Polityki anulowania: skonfiguruj i odpowiedz gościowi


Po co	Ustalić zrozumiałe zasady zwrotu — elastyczne, twarde, bezzwrotne — i umieć szybko odpowiedzieć gościowi, gdy dzwoni z pytaniem o anulowanie.
Dla kogo	Administratorowi, który konfiguruje stawki i przyjmuje telefony gości.
Co uzyskasz	Listę polityk anulowania, przypisanie ich do stawek, nadpisania na pojedyncze daty, jak święta — oraz wiedzę, gdzie gość widzi warunki i gdzie mieszkają utrwalone warunki rezerwacji.
Ograniczenia	Polityka utrwala się w rezerwacji przy jej tworzeniu; jak zastosuje ją kanał przy własnej sprzedaży — to logika kanału, gwarantować tego nie można.

Polityka anulowania to zasady zwrotu pieniędzy przy anulowaniu rezerwacji: ile dni przed datą zameldowania gość może anulować bezpłatnie i jaka kara zostaje pobrana, jeśli zrobi to później. Polityki przypisuje się do stawek, więc tę samą stawkę można sprzedawać na różnych warunkach anulowania — od elastycznych po bezzwrotne. Jak ogólnie zbudowane są stawki — opisuje artykuł Stawki: jak są zbudowane; tutaj mowa tylko o anulowaniu.

Jak zbudowana jest polityka

Polityka składa się z trzech części:

„Rodzaj kary” — co zostaje pobrane, gdy gość anuluje po darmowym oknie.
„Procent kary” — wysokość pobrania w procentach całkowitego kosztu pobytu.
„Darmowe anulowanie (dni)” — ile dni przed datą zameldowania anulowanie przechodzi bez kary.

Polityki żyją osobno od stawek — jako lista na zakładce „Polityki anulowania” ekranu „Plany cenowe” — i używa się ich wielokrotnie: jedną politykę można przypisać do kilku stawek.

Opcje „Rodzaju kary”: „Bez kary” — kary za anulowanie nie ma; „Procent od ceny” — pobierany jest procent z pola „Procent kary”; „Pierwsza noc”; „Pierwsza noc + procent”; „Kwota ryczałtowa”; „Pełny koszt”; „Bezzwrotny (przedpłata)” — rezerwacja z płatnością z góry, przy anulowaniu pieniądze nie wracają; „Bezzwrotny (płatność przy zameldowaniu)” — też bez prawa do zwrotu, ale płatność pobierana jest przy zameldowaniu; „Własny” — warunki opisujesz sam.

Dwa skrajne przypadki. Elastyczna polityka to „Procent od ceny” ze 100% i darmowym anulowaniem 2 dni przed datą zameldowania: do terminu granicznego gość anuluje bezpłatnie, po nim pobierany jest cały koszt pobytu. Twarda to „Bezzwrotny (przedpłata)”: gość płaci przy rezerwacji, a anulowanie zwrotu nie zakłada.

Utwórz politykę

Otwórz „Stawki” w menu po lewej — otworzy się ekran „Plany cenowe”.
Przejdź na zakładkę „Polityki anulowania” — to lista już utworzonych polityk.
Naciśnij „Polityka”.
Wpisz „Nazwa” i wybierz „Rodzaj kary” — domyślnie ustawione jest „Bez kary”. Dla rodzaju procentowego wypełnij „Procent kary” i „Darmowe anulowanie (dni)”.
Wypełnij „Tekst polityki” — zobaczy go gość — oraz „Opis” — notatkę dla współpracowników.
Sprawdź „Podgląd”: system składa z pól tekst czytelny dla człowieka, na przykład: „Darmowe anulowanie rezerwacji najpóźniej 2 dni przed datą zameldowania. Przy anulowaniu w późniejszym terminie pobierana jest kara w wysokości 100.00% całkowitego kosztu pobytu.”
Zapisz.

Efekt: polityka utworzona, ale jeszcze nie działa — bez przypisania do stawki nikt jej nie zobaczy.

Przypisz politykę do stawki

Na zakładce „Stawki” otwórz kartę właściwej stawki.
Przejdź w karcie na zakładkę „Polityki anulowania”.
W polu „Polityka domyślna” wybierz politykę — podpis wyjaśnia: „Stosowana, gdy nie ma aktywnego nadpisania”.
Zapisz.

Sprawdzenie w drugą stronę — z karty polityki: blok „Gdzie obowiązuje” pokazuje drzewo stawek, do których polityka jest przypisana, i podpis w rodzaju „Przypisana do 1 stawki”.

Efekt: stawka sprzedaje się według wybranej polityki — jej warunki gość widzi przy rezerwacji.

Nadpisania na daty

Polityka domyślna nie zawsze wystarcza: na święta albo miejskie wydarzenie potrzebne są ostrzejsze zasady, na resztę kalendarza — łagodniejsze. Do tego służy blok „Nadpisania na daty” w karcie stawki, na tej samej zakładce „Polityki anulowania”. Dopóki nadpisań brak, system pisze: „Brak nadpisań. Polityka domyślna obowiązuje zawsze.”

Naciśnij „Nadpisanie”.
Wypełnij okno: „Nazwa reguły” — podpowiedź w polu brzmi „Np. ‚Nowy Rok’, ‚Weekendy’”; „Rodzaj powtarzania” — „Stałe daty”; „Data początkowa” i „Data końcowa”; „Polityka”, która będzie obowiązywać w tych dniach; „Priorytet”.
Zapisz.

Efekt: w wybranych dniach stawka sprzedaje się według innej polityki — domyślna pozostaje nietknięta.

Co widzi gość i co zostaje w rezerwacji

W silniku rezerwacyjnym gość widzi „Tekst polityki” już na kroku wyboru stawki.

W momencie utworzenia rezerwacji trafiają do niej utrwalone warunki — zapisuje się, która polityka obowiązywała w chwili sprzedaży. Utrwalone warunki mieszkają w karcie rezerwacji, na zakładce „Polityka anulowania”.

Stąd gotowy scenariusz na telefony: gość pyta, co stanie się z pieniędzmi przy anulowaniu — otwórz kartę jego rezerwacji, zakładkę „Polityka anulowania”, i odczytaj warunki dokładnie tej rezerwacji. Listy polityk ani kart stawek dla odpowiedzi otwierać nie trzeba.

Uczciwe granice

„Darmowych godzin” w modelu nie ma: darmowe okno liczy się tylko w dniach.
Kanał, który sprzedaje Twoją stawkę, stosuje politykę przy swojej sprzedaży według własnych zasad — jednakowego przestrzegania we wszystkich kanałach zagwarantować nie można.
Edycja polityki nie przepisuje minionych rezerwacji: utrwalenie powstaje raz, przy tworzeniu rezerwacji, i przechowuje warunki z momentu sprzedaży.

Zobacz też

Stawki: jak są zbudowane — drzewo stawek i wyżywienie: polityka anulowania to część zasad sprzedaży pokoju.
Karta rezerwacji: co jest w środku — gdzie wśród zakładek rezerwacji szukać „Polityki anulowania”.
Zmień lub anuluj rezerwację — jeśli po rozmowie gość jednak anuluje rezerwację albo przesuwa daty.
Jak działają rezerwacje bezpośrednie — rezerwacje ze strony obiektu: gość widział „Tekst polityki” na kroku wyboru stawki.