Üleviimine teisest süsteemist: mis kaasa tuleb

Miks	Teada juba ette, mis pärast üleviimist süsteemis on — ja mis tuleb käsitsi taastada — enne, kui külalised seda märkavad.
Kellele	Hotellidele, mis lähevad üle teiselt haldussüsteemilt (PMS), või kes üleminekut veel ainult kaaluvad.
Mida saate	Teate, millised andmed saabuvad iseenesest, milliseid tuleb esimesel päeval üle kontrollida ja millised luuakse uuesti üles.
Piirangud	Üleviimise teeb HotelsCalendari klienditugi: failist impordi nuppu liideses pole ja kaasa toodava sisu koosseis sõltub Teie vanast süsteemist.

Üleviimine on ühine töö: andmed vanast süsteemist viib üle HotelsCalendari klienditugi koos Teiega. Failist impordi nuppu liideses pole, seepärast on esimene samm ainus — kirjutage meile: lepime kokku üleviimise mahu ja kuupäeva.

Ja kohe peamine, mida tasub juba ette teada: kõikides kaasa toodud hinnaplaanides on toitlustuse tüübiks RO (room only — „ainult majutus“, ilma toitluseta). Kui vanas süsteemis oli hommikusöök hinna sees, tuleb toitlustuse tüüp pärast üleviimist hinnaplaanides käsitsi tagasi panna. Vahele jäetud parandus on pärast üleviimist külaliste rahulolematuse kõige sagedasem allikas: hinnaplaan, kus „hommikusöök on hinnas“, müüakse edasi ilma hommikusöögita. Allpool on täielik loend sellest, mis kaasa tuleb, mida tuleb üle kontrollida ja mis luuakse uuesti üles.

Kes teeb üleviimise ja millal

Üleviimise teeb HotelsCalendari klienditugi koos Teiega. Ka Exceli malli, mida saaks ise täita, pole: igal süsteemil on oma andmete koosseis, seepärast lepitakse maht alati eraldi kokku.

1. Kirjutage meile: millisest süsteemist Te üle lähete ja millal plaanite ülemineku teha. Kui Te süsteemi veel ainult kaalute — küsige juba ette; Teie juhtumi kohta öeldakse, mis kaasa tuleb ja mis tuleb käsitsi üles seada.
2. Leppige maht kokku: majutusvõimsus, hinnaplaanid ja hinnad, broneeringud perioodi kohta — ning üleviimise kuupäev.
3. Kokkulepitud kuupäevaks on andmed juba süsteemis — edasi tuleb kontroll ja see, mida ei tuua kaasa, taastatakse käsitsi (sellest allpool).

Tulemus: maht ja kuupäev on kokku lepitud, üleviimise teeb klienditugi — Teile jääb kontroll.

Mis kaasa tuleb iseenesest

Automaatselt saabuvad toatüübid koos füüsiliste tubadega, samuti hinnaplaanid ja hinnad järgnevate 120 päeva jooksul. Igal üksusel on oma nüanss, seepärast järgneb üleviimisele lühike kontroll.

Majutusvõimsus. Füüsilised toad luuakse arvu järgi, mitte nime järgi: nimed genereerib süsteem. Pärast üleviimist nimetatakse need ümber päris nimedeks:

1. Avage „Toad“ ja võrrelge iga toatüübi tubade arvu päris majutusvõimsusega.
2. Nimetage genereeritud toad ümber nii, nagu neid hotellis hüütakse — nende nimede all valitakse nad sisseregistreerimisel välja.
3. Kontrollige, et iga tuba jäi oma toatüüpi.

Tulemus: Planneris on hotelli päris toad, mitte tehnilised nimed.

Hinnaplaanid ja hinnad. Hinnaplaanid tulevad koos hindadega — aga kahe parandusega, mis tehakse kohe: toitlustuse tüüp (saabub kui RO — vt ülal) ja tühistamistingimused (järgmine jaotis). Hindadest peale 120 päeva piiri — eraldi jaotis allpool.

Külalised. Külaliste andmebaas koguneb nullist: külaliste profiile ja viibimiste ajalugu vanast süsteemist ei tuua kaasa. Profiilid hakkavad tekkima töö käigus — käsitsi vastu võetud broneeringutest, saidilt tulnud broneeringutest ja müügikanalitest.

