana — lauks „Meklējiet tēmu un saturu…”.
• Filtri „Kanāls” un „Aktīvas” — divi izkrītošie saraksti virs sarunām.
• Posmu segmenti — „Visas / Atvērtas / Iegūtas / Neizdevušās”. Tie ir rezervāciju plūsmas sešu posmu grupas: „Atvērtas” — darba posmi, „Iegūtas” — sarunas, kas noslēgušās ar rezervējumu, „Neizdevušās” — bez rezultāta.
• Atbildības segmenti — „Visas / Manas / Bez atbildīgā”: kas vada sarunu.
• Pārslēgs „Tikai nokavētie SLA”. Katrai sarunai ir atbildes slieksnis — SLA; pēc noklusējuma tas ir 8 stundas. Nokavētās sarunas sarakstā atzīmētas sarkanā krāsā, un pārslēgs ekrānā atstāj tikai tās.
• Pārslēgs „Rādīt OTA paziņojumus” — servisa paziņojumi no kanāliem.

Viesa rezervējums līdzās sarunai

Pa labi no sarunas — kontakta kartīte: kas raksta, un bloks „Pēdējie rezervējumi” — datumi, numura veids, statuss un summa. Atbildot, konteksts ir acu priekšā: redzams, kas ir viesis, kad viņš ierodas un kas ir rezervēts — šim nolūkam Planner nav jāatver. Viesis jautā par brokastīm — Jūs atbildat pēc viņa rezervējuma, nevis vispārīgos vārdos.

Sarunu var sasaistīt ar viesa profilu — bloks „Saistīts ar viesi” tajā pašā kolonnā. Kas atrodas pašā rezervējumā — rakstā Rezervējuma kartīte: kas iekšā.

Skatiet arī

• Kā pieslēgt viesnīcas pastu — pieslēdziet pastkasti, lai viesu vēstules nonāk Inbox.
• Rezervāciju plūsma un atbildīgais: no jautājuma līdz rezultātam — seši posmi, atbildīgais un atbildes slieksnis.
• Jautājumi no Viesu portāla — kā nonāk jautājumi par rezervējumu un kā nosūtīt atbildi.