Eksportuoti rezervacijas į CSV

Kodėl	Atiduoti buhalterijai rezervacijų sąrašą už laikotarpį arba sudėti jį į skaičiuoklę – su šaltiniais arba be konfidencialių duomenų.
Kam	Administratoriui; buhalterijai – per jį.
Ką gausite	CSV failas su rezervacijomis už laikotarpį – esant reikalui tik vieno kanalo – kuriame paso duomenys atsiduria tik sąmoningai juos įjungus.
Apribojimai	Iki 5 000 eilučių; stulpelių sudėtis nekonfigūruojama; tai eksportas, o ne ataskaita – suvestinių sistema neskaičiuoja.

Kai rezervacijų sąrašo reikia už sistemos ribų – buhalterijai už mėnesį arba sau į skaičiuoklę suvestinei, – rezervacijos atsisiunčiamos failu. Mygtukas „Eksportas į CSV“ virš sąrašo atveria dialogą su laikotarpiu, šaltiniu ir klausimu dėl paso duomenų. Straipsnyje – kaip nustatyti eksportą, kodėl paso duomenys pagal numatytąjį nustatymą išjungti ir kur eina formato ribos.

Atidarykite eksportą

1. Kairiajame meniu atidarykite „Rezervacijas“.
2. Sąrašo antraštėje, šalia „Nauja rezervacija“, paspauskite „Eksportas į CSV“.
3. Atsivers dialogas „Rezervacijų eksportas į CSV“ – failas atsisiunčiamas ne iš karto, o užpildžius formą: laikotarpis, šaltinis, paso duomenys.

Nustatykite laikotarpį ir šaltinį

Laikotarpis skaičiuojamas pagal atvykimo datą – dieną, kurią svečias turi atvykti.

1. Lauke „Atvykimas nuo“ pasirinkite pirmąją laikotarpio dieną, lauke „Atvykimas iki“ – paskutinę: į failą pateks rezervacijos, kurių atvykimas patenka į šį intervalą.
2. Lauke „Šaltinis“ palikite „Visi šaltiniai“ arba pasirinkite vieną kanalą – pavyzdžiui, kai eksportas reikalingas tik Booking.com.
3. Paspauskite „Eksportuoti“ – failas atsisiųs.

Du niuansai:

• Šaltinio sąraše – kanalai: demo objekte tai Airbnb, Booking.com ir Expedia. Tiesioginių šaltinių – recepcijos, telefono, viešbučio svetainės – sąraše nėra: „Visi šaltiniai“ juos apima savaime, o eksportuoti vien tik tiesioginius negalima.
• Kitų laikotarpių dialoge nėra: išrinkti rezervacijas pagal rezervacijos datą arba išvykimo datą eksporte negalima – tik pagal atvykimą.

Pasų duomenys – sąmoningas sprendimas

Dialoge yra perjungiklis su užrašu „Įtraukti svečių paso duomenis (jautrūs PII duomenys)“, ir jis pagal numatytąjį nustatymą išjungtas. Kol perjungiklis išjungtas, paso duomenys į failą nepatenka. Įjungsite – ir stulpeliai su svečių asmens duomenimis atsidurs faile.

Taisyklė paprasta: be reikalo įjungti nereikia. Buhalterijai už mėnesį arba suvestinei pagal kanalus paso duomenys nereikalingi – palikite perjungiklį išjungtą. Įjunkite tik tada, kai tų duomenų tikrai reikia, ir atminkite: failas su svečių paso duomenimis – jautrus, perduokite jį tiesiogiai adresatui ir nelaikykite ilgiau, nei jo reikia.

Eksportuokite ir patikrinkite

1. Pasitikrinkite laikotarpį, šaltinį ir paso duomenų perjungiklio būseną.
2. Paspauskite „Eksportuoti“ – šalia „Atšaukti“ – ir atidarykite atsisiųstą failą.
3. Patikrinkite atranką: atvykimai intervalo viduje, kanalas – tas, kurį pasirinkote, eilučių – tiek, kiek rezervacijų už laikotarpį.

Dvi formato ribos, apie kurias verta žinoti iki eksporto:

• Iki 5 000 eilučių. Faile telpa ne daugiau kaip penki tūkstančiai rezervacijų. Jei laikotarpis ilgesnis, susiaurinkite intervalą „Atvykimas nuo“ / „Atvykimas iki“ ir eksportuokite dalimis.
• Stulpeliai nekonfigūruojami. Stulpelių ir formato pasirinkimo dialoge nėra: failas – fiksuotas plokščias rezervacijų sąrašas. Visa, ko jame nėra, suskaičiuosite jau savo skaičiuoklėje.

Rezultatas: rankoje – CSV failas su pasirinkto laikotarpio rezervacijomis – visų kanalų arba vieno – ir be paso duomenų, jei perjungiklis liko išjungtas.

Scenarijus: buhalterijai reikia mėnesio

1. Atidarykite „Rezervacijas“ ir paspauskite „Eksportas į CSV“.
2. Nustatykite laikotarpį: „Atvykimas nuo“ – pirmoji mėnesio diena, „Atvykimas iki“ – paskutinioji.
3. Šaltinis – „Visi šaltiniai“, paso duomenų perjungiklį palikite išjungtą: buhalterijai paso nereikia.
4. Paspauskite „Eksportuoti“ ir perduokite failą.

Jei tam pačiam mėnesiui reikia ir išskaidymo pagal kanalus, suvestinė daroma pakartotiniais eksportais: tas pats laikotarpis, lauke „Šaltinis“ – reikiamas kanalas, „Eksportuoti“ – ir kanalo failas atsiduria šalia bendrojo. Kaip šaltiniai suorganizuoti sistemoje – straipsnyje Kanalai ir rezervacijų šaltiniai: ką galima matyti.

Sąžiningos ribos

• Tai eksportas, o ne ataskaita. CSV – plokščias rezervacijų sąrašas: suvestinių ir sumų sistema neskaičiuoja – tai jūsų skaičiuoklės darbas.
• Pinigai į failą neeksportuojami. Žurnalo „Pinigų judėjimas“ eksporto sistemoje nėra – failu atsisiunčiamos tik rezervacijos. Sumos už laikotarpį surenkamos rankiniu būdu iš žurnalo.
• Laikotarpis – tik pagal atvykimą. Rezervacijos data ir išvykimo data eksporto dialoge nepasirenkamos.

Taip pat žr.

• Kanalai ir rezervacijų šaltiniai: ką galima matyti – kur matomas šaltinis ir kaip filtruoti rezervacijų sąrašą.
• Pinigų judėjimo žurnalas: kas praėjo per viešbutį – kur žiūrėti pinigus, kurie į CSV nepatenka.
• Rezervacijos iš kanalų: kas atkeliauja į Planner – kanalo rezervacijos kelias – tos, kuri eksporte neša šaltinį.
• Viešbučių terminų žodynas – jei rezervacijų sąrašo viešbučio žodžiai nepažįstami.