Przygotowanie gości do przyjazdu: osoby towarzyszące i dokumenty

Po co	Zebrać dane gości przed przyjazdem: skład towarzystwa, dokumenty i ankieta online same trafiają do systemu — bez papierowej karty meldunkowej na recepcji.
Dla kogo	Administratorom i recepcji — tym, którzy przygotowują przyjazdy i witają gości.
Co uzyskasz	Przed zameldowaniem skład gości, dokumenty i odpowiedzi z ankiety są już w systemie; jeśli gość nie wypełnił — profil gościa uzupełnia się przy recepcji.
Ograniczenia	Formularz ankiety sam nie dopasowuje się do kraju gościa — zestaw pól jest określony z góry; pliki dokumentów — do 10 MB; odpowiedzi z ankiety widać w profilu gościa, a nie w sekcji „Wiadomości”.

Przygotowanie do przyjazdu gość bierze na siebie. W Guest Portalu — osobistej stronie swojej rezerwacji — dodaje osoby towarzyszące, wgrywa dokumenty i wypełnia ankietę online zamiast papierowej karty meldunkowej. Hotel niczego nie uruchamia i niczego nie przyjmuje ręcznie: dane same są w systemie — pozostaje sprawdzić je przed zameldowaniem.

Co gość robi sam

Gość wchodzi do Guest Portalu przez osobisty link z e-maila — bez hasła i bez aplikacji. Dalej, na stronie swojej rezerwacji:

1. dodaje osoby towarzyszące — tych, którzy jadą razem z nim;
2. wgrywa dokumenty;
3. wypełnia ankietę online — elektroniczną wersję karty meldunkowej.

Wszystkie trzy kroki gość przechodzi bez telefonów i e-maili do hotelu: portal zbiera dane każdej osoby osobno i pokazuje je zespołowi hotelu.

Portal to zwykła strona internetowa: nie trzeba niczego instalować, a z telefonu wchodzi się tak samo, jak z komputera.

Rezultat: do przyjazdu dane są już zebrane — nie trzeba odbierać paszportów na recepcji i wypełniać karty od zera.

Osoby towarzyszące

Kto jedzie razem z gościem, hotel dowiaduje się nie przez telefon i nie na recepcji: osoby towarzyszące gość wpisuje sam, a każda z nich ma swój własny zestaw pól.

Skład towarzystwa widać w karcie rezerwacji: zakładka „Pokoje i goście”, blok „Goście”. Tam też przyciski „Edytuj gościa” i „Dodaj gościa” — jeśli skład trzeba poprawić na miejscu.

Każdy pokój rezerwacji ma własną listę gości, więc grupa rozbita na kilka pokoi jest widoczna w całości.

Dokumenty

Dokumenty gość wgrywa do portalu sam, każdy jako plik do 10 MB. Pliki trafiają do profilu gościa i są widoczne dla zespołu hotelu: nie trzeba ich przekazywać mailowo ani składować w osobnym folderze.

To, co zostało wgrane, nie przepada też po pobycie: pliki żyją w profilu gościa — przy kolejnym przyjeździe są już pod ręką.

A jeśli papierowe kopie jednak są potrzebne, skany dokumentów gościa można wydrukować z rezerwacji — to drugi scenariusz wydruku, obok vouchera.

Dane paszportowe są chronione: szyfruje się je na poziomie aplikacji (AES-256), a dostęp pracowników jest ograniczony rolami.

Karta meldunkowa online

Ankieta online to karta meldunkowa w wersji elektronicznej — i już działa: gość wypełnia ją bez papieru, z wyprzedzeniem i z telefonu — nie na recepcji i nie w pośpiechu. Zestaw pól i to, które z nich są obowiązkowe, są określone z góry — w systemie są już wbudowane profile krajów, w tym państw bałtyckich i krajów Unii Europejskiej. To gotowe zestawy ustawień, a nie „inteligentny” formularz: pod kraj konkretnego gościa pola same się nie przebudowują.

Odpowiedzi z ankiety trafiają do profilu gościa — tam ich szukaj. Do sekcji „Wiadomości” ankieta nie trafia: ta sekcja jest o e-mailach i pytaniach gości, nie o danych meldunkowych. Czym pytania z portalu różnią się od ankiety — w artykule Pytania z Guest Portalu.

Hotel nie musi nic robić

Ankieta i dokumenty przyjeżdżają do systemu same: nie trzeba o nie osobno prosić, przyjmować ich mailowo ani przenosić do profilu ręcznie. Przygotowanie hotelu do takiego przyjazdu to jedno sprawdzenie:

1. Przed zameldowaniem otwórz profil gościa: są w nim dokumenty i odpowiedzi z ankiety. Skład towarzystwa — w karcie rezerwacji, na zakładce „Pokoje i goście”.
2. Porównaj dane z tym, co gość przysłał; poprawić coś można od razu w profilu.

Rezultat: gość podchodzi do recepcji z gotowym profilem — pozostaje go zameldować.

Jeśli ze sprawdzenia wyniknie, że części danych gość jednak nie przysłał — następna sekcja o tym, jak uzupełnić profil przy recepcji.

Jeśli gość nie wypełnił ankiety

Bywa, że gość nie otworzył portalu przed przyjazdem. Wtedy wypełnij kartę za niego na recepcji — pola w profilu gościa są te same, co w ankiecie online, więc niczego nie trzeba wprowadzać dwa razy.

1. Otwórz kartę rezerwacji → zakładkę „Pokoje i goście” → „Edytuj gościa”.
2. Wypełnij pola: nazwisko, imię, drugie imię, telefon, e-mail, kraj, język, data urodzenia, miejsce urodzenia, płeć oraz dane paszportowe — a następnie kliknij „Zapisz”.
3. Jeśli paszport jest pod ręką, profil gościa można wypełnić ze skanu: system rozpozna dokument i sam podstawi dane.

Jeśli gość już u was bywał, jego profil znajdzie się w sekcji „Goście” po wyszukaniu po nazwisku, imieniu lub numerze telefonu — kontaktów nie trzeba wprowadzać od nowa.

Rezultat: nawet bez portalu karta meldunkowa nie wraca do papieru — dane żyją w profilu gościa i zostają w systemie do następnego przyjazdu.

Zobacz też

• Osobisty link gościa: podgląd i odświeżenie — jak gość wchodzi do portalu i co zrobić, gdy link przepadł.
• Profil gościa: historia, notatki, pliki i duplikaty — gdzie żyją dane, które gość przysyła sam.
• Zameldowanie i wymeldowanie gościa — co zrobić z gotowym profilem w dniu przyjazdu.