Migracja z innego systemu: co się przenosi

Po co	Wiedzieć z wyprzedzeniem, co znajdzie się w systemie po migracji, a co trzeba będzie odtworzyć ręcznie — zanim zauważą to goście.
Dla kogo	Hotelom przechodzącym z innego systemu zarządzania (PMS) albo dopiero rozważającym migrację.
Co uzyskasz	Wiesz, które dane przyjeżdżają same, które trzeba sprawdzić pierwszego dnia i które zakłada się od nowa.
Ograniczenia	Migrację wykonuje wsparcie HotelsCalendar: importu z pliku w interfejsie nie ma, a zakres przenoszonych danych zależy od Twojego starego systemu.

Migracja to praca wspólna: dane ze starego systemu przenosi wsparcie HotelsCalendar — razem z Tobą. Przycisku importu z pliku w interfejsie nie ma, więc pierwszy krok jest jeden — napisz do nas: ustalimy zakres migracji i datę.

I od razu najważniejsze, o czym warto wiedzieć z wyprzedzeniem: wyżywienie we wszystkich przeniesionych stawkach przyjeżdża jako RO (room only — „tylko nocleg”, bez wyżywienia). Jeśli w starym systemie śniadanie było wliczone w cenę, po migracji typ wyżywienia trzeba przywrócić w stawkach ręcznie. Pominięta poprawka to najczęstsze źródło niezadowolenia gości po migracji: stawka ze „śniadaniem w cenie” sprzedaje się dalej bez śniadania. Poniżej — pełna lista tego, co się przenosi, co wymaga sprawdzenia i co zakłada się od nowa.

Kto wykonuje migrację i kiedy

Migrację wykonuje wsparcie HotelsCalendar — razem z Tobą. Szablonu Excel do samodzielnego wypełnienia też nie ma: każdy system trzyma dane po swojemu, dlatego zakres zawsze ustala się indywidualnie.

1. Napisz do nas: z jakiego systemu przechodzisz i kiedy planujesz przejście. Jeśli dopiero przyglądasz się systemowi — zapytaj wcześniej: w Twoim przypadku podpowiemy, co się przeniesie, a co trzeba będzie założyć ręcznie.
2. Ustal zakres: zasób pokoi, stawki i ceny, rezerwacje za okres — oraz datę przejścia.
3. Na umówioną datę dane są już w systemie — dalej jest weryfikacja i ręczne odtworzenie tego, co się nie przenosi (o tym niżej).

Rezultat: zakres i data ustalone, migrację robi wsparcie — Tobie zostaje sprawdzenie.

Co przenosi się samo

Przyjeżdżają automatycznie typy pokoi razem z fizycznymi pokojami, stawki i ceny na najbliższe 120 dni. Każda z tych pozycji ma swój niuans, dlatego po migracji następuje krótka weryfikacja.

Zasób pokoi. Fizyczne pokoje tworzone są według liczby, a nie po imieniu: nazwy generuje system. Po migracji zmienia się je na prawdziwe:

1. Otwórz „Pokoje” i sprawdź, czy liczba pokoi każdego typu zgadza się z realnym zasobem.
2. Zmień nazwy wygenerowanych pokoi na takie, jak pokoje nazywają się w hotelu — pod tymi nazwami będą wybierane przy zameldowaniu.
3. Upewnij się, że każdy pokój został w swoim typie.

Rezultat: w Plannerze prawdziwe pokoje hotelu, a nie techniczne nazwy.

Stawki i ceny. Stawki przenoszą się razem z cenami — ale z dwiema poprawkami do zrobienia od razu: typ wyżywienia (przyjeżdża RO — patrz wyżej) i polityka anulowania (następna sekcja). O cenach poza horyzontem 120 dni — osobna sekcja niżej.

Goście. Baza gości buduje się od zera: profile gości i historia pobytów ze starego systemu nie przenoszą się. Profile będą się pojawiać w miarę pracy — z rezerwacji ręcznych, rezerwacji ze strony i z kanałów.

Polityki anulowania: sprawdź przed włączeniem kanałów

W przeniesionych stawkach polityka anulowania jest zastępowana wartością domyślną — dawnych warunków ze starego systemu w stawce nie będzie. Poprawka jest pilna, bo kanały sprzedają stawki razem z ich warunkami anulowania: dopóki warunki nie są sprawdzone, kanałów się nie włącza.

1. Otwórz „Stawki” i przejdź przez przeniesione stawki.
2. Porównaj warunki anulowania z tym, co sprzedajesz teraz — w ofertach kanałów i na własnej stronie.
3. Przywróć właściwe warunki w każdej stawce.

Rezultat: warunki anulowania w stawkach zgadzają się z tym, co sprzedajesz — kanały można włączać.

