Planner: kaip tai veikia

Kodėl	Matyti prieš akis visą viešbučio užimtumį ir vesti dieną – atvykimus, išvykimus, mokėjimus – iš vieno ekrano.
Kam	Recepcijai, administratoriams ir viešbučių savininkams.
Ką gausite	Skaitote Plannerio tinklelį: rezervacijas pagal numerio tipus keturiais režimais, vedate dienos atvykimus ir išvykimus, perkeliate rezervacijas pele ir žinote, ką daryti su dvigubos rezervacijos konfliktu.
Apribojimai	Tai apžvalga, o ne instrukcija žingsnis po žingsnio: kaip sukurti rezervaciją tiesiai iš tinklelio – straipsnyje „Rezervacija per 4 paspaudimus“.

Planner – skirtukas kairiajame meniu – tai recepcijos darbo ekranas HotelsCalendar PMS sistemoje. Kiekviena viešbučio rezervacija – juosta kambario eilutės ir datos stulpelio sankirtoje. Rezervacijos iš svetainės ir iš kanalų čia atkeliauja automatiškai, todėl užimtumo vaizdas nesensta.

Ką matote

Tinklelio eilutės – viešbučio kambariai, suskirstyti pagal tipus (kategorijas); stulpeliai – datos. Rezervacija užima savo datų intervalą savo kambario eilutėje: juostoje matomi svečias, svečių ir naktų skaičius bei apmokėjimo būsena, o kanalų rezervacijas žymi šaltinio ženkliukas (Booking.com, Expedia, Airbnb).

Rodinys išsiskleidžia laike keturiais režimais – „1 diena“, „Savaitė“, „2 savaitės“, „Mėnuo“. Virš tinklelio – dienos santrauka: kiek šiandien atvykimų ir išvykimų, kiek svečių yra viešbutyje ir kiek liko neapmokėta pagal dienos rezervacijas. Ten pat – paieška pagal svečią ir rezervacijos kodą bei perjungiklis „Kainos langeliuose“ – apie jį žemiau.

Dienos atvykimai ir išvykimai

Režimu „1 diena“ šalia tinklelio atsidaro įsiregistravimo ir išsiregistravimo eilės – šios dienos rezervacijos su greitais veiksmais. Įsiregistravimas iš dienos eilės užima vieną–du paspaudimus: kambarys svečiui priskiriamas iš anksto.

Apie tai, kas reikalauja reakcijos, primena dienos perspėjimai – septyni tipai: neapmokėti atvykimai; numatomi no-show atvejai; rezervacijos, kurių preliminari būsena netrukus baigsis; rezervacijos be priskirto kambario; VIP svečiai; kambariai, nepasirengę įsiregistravimui; vėluojantys išsiregistravimai.

Išsiregistravus kambarys automatiškai gauna Housekeeping užduotį – ji atliekama fone, o sąsaja kambarių būsenų nerodo.

Antras kelias į dienos atvykimus – rezervacijų sąrašas: spartieji filtrai „Atvykimai šiandien“ ir „Išvykimai šiandien“ vienoje eilutėje rodo svečią, viešnagės datas, būseną ir šaltinį.

Rezervacijų perkėlimas

Rezervacija pele perkeliama į kitą kambarį arba kitas datas – tinklelis atsinaujina akimirksniu. Perkėlimas neįvyks, jei kambarys užimtas arba pažeidžiami kainų plano apribojimai: tinklelis sugrįš į ankstesnį rodinį, o rezervacija liks savo vietoje. Jei perkėlimas liečia rankines kainas arba rankinį maitinimą, sistema pirmiausia paprašys patvirtinimo ir parodys perskaičiuotą sumą.

Už juostos krašto rezervaciją galima ištempti arba suspausti: keičiasi išvykimo data, galutinė suma perskaičiuojama iš karto.

Ir sąžininga išlyga: pele perkeliamos ne visos rezervacijos. Kanalų rezervacijos (kai joms išjungtas rankinis perkėlimas), grupinės bei rezervacijos, kuriose penki kambariai ar daugiau, pele neperkeliamos – jos atsidaro rezervacijos kortelėje. Taip sistema apsaugo nuo duomenų nesutapimo su kanalais.

Dvigubų rezervacijų konfliktai

Dviguba rezervacija – atsitiktinis to paties kambario pardavimas du kartus: pavyzdžiui, kanalas spėjo parduoti kambarį tą pačią akimirką, kai jį įrašė recepcija. Tokie sutapimai reti, bet visiškai atmesti neįmanoma – todėl pardavimas, viršijantis prieinamumą, nepalieka nepastebėtas: dvigubos rezervacijos apdorojamos tiesiogiai Planeryje.

Konfliktas matomas tinklelyje: spustelėjus jį atsidaro konfliktuojančių rezervacijų sąrašas, o vieną iš jų galima perkelti į laisvą to paties tipo kambarį – po perkėlimo kiekvienas svečias vėl turi savo kambarį.

Kainos langeliuose

Perjungiklis „Kainos langeliuose“ virš tinklelio perjungia Plannerį į kainų režimą: laisvuose langeliuose atsiranda kaina ir prieinamumas kiekvienai datai. Kaina ir laisvi kambariai matomi viename ekrane – patogu juos sugretinti nepaliekant tinklelio. Kainos tvarkomos Kainų tvarkyklėje – apie tai atskiras straipsnis tarifų skyriuje.

Taip pat žiūrėkite

• Rezervacija per 4 paspaudimus – sukurti rezervaciją tiesiai iš Plannerio tinklelio.
• Kainų keitimas: viena data arba masinis – kur tvarkomos kainos, kurias rodo kainų režimas.
• Svečio įsiregistravimas ir išsiregistravimas – kaip atlikti įsiregistravimą pagal rezervaciją ir išsiregistruoti svečią viešnagės pabaigoje.
• Svečias be rezervacijos: nuo recepcijos iki rakto – priimti svečią, atvykusį be rezervacijos: laisvas kambarys, rezervacija ir įsiregistravimas vietoje.
• Jei atsiranda dviguba rezervacija – ką daryti, kai tas pats kambarys parduotas du kartus.