Podwójne rezerwacje: zapobiegaj i rozwiązuj


Po co	Zrozumieć, dlaczego podwójne rezerwacje mimo automatycznej synchronizacji jednak się zdarzają, co robi system, żeby ich nie było, i gdzie się udać, gdy konflikt się wydarzy.
Dla kogo	Administratorom hotelu z podłączonymi kanałami.
Co uzyskasz	Trzeźwe oczekiwania — podwójnych rezerwacji nie da się wykluczyć do końca — oraz wiedzę, gdzie konflikt widać i jak się go rozwiązuje.
Ograniczenia	Tu strona kanałów: dlaczego zbieg jest możliwy i co zmniejsza ryzyko. Rozwiązywanie konfliktu krok po kroku — w artykule o kalendarzu, link wyżej.

Rozwiązujesz w kalendarzu — Gdy pojawi się podwójna rezerwacja. Zapobiegasz w kanałach — ten artykuł i przegląd Channel Manager.

Podwójna rezerwacja to przypadkowa sprzedaż tego samego pokoju dwa razy: na przykład kanał zdążył sprzedać pokój w tym samym momencie, w którym wpisała go recepcja. Dostępność dla wszystkich kanałów w HotelsCalendar wylicza się z jednego kalendarza, a mimo to takie zbiegi czasem się zdarzają. W artykule — dlaczego są możliwe, co robi system, żeby ich nie było, i gdzie się udać, gdy konflikt jest już na siatce.

Dlaczego podwójne rezerwacje są możliwe

Przyczyną jest wyścig: kanał sprzedał pokój w tym samym momencie, w którym sprzedano go w PMS albo w innym kanale. W momencie sprzedaży żadna ze stron jeszcze nie wiedziała o drugiej: każda szczerze uważała pokój za wolny. To zbieg dwóch sprzedaży, a nie błąd konkretnego pracownika — winnych szukać nie trzeba, trzeba rozwiązać konflikt.

Takie zbiegi zdarzają się rzadko, ale ryzyko nie jest zerowe, dlatego podwójnych rezerwacji nie da się wykluczyć do końca. Sprzedaż ponad dostępność nie pozostaje przy tym niezauważona: obie rezerwacje trafiają do systemu i idą do obsługi, więc żaden gość nie przepada. Druga strona historii jest równie uczciwa: system nie ukrywa zbiegu, tylko pokazuje go na siatce i daje narzędzia, by go rozwiązać.

Co zmniejsza ryzyko

Ryzyko zmniejsza nie osobne ustawienie, lecz sama konstrukcja systemu — jeden kalendarz dla wszystkich kanałów:

Dostępność dla wszystkich kanałów wylicza się z jednego kalendarza PMS: każda sprzedaż — w PMS, na stronie hotelu albo w dowolnym kanale — przelicza ją wszędzie. Typowa przyczyna podwójnych rezerwacji znika.
Zmiany trafiają do kanałów automatycznie — osobnego przycisku „wyślij” nie ma: system wysyła je sam, bez ręcznego startu.
Ograniczenia sprzedaży — minimalna i maksymalna długość pobytu, zakazy przyjazdu i wyjazdu — wysyłają się do kanałów razem z cenami i dostępnością. Kanał nie sprzedaje tego, czego sprzedawać nie wolno.
Zamknięcie sprzedaży na datę zeruje dostępność we wszystkich kanałach: data schodzi ze sprzedaży od razu wszędzie.

Po zapisaniu mapowania wysyłka cen i dostępności idzie na dwa lata naprzód: przez cały ten czas kanał żyje według tego samego kalendarza co PMS. Recepcja nie musi pamiętać o kanałach: siatka i kanały żyją w jednym kalendarzu, a sprzedaż w jednym miejscu zmienia dostępność wszędzie.

Overbooking widać od razu

Jeśli wyścig jednak się wydarzy, konflikt nie pozostaje w Plannerze niezauważony: wiersz pokoju otacza się czerwoną ramką, a w legendzie Plannera („Oznaczenia na pasku”) figuruje jako alert „Overbooking”. Ramka wyróżnia cały wiersz pokoju, a nie pojedynczą datę, i trzyma się w polu widzenia, gdy przewijasz siatkę — podwójna sprzedaż nie żyje w systemie niezauważona do przyjazdu gościa.

Rezerwacja z kanału, która sprzedała ponad zajęty pokój, nie przepada: trafia do systemu bez przypisanego pokoju i z oznaczeniem overbookingu — i czeka na rozwiązanie w Plannerze. Źródło każdej z dwóch rezerwacji widać na pasku rezerwacji ikoną — „Bezpośrednia (na recepcji)”, „Kanał OTA” i inne — ale znaki konfliktu od źródła nie zależą.

Wystarczy rzut oka rano, zanim zaczną się zameldowania dnia: konflikt znaleziony z wyprzedzeniem rozwiązuje się bez gościa na recepcji.

Czerwona ramka to nie jedyny alert legendy: obok niej mieszczą się „Nieopłacona” i znaczniki statusów rezerwacji. Jeśli jeszcze nie oglądałeś legendy, zajrzyj do „Oznaczenia na pasku” na panelu Plannera — w minutę uczy czytania siatki.

Jak rozwiązać konflikt

Obie rezerwacje w konflikcie są prawdziwe, z żywymi gośćmi w środku, dlatego leczenie to nie anulowanie, lecz przeniesienie. Jedna z dwóch przeprowadza się na wolny pokój tego samego typu na siatce Plannera, a obie rezerwacje pozostają w mocy. Rozbiór krok po kroku — łącznie ze scenariuszem, w którym gość stoi już na recepcji — w artykule Gdy pojawi się podwójna rezerwacja.

Jak zapobiegać powtórkom

Konflikt zdarza się rzadko, a nawyki, które zmniejszają ryzyko jeszcze bardziej, są proste:

Dbaj o aktualność mapowania. Niezmapowana kategoria kanału to źródło zbędnych ręcznych rozbiorów: sprawdzaj pary kategorii i stawek przed sezonem i po zmianach w zasobie pokoi. Jak zestawić pary — w artykule Mapowanie: łączymy kategorie i stawki kanału z PMS.
Nie sprzedawaj poza systemem. Rezerwacja telefoniczna to też rezerwacja w PMS: wpisz ją do kalendarza jak każdą inną (Rezerwacja w 4 kliknięcia). Wszystko, co sprzedaje obiekt, powinno przechodzić przez jeden kalendarz: sprzedaż mimo niego nie przeliczy dostępności w kanałach.
Przenosisz się z innego systemu i pracujesz w dwóch naraz — zamknij sprzedaż w starym, zanim otworzysz ją w nowym. Dwa systemy z otwartą sprzedażą odtwarzają ten sam wyścig, tylko codziennie.

Rezultat: jeden kalendarz dla wszystkich kanałów, aktualne mapowanie i żadnej sprzedaży poza systemem — wtedy nawet rzadki konflikt będzie widoczny na siatce i rozwiąże się przeniesieniem, nie anulowaniem.

Zobacz też

Gdy pojawi się podwójna rezerwacja — rozwiązywanie konfliktu krok po kroku: dostrzec konflikt na siatce i przenieść rezerwację na wolny pokój tego samego typu.
Mapowanie: łączymy kategorie i stawki kanału z PMS — jak dbać o aktualność par kategorii i stawek.
Kanały: częste pytania — krótkie odpowiedzi o podłączaniu, synchronizacji i rezerwacjach z kanałów.