Dziennik ruchów pieniędzy: co przeszło przez obiekt


Po co	Widzieć, jakie pieniądze przeszły przez obiekt: każda operacja — wierszem z datą, kwotą, sposobem płatności i dokumentem źródłowym.
Dla kogo	Administratorom, recepcji i wszystkim, kto uzgadnia pieniądze dnia z księgowością.
Co uzyskasz	Pewne czytanie dziennika: znaleźć operację po rezerwacji, odróżnić płatności od ruchów kasowych, zawęzić wiersze filtrem po sposobie płatności.
Ograniczenia	Dziennik pokazuje tylko bieżący miesiąc. To dziennik operacji, a nie raport: analityki i zestawień za okres tu nie ma.

Dziennik „Ruchy pieniędzy” to zapis operacji pieniężnych obiektu — operacja po operacji. Tam, gdzie zmiana kasowa pokazuje jeden dzień pracy kasy, dziennik pokazuje każdą operację, która przeszła przez obiekt: płatność za rezerwację, zwrot, wpłatę albo wypłatę gotówki w obrębie zmiany. Jedna operacja — jeden wiersz.

Dziennik mieszka na zakładce „Ruchy pieniędzy” ekranu „Finanse” — obok zakładki „Zmiany”; sam ekran — w sekcji zarządzania w lewym menu. Konfigurować dziennika nie trzeba: napełnia się sam — każda zapisana operacja pojawia się w nim wierszem.

Co pokazuje dziennik

Otwórz „Finanse” w lewym menu.
Przejdź na zakładkę „Ruchy pieniędzy”.
Przejrzyj listę — wiersze przełącza się stronicowo, przyciskami wstecz i dalej.

Efekt: przed Tobą operacje bieżącego miesiąca, każda — jednym wierszem: co to za operacja, jakim sposobem zapłacono, ile i której rezerwacji dotyczy.

Wiersze w dzienniku to nie tylko płatności za rezerwacje. Widać tu też zwroty i ręczne ruchy gotówką w kasie — wpłaty i wypłaty zmiany. Płatności przychodzą z kart rezerwacji: zapiszesz gościowi płatność — wiersz pojawia się w dzienniku. Jak zapisać płatność — opisuje artykuł Przyjmij płatność za rezerwację: gotówka, karta, na miejscu.

Sześć kolumn: z czego składa się wiersz

Każdy wiersz składa się z sześciu kolumn:

Data — kiedy operacja przeszła.
Źródło — skąd przyszła, na przykład „Rezerwacja” przy płatnościach za rezerwację.
Typ — co to za operacja: „Płatność” albo „Zwrot”, jak w formularzu płatności rezerwacji.
Sposób płatności — czym zapłacono; sposób wybiera się z wykazu obiektu przy zapisie płatności.
Kwota — ile przeszło przez obiekt.
Dokument/obiekt — do czego operacja należy.

Najbardziej przydatna kolumna to „Dokument/obiekt”: przy operacjach z rezerwacją znajduje się tam link typu „Rezerwacja #…”, a kliknięcie otwiera kartę rezerwacji — z datami, gościem i podsumowaniem „Kwota / Opłacono / Do zapłaty”. Gość na recepcji pyta, czy płatność przeszła, — od wiersza dziennika jednym kliknięciem jesteś w samej rezerwacji.

Filtry według sposobu płatności

Nad listą — szybkie filtry: „Wszystkie”, „Karta”, „Karta+Gotówka”, „OTA”, „Ekwiring internetowy”, „Wpłata/Wypłata”.

„Karta”, „OTA” i „Ekwiring internetowy” zostawiają na liście tylko płatności danym sposobem; „Karta+Gotówka” — płatności kartą i gotówką na jednej liście.
„Wpłata/Wypłata” — to rzecz kasy, a nie gości: tak odsiewa się ręczne ruchy gotówką wewnątrz zmiany; szerzej — w artykule Zmiana kasowa: otwórz, przyjmij płatność, zamknij.

Zestaw sposobów płatności prowadzi sam obiekt: wykaz „Typy płatności” — sąsiednia zakładka ekranu „Finanse”. Sposób wskazuje się przy zapisie płatności w karcie rezerwacji i do dziennika wiersz trafia już z nim.

Typowy scenariusz: rano gość mówi, że wczoraj płacił kartą. Filtr „Karta” zawęża listę do płatności kartą, kolumna „Dokument/obiekt” prowadzi do właściwej rezerwacji — a kliknięcie linku „Rezerwacja #…” otwiera kartę z jej płatnościami.

Tylko bieżący miesiąc

Dziennik pokazuje bieżący miesiąc. Wyboru okresu w interfejsie nie ma — lista mówi o „teraz”, a nie o archiwum i za poprzednie miesiące nie odpowie.

Jeśli potrzebne jest zestawienie za okres — na przykład za poprzedni miesiąc, do uzgodnienia z księgowością, — składać je trzeba ręcznie: dziennik takim raportem nie służy. Każdego miesiąca lista zaczyna się od nowa.

Dziennik to nie raport

Analityki w dzienniku nie ma: żadnych zbiorczych liczb, żadnego rozbicia i żadnych porównań okresów — tylko lista operacji, po jednym wierszu na każdą. W tym jego siła: operacja nie chowa się w agregatach, a kolumna „Dokument/obiekt” prowadzi z wiersza prosto do rezerwacji.

Po resztę — w inne miejsca: dług konkretnej rezerwacji i jej płatności — w karcie rezerwacji, dzień pracy kasy — na zakładce „Zmiany”, zestawienie za okres — ręczną pracą z księgowością. Dziennik odpowiada na dokładnie jedno pytanie: co przeszło przez obiekt w bieżącym miesiącu.

Zobacz też

Zmiana kasowa: otwórz, przyjmij płatność, zamknij — wpłaty i wypłaty zmiany, które też stają się wierszami dziennika.
Przyjmij płatność za rezerwację: gotówka, karta, na miejscu — zapisz płatność, która pojawi się w dzienniku jako wiersz.