Wyeksportuj rezerwacje do CSV


Po co	Przekazać księgowości listę rezerwacji za okres albo zebrać ją w arkuszu — ze źródłami albo bez danych poufnych.
Dla kogo	Administratorowi; księgowości — przez niego.
Co uzyskasz	Plik CSV z rezerwacjami za okres — w razie potrzeby tylko jednego kanału — z danymi paszportowymi włączonymi świadomą decyzją.
Ograniczenia	Do 5 000 wierszy; skład kolumn nie jest konfigurowalny; to eksport, a nie raport — sum system nie podlicza.

Gdy lista rezerwacji jest potrzebna poza systemem — księgowości za miesiąc albo do arkusza na własne zestawienie — rezerwacje zabiera się plikiem. Przycisk „Eksport CSV” nad listą otwiera okno z okresem, źródłem i pytaniem o dane paszportowe. W artykule — jak ustawić eksport, dlaczego dane paszportowe są domyślnie wyłączone i gdzie przebiegają granice formatu.

Otwórz eksport

Otwórz „Rezerwacje” w lewym menu.
W nagłówku listy, obok „Nowa rezerwacja”, naciśnij „Eksport CSV”.
Otworzy się okno „Eksport rezerwacji do CSV” — plik nie pobiera się od razu, lecz po wypełnieniu formularza: okres, źródło, dane paszportowe.

Ustaw okres i źródło

Okres liczy się według daty przyjazdu — dnia, w którym gość ma przyjechać.

W polu „Przyjazd od” wybierz pierwszy dzień okresu, w polu „Przyjazd do” — ostatni: do pliku trafią rezerwacje, których przyjazd mieści się w tym zakresie.
W polu „Źródło” zostaw „Wszystkie źródła” albo wybierz jeden kanał — na przykład wtedy, gdy eksport ma dotyczyć tylko Booking.com.
Naciśnij „Eksportuj” — plik się pobierze.

Dwa niuanse:

Na liście w polu „Źródło” są kanały: w wersji demo to Airbnb, Booking.com i Expedia. Źródeł bezpośrednich — recepcji, telefonu, strony obiektu — na liście nie ma: „Wszystkie źródła” obejmuje je same, a wyeksportować wyłącznie bezpośrednie się nie da.
Innych okresów w oknie nie ma: wybrać rezerwacje według daty rezerwacji albo według daty wyjazdu w eksporcie się nie da — tylko według przyjazdu.

Dane paszportowe — świadoma decyzja

W oknie jest przełącznik z podpisem „Uwzględnij dane paszportowe gości (dane wrażliwe PII)”, i domyślnie jest on wyłączony. Dopóki przełącznik jest wyłączony, dane paszportowe nie trafiają do pliku. Włączysz go — i kolumny z danymi osobowymi gości znajdą się w pliku.

Zasada jest prosta: bez potrzeby nie włączać. Dla księgowości za miesiąc albo zestawienia według kanałów paszporty nie są potrzebne — zostaw przełącznik wyłączony. Włączaj dopiero wtedy, gdy te dane są naprawdę wymagane, i pamiętaj: plik z danymi paszportowymi gości to plik wrażliwy — przekazuj go bezpośrednio adresatowi i nie przechowuj dłużej, niż jest potrzebny.

Wyeksportuj i sprawdź

Sprawdź okres, źródło i stan przełącznika danych paszportowych.
Naciśnij „Eksportuj” — obok „Anuluj” — i otwórz pobrany plik.
Sprawdź wybór: przyjazdy wewnątrz zakresu, kanał — ten wybrany, wierszy — tyle, ile rezerwacji za okres.

Dwie granice formatu, o których warto wiedzieć przed eksportem:

Do 5 000 wierszy. W pliku zmieści się nie więcej niż pięć tysięcy rezerwacji. Gdy okres jest szerszy, zawęź zakres „Przyjazd od” / „Przyjazd do” i eksportuj partiami.
Kolumny nie są konfigurowalne. Wyboru kolumn ani formatu w oknie nie ma: plik to stała, płaska lista rezerwacji. Wszystko, czego w nim nie ma, dosumuje się już w Twoim arkuszu.

Rezultat: masz plik CSV z rezerwacjami wybranego okresu — wszystkich albo jednego kanału, i bez danych paszportowych, jeśli przełącznik pozostał wyłączony.

Scenariusz: księgowość potrzebuje miesiąca

Otwórz „Rezerwacje” i naciśnij „Eksport CSV”.
Ustaw okres: „Przyjazd od” — pierwszy dzień miesiąca, „Przyjazd do” — ostatni.
Źródło — „Wszystkie źródła”, przełącznik danych paszportowych zostaw wyłączony: księgowości paszporty nie są potrzebne.
Naciśnij „Eksportuj” i przekaż plik.

Jeśli po tym samym miesiącu potrzebne jest też zestawienie według kanałów, sporządza się je powtórnymi eksportami: ten sam okres, w polu „Źródło” — właściwy kanał, „Eksportuj” — i plik kanału ląduje obok pliku ogólnego. Jak źródła są zbudowane w systemie — w artykule Kanały i źródła rezerwacji: co można zobaczyć.

Uczciwe granice

To eksport, a nie raport. CSV to płaska lista rezerwacji: sum i zestawień system nie sporządza — policzenie ich to praca Twojego arkusza.
Pieniądze nie eksportują się do pliku. Eksportu dziennika „Ruchy pieniędzy” w systemie nie ma — plikiem zabiera się tylko rezerwacje. Kwoty za okres zbiera się ręcznie z dziennika.
Okres — tylko według przyjazdu. Daty rezerwacji i wyjazdu w oknie eksportu nie są wybieralne.

Zobacz też

Kanały i źródła rezerwacji: co można zobaczyć — gdzie widać źródło i jak przefiltrować listę rezerwacji.
Dziennik ruchów pieniędzy: co przeszło przez obiekt — gdzie oglądać pieniądze, które do CSV nie trafiają.
Rezerwacje z kanałów: co trafia do Plannera — droga rezerwacji z kanału, tej, która w eksporcie niesie źródło.
Słownik terminów hotelowych — jeśli hotelowe słowa z listy rezerwacji są nieznane.