Niedopłaty i długi starych rezerwacji

Salda starych rezerwacji przy migracji nie są odtwarzane: jeśli gość pozostał z długiem za poprzedni okres, kwota długu nie pojawi się w nowym systemie sama. Zapisz ją ręcznie:

1. Otwórz kartę rezerwacji, zakładkę „Płatności”.
2. Kliknij „Dodaj płatność” i zapisz niedopłatę w formularzu „Nowa płatność”: kwota, data, status „Oczekujący”.

Rezultat: długi są widoczne w systemie i rozliczane w zwykłym trybie.

Usługi: załóż je od nowa

Katalog usług dodatkowych ze starego systemu nie przenosi się: transfery, parking, późne wymeldowanie i resztę zakłada się od nowa w „Katalogu usług”. Dalej usługi dodaje się do rezerwacji jak zwykle — na zakładce „Usługi dodatkowe” karty rezerwacji. Katalog załóż od razu po migracji: bez niego usługi nie można ani dodać do rezerwacji, ani sprzedać w recepcji.

Ceny poza horyzontem 120 dni

Ceny przyjeżdżają na najbliższe 120 dni — za tym horyzontem ich nie ma. Daty bez ceny nie sprzedają się: ani silnikiem rezerwacyjnym na stronie, ani kanałami. To błąd odroczony i cichy — system nie przypomni, a zauważysz go, gdy sezon będzie tuż-tuż. Dlatego uzupełnij ceny od razu po migracji:

1. Otwórz „Menedżer cen” i masową aktualizacją uzupełnij ceny na okres poza horyzontem migracji.
2. Punktowo popraw wysokie sezony, święta i lokalne wydarzenia.

Rezultat: ceny są na cały horyzont sprzedaży — sezon nie zacznie się od pustych dat.

Stare rezerwacje: bezpośrednie — ręcznie, kanałowe — ze wsparciem

Tuż po migracji w Plannerze nie będzie od razu wszystkich rezerwacji — to oczekiwane, a nie utrata danych. Przyszłe przyjazdy wracają do systemu dwiema drogami.

Rezerwacje bezpośrednie — przyjęte telefonicznie albo mailem — nie trafiają do nowego systemu, tworzy się je od nowa ręcznie:

1. Zbierz przyszłe rezerwacje bezpośrednie ze starego systemu albo z dziennika.
2. Odtwórz każdą w Plannerze — kliknięciem w komórkę na dacie przyjazdu — albo przez formularz „Nowa rezerwacja”.

Rezultat: na każdą przyszłą datę z gościem bezpośrednim jest rezerwacja i przydzielony pokój.

Rezerwacje kanałowe z poprzedniego okresu też przenosi wsparcie — umów się co do okresu z wyprzedzeniem, przy ustalaniu zakresu. Świeże rezerwacje zaczną przyjeżdżać do Plannera same, jak tylko kanał zostanie włączony: mechanika jest opisana w sekcji „Channel Manager”.

Weryfikacja po migracji

Sprawdzenie zajmuje od pół godziny do godziny i odbywa się przed włączeniem kanałów:

1. Wyżywienie: w stawkach, gdzie gość oczekuje śniadania, typ wyżywienia to już nie RO, a ceny wyżywienia są wprowadzone w „Menedżerze cen” (tryb „+ Wyżywienie”).
2. Fizyczne pokoje: nazwy i liczba zgadzają się z realnym zasobem.
3. Polityki anulowania: w każdej stawce warunki, z którymi sprzedajesz.
4. Podatki: stawki VAT od noclegu i wyżywienia oraz opłaty miejscowe są skonfigurowane — „Ustawienia”, sekcja „Podatki”.
5. Usługi: katalog założony od nowa (sekcja wyżej).
6. Adres i współrzędne obiektu: otwórz „Ustawienia”, profil obiektu — i sprawdź, czy adres zostaje znaleziony na mapie, a współrzędne są na miejscu.

Jeśli coś się nie zgadza — napisz do wsparcia: to ono zarządza migracją, a dogranie danych umawia się tak samo jak migrację pierwotną.

I ważne rozróżnienie: migracja to operacja jednorazowa, a nie synchronizacja. Automatycznego połączenia ze starym systemem po przejściu nie ma: zmiany wprowadzone w nim po dacie migracji nie trafiają do HotelsCalendar. Dlatego nie odkładaj weryfikacji na później i pracuj na jednym systemie.

Gdy zakończysz weryfikację — włącz kanały i uruchom widget na stronie: kanał włącza się, kiedy jesteś gotowy.

Zobacz też

• Przejście z arkuszy: skonfiguruj hotel bez importu — jeśli starego systemu w klasycznym sensie nie ma, a ewidencja żyje w arkuszach.
• Pierwsze stawki i ceny: kolejność uruchomienia — jak zbudowane są stawki, wyżywienie i ceny, które będziesz sprawdzać po migracji.
• Jak działają rezerwacje bezpośrednie — droga rezerwacji ze strony hotelu: co pojawi się w Plannerze, gdy widget zacznie sprzedawać.