Svečių žinutės: vienas Inbox

Kodėl	Laikyti visus svečių prašymus – laiškus ir klausimus iš Guest Portalo – viename lange ir nepamesti nė vieno klausimo.
Kam	Administratoriams, recepcijai ir visiems, kas atsako svečiams.
Ką gausite	Orientuojatės skyriuje „Žinutės“: žinote, iš kur atkeliauja pokalbiai, kaip filtruoti sąrašą, kur matyti vėluojantį atsakymo terminą ir kodėl šalia pokalbio matoma svečio rezervacija.
Apribojimai	Tai skyriaus apžvalga, o ne instrukcija žingsnis po žingsnio: pašto prijungimas, rezervacijų eiga ir portalo klausimai aptarti atskiruose straipsniuose (žr. „Taip pat žr.“). Inbox neturi atskirų pranešimų programų: tai tik viešbučio paštas ir Guest Portal.

Inbox – skyrius „Žinutės“ kairiajame PMS meniu. Viename lange susitinka du srautai: svečių laiškai į viešbučio pašto dėžutę ir klausimai, kuriuos svečiai siunčia per Guest Portal. Abu srautai į sąrašą patenka patys – skaidyti juos po atskiras programas nereikia.

Kas patenka į Inbox

Du pokalbių tipai:

• Svečių laiškai – laiškai, atkeliaujantys į viešbučio pašto dėžutę: klausimas apie vėlyvą įsiregistravimą, prašymas dėl pusryčių, pridėti dokumentai.
• Klausimai iš Guest Portalo – žinutės, kurias svečias apie savo rezervaciją siunčia per portalą.

Ir laiškai, ir klausimai sąraše atsiranda be rankinio perkėlimo: svečio klausimas iš portalo į viešbučio Inbox patenka pats.

Kiekvienas kreipimasis – atskiras pokalbis: visa susirašinėjimo istorija dėl klausimo gyvena vienoje vietoje. Svečio žinutės pasirašytos jo vardu ir data, viešbučio atsakymai – su žyma „JŪS“ ir užrašu „Išsiųsta“. Priedai atsiverčia tiesiai pokalbyje: spustelėjamas paveikslėlis arba failų sąrašas atsisiuntimui – nuotraukos ir PDF, iki 25 MB failui. Šalia susirašinėjimo komanda veda žurnalą: pokalbis sukurtas, etapas pasikeitė, paskirtas atsakingas darbuotojas. Ten pat saugomos ir vidinės pastabos – svečias jų nemato.

Iš kur atkeliauja pokalbiai

• Viešbučio paštas. Inbox priima laiškus iš pašto dėžutės, kurią prijungiate patys. Prijungimas – atskiras nustatymas: dėžutės adresas, IMAP ir SMTP serveriai. Kaip tai padaryti – straipsnyje Prijungti viešbučio paštą. Kol dėžutė neprijungta, virš sąrašo kabo geltonas pranešimas „Paštas neprijungtas“ su mygtuku „Nustatyti pašto gavimą“ – jis veda į nustatymų ekraną „Paštas ir pranešimų programos“.
• Guest Portal. Klausimas apie rezervaciją, išsiųstas svečio per portalą, į Inbox atkeliauja pats – nieko prijungti nereikia. Toks pokalbis išnagrinėtas straipsnyje Klausimai iš Guest Portalo.

Šaltinis matomas tiesiai pokalbyje – pagal piktogramą antraštėje: laiškui viena piktograma, klausimui iš portalo – kita.

Ko Inbox neturi

• Pranešimų programų. Pokalbiai atkeliauja tik iš viešbučio pašto ir iš Guest Portalo – susirašinėjimų iš pranešimų programų sąraše nėra.
• Pokalbio realiuoju laiku. Inbox veikia formatu „klausimas → atsakymas“: svečias parašo, viešbutis atsako, istorija lieka pokalbyje. Bet tai ne replikų apsikeitimas sekundė į sekundę – atsakymas iškeliauja tada, kai paruoštas.

Sąrašas ir filtrai

Skyriaus ekranas – trys stulpeliai: kairėje pokalbių sąrašas, centre atidaryto pokalbio istorija, dešinėje – kontakto kortelė. Kol pokalbis nepasirinktas, centre matosi užuomina „Pasirinkite pokalbį kairėje“.

Sąrašo eilutėje – svečio vardas, data, tema, paskutinės žinutės peržiūra ir etapas (pavyzdžiui, „Naujas“ arba „Vykdoma“). Jeigu atsakymo terminas praėjo, terminas eilutėje pažymimas raudonai – su laikrodžio piktograma ir vėlavimo dienų skaičiumi.

Susigaudyti sąraše padeda:

• Paieška – laukas „Paieška pagal temą, vardą ar el. paštą…“.
• Filtrai „Kanalas“ ir „Aktyvūs“ – du išskleidžiamieji sąrašai virš pokalbių.
• Etapų segmentai – „Visi / Atviri / Laimėta / Pralaimėta“. Tai šešių etapų rezervacijų eigos grupės: „Atviri“ – darbo etapai, „Laimėta“ – pokalbiai, pasibaigę rezervacija, „Pralaimėta“ – be rezultato.
• Atsakomybės segmentai – „Visi / Mano / Be atsakingojo“: kas veda pokalbį.
• Perjungiklis „Tik vėluojantys SLA“. Kiekvienas pokalbis turi atsakymo terminą – SLA; pagal numatytuosius nustatymus tai 8 valandos. Vėluojantys pokalbiai sąraše pažymimi raudonai, o perjungiklis ekrane palieka tik juos.
• Perjungiklis „Rodyti OTA pranešimus“ – techniniai pranešimai iš kanalų.

Svečio rezervacija šalia pokalbio

Dešinėje nuo pokalbio – kontakto kortelė: kas rašo, ir blokas „Paskutinės rezervacijos“ – datos, numerio tipas, būsena ir suma. Atsakote jau matydami kontekstą: matyti, kas svečias, kada atvyksta ir kas rezervuota – tam Plannerio atidarinėti nereikia. Svečias klausia apie pusryčius – atsakote pagal jo rezervaciją, o ne bendrais žodžiais.

Pokalbį galima susieti su svečio profiliu – blokas „Susijęs su svečiu“ tame pačiame stulpelyje. Kas gyvena pačioje rezervacijoje – straipsnyje Rezervacijos kortelė: kas jos viduje.

Taip pat žr.

• Prijungti viešbučio paštą – prijungti pašto dėžutę, kad svečių laiškai patektų į Inbox.
• Rezervacijų eiga ir atsakingas darbuotojas: veskite klausimą iki rezultato – šeši etapai, atsakingas darbuotojas ir atsakymo terminas.
• Klausimai iš Guest Portalo – kaip atkeliauja klausimai apie rezervaciją ir kaip išsiųsti atsakymą.