Zwróć gościowi płatność: zwrot pełny i częściowy


Po co	Zwrócić gościowi pieniądze — w całości albo w części — i poprawnie odzwierciedlić to w kasie i w dzienniku.
Dla kogo	Recepcji i administratorom.
Co uzyskasz	Zwrot zapisany jako operacja w karcie rezerwacji; poprawne sumy zmiany i dziennika ruchów pieniędzy.
Ograniczenia	Zwrot online — tylko dla kart opłaconych przez Stripe. Terminów zaksięgowania system nie ustala — leżą one po stronie banku i bramki.

Gość wyjechał wcześniej, zapłacił dwa razy albo anulował rezerwację w ramach polityki z zwrotem — pieniądze trzeba oddać. W HotelsCalendar zwrot to zapis o pieniądzach taki sam jak płatność: ta sama karta rezerwacji, ten sam formularz — tylko typ operacji to „Zwrot”.

W artykule — kiedy zwrot jest potrzebny, jak go zapisać i gdzie trafia po zapisaniu.

Kiedy zachodzi zwrot

Trzy najczęstsze scenariusze:

Anulowanie z zwrotem według polityki. Gość anulował rezerwację, a warunki jego stawki przewidują zwrot pieniędzy — w całości albo po odjęciu kary za anulowanie. Warunki pochodzą z polityki anulowania stawki; jak ona działa — opisuje artykuł Polityki anulowania: skonfiguruj i odpowiedz gościowi.
Podwójna albo nadmiarowa płatność. Gość zapłacił dwa razy — na przykład linkiem do płatności i gotówką przy recepcji — albo wpłacił więcej, niż kosztowała rezerwacja. Nadpłatę się zwraca.
Wcześniejszy wyjazd. Gość wyjechał przed końcem pobytu: datę wymeldowania przesuwa się, kwota za pobyt przelicza się według faktycznie spędzonych nocy — a nadpłatę zwraca.

Ważne, by nie mylić zwrotu z anulowaniem rezerwacji. Anulowanie zmienia status rezerwacji — rezerwacja przestaje zajmować pokój; zwrot to ruch pieniędzy. Zwykle wykonuje się je razem, ale to dwie różne operacje: po anulowaniu zwrot zapisuje się osobno.

Zapisz zwrot

Otwórz kartę rezerwacji: z listy „Rezerwacje” albo kliknięciem paska rezerwacji w Plannerze.
Przejdź na zakładkę „Płatności”.
Kliknij „Dodaj płatność” — otworzy się formularz „Nowa płatność”.
W polu „Typ operacji” wybierz „Zwrot”. Domyślnie ustawiona jest wartość „Płatność”; osobnego przycisku zwrotu w karcie nie ma — zwrot zapisuje się tym samym formularzem.
Podaj „Kwota” — ile zwracasz: część płatności dla zwrotu częściowego albo całą przyjętą kwotę dla pełnego.
Wybierz „Sposób płatności” — ten sam, jakim przyszła płatność: pieniądze wracają tą samą drogą, jaką przyszły.
Sprawdź „Data” — domyślnie podstawiona jest dzisiejsza; w razie potrzeby popraw.
Dodaj „Opis” — przyczynę zwrotu: „anulowanie według polityki”, „podwójna płatność”. To notatka dla współpracowników i do uzgodnień.
Kliknij „Zapisz”.

Rezultat: zwrot pojawił się na liście na zakładce „Płatności”, a podsumowanie „Kwota / Opłacono / Do zapłaty” przeliczyło się jak lustro płatności: „Opłacono” zmalało, „Do zapłaty” urosło. Zapis trafił do otwartej zmiany kasowej i do dziennika ruchów pieniędzy.

Jak zwrot trafia do zmiany

Zwrot trafia do otwartej zmiany kasowej — tak samo jak płatność, tylko w odwrotną stronę: „Saldo oczekiwane” maleje. Na sumę zmiany składają się płatności i zwroty, a także ręczne wpłaty i wypłaty gotówki.

Przy zamknięciu zmiany wpisujesz „Saldo faktyczne”, a system porównuje je z oczekiwanym — zwroty liczą się w tym porównaniu: gotówka wydana gościowi z kasy pomniejsza to, co powinno w niej leżeć w chwili przeliczenia.

Dlatego zmianę otwiera się przed pierwszymi operacjami dnia — zasada obowiązuje także zwroty: bez otwartej zmiany zapisy dnia nie będą miały z czym się porównać. Obsługę zmian krok po kroku opisuje artykuł Zmiana kasowa: otwórz, przyjmij płatność, zamknij.

Jak zwrot wygląda w dzienniku

Każdy zwrot staje się wierszem w dzienniku „Ruchy pieniędzy”: „Finanse” → zakładka „Ruchy pieniędzy”.

W kolumnie „Typ” taki wiersz ma wartość „Zwrot” — tak dziennik odróżnia zwroty od płatności.
W kolumnie „Dokument/obiekt” — link typu „Rezerwacja #…”: kliknięcie otwiera kartę rezerwacji z jej płatnościami.

Dziennik prowadzony jest za bieżący miesiąc; jak go czytać — kolumny, filtry, wyszukiwanie rezerwacji — opisuje artykuł Dziennik ruchów pieniędzy: co przeszło przez obiekt.

Gotówka i karta

Mechanika zwrotu zależy od tego, jak przyszła płatność:

Gotówka. Gość dostaje pieniądze z kasy — od razu, przy recepcji. Operacja zapisuje się jako „Zwrot” i trafia do otwartej zmiany, pomniejszając „Saldo oczekiwane”.
Karta. Jeżeli płatność przyszła online — linkiem do płatności (Stripe) — zwrot wraca na tę samą kartę przez bramkę płatniczą. Zapis o zwrocie pojawia się w rezerwacji, a bramka przeprowadza pieniądze z powrotem.

Za to, kiedy pieniądze dotrą na konto gościa, odpowiada jego bank: w HotelsCalendar rejestruje się samą operację, a nie terminy zaksięgowania. Gościowi nie obiecuj terminów — wystarczy „pieniądze wrócą na tę samą kartę”.

Kto może zapisać zwrot

Uprawnienia do zwrotów są częścią uprawnień do płatności. W grupie dostępu odpowiada za to moduł „Płatności” z parą uprawnień „podgląd” i „edycja”: zapisywać płatności i zwroty może ten, kto ma uprawnienie do edycji. „Obserwator” uprawnienia do edycji nie ma — płatności widzi, ale niczego nie zapisuje.

Jak zbudowane są grupy dostępu i jak rozdawać uprawnienia — opisuje artykuł Role i uprawnienia: jak działają dostępy.

Uczciwe granice

Trzy granice, o których warto wiedzieć zawczasu:

Terminów zaksięgowania w systemie nie ma. HotelsCalendar rejestruje operację zwrotu; kiedy pieniądze dotrą do gościa — decydują bramka i bank, dlatego terminów nie podajemy.
Automatycznych zwrotów według polityki nie ma. Polityka anulowania opisuje warunki — kiedy zwrot się należy i ile zatrzymać; samą operację zawsze zapisuje pracownik, ręcznie.
Zwrot online — tylko Stripe. Zwrot na kartę przez bramkę deklarujemy dla płatności przez Stripe; automatycznych zwrotów innymi metodami online nie obiecujemy.

Zobacz też

Przyjmij płatność za rezerwację: gotówka, karta, na miejscu — ten sam formularz „Nowa płatność” w odwrotną stronę.
Zmiana kasowa: otwórz, przyjmij płatność, zamknij — jak zwroty zmieniają „Saldo oczekiwane” i porównanie przy zamknięciu.
Dziennik ruchów pieniędzy: co przeszło przez obiekt — gdzie zobaczyć każdy wiersz „Zwrot”.
Polityki anulowania: skonfiguruj i odpowiedz gościowi — kiedy zwrot się należy i ile zatrzymać.