Tühistamistingimused: kontrollige enne kanalite sisselülitamist

Kaasa toodud hinnaplaanides on tühistamistingimused asendatud vaikeväärtusega — seniseid tingimusi vanast süsteemis hinnaplaanis ei ole. Parandus on kiireloomuline, sest müügikanalid müüvad hinnaplaane koos nende tühistamistingimustega: kuni tingimused pole üle kontrollitud, kanaleid ei lülita sisse.

1. Avage jaotis „Hinnad“ ja käige läbi kaasa toodud hinnaplaanid.
2. Võrrelge tühistamistingimusi sellega, mida praegu müüte, — müügikanalite kuulutustes ja oma veebilehel.
3. Taastage õiged tingimused igas hinnaplaanis.

Tulemus: tühistamistingimused hinnaplaanides vastavad sellele, mida Te müüte, — kanaleid saab sisse lülitada.

Vanade broneeringute tasumata jäägid ja võlad

Vanade broneeringute saldusid üleviimine ei taasta: kui külaline on varasema perioodi eest veel võlgu, ei ilmu võlasumma uues süsteemis iseenesest. Kirjendage see käsitsi:

1. Avage broneeringukaart, vahekaart „Maksed“.
2. Vajutage nuppu „Lisa makse“ ja kirjendage tasumata jääk vormil „Uus makse“: summa, kuupäev, olek „Ootel“.

Tulemus: võlad on süsteemis näha ja need tasutakse ära tavalises korras.

Teenused: looge uuesti üles

Lisateenuste kataloogi vanast süsteemist ei tuua kaasa: transfeerid, parkimine, hiline väljaregistreerimine ja ülejäänud luuakse uuesti üles jaotises „Teenuste kataloog“. Edaspidi lisatakse teenused broneeringutele nagu tavaliselt — broneeringukaardi vahekaardil „Lisateenused“. Looge kataloog kohe pärast üleviimist üles: ilma selleta ei saa teenust lisada broneeringule ega müüa vastuvõtul.

Hinnad peale 120 päeva

Hinnad saabuvad järgnevate 120 päeva kohta — sellest horisondist kaugemal neid pole. Kuupäevad ilma hinnata ei müü — ei saidi veebibroneeringu (Booking Engine) ega müügikanalite kaudu. See viga tuleb välja hilja ja vaikselt — süsteem ei meenuta seda, ja Teie märkate seda alles siis, kui hooaeg on ukse ees. Seepärast pange hinnad paika kohe pärast üleviimist:

1. Avage Hinnahaldur ja kandke hulgvärskendusega hinnad perioodile, mis jääb üleviimise horisondi taha.
2. Tehke seejärel punktiviisiliselt parandused kõrghooaegade, pühade ja kohalike ürituste juures.

Tulemus: hinnad on olemas kogu müügihorisondis — hooaeg ei alga tühjade kuupäevadega.

Vanad broneeringud: otsebroneeringud käsitsi, müügikanalite omad klienditoega

Pärast üleviimist pole Planneris kohe kõik broneeringud — see on ootuspärane, mitte andmete kadu. Tulevased saabumised jõuavad süsteemi tagasi kahel teel.

Otsebroneeringud — telefoni või e-posti teel vastu võetud — uude süsteemi ei jõua, need luuakse käsitsi uuesti:

1. Koguge tulevased otsebroneeringud kokku vanast süsteemist või oma kirjapidamisest.
2. Looge igaüks Planneris uuesti — klõpsates saabumiskuupäeva lahtrit — või viisardi „Uus broneering“ kaudu.

Tulemus: iga tulevase kuupäeva kohta otsekülalisega on olemas broneering ja määratud tuba.

Müügikanalite broneeringuid varasemast perioodist viib üle ka klienditugi — leppige periood kokku juba ette, mahu kokkuleppimisel. Värsked broneeringud hakkavad Plannerisse ise saabuma niipea, kui kanal on sisse lülitatud: mehhanism on kirjeldatud jaotises „Channel Manager“.

Kontroll pärast üleviimist

Kontroll võtab aega pool tundi kuni tund ja toimub enne kanalite sisselülitamist:

1. Toitlustus: hinnaplaanides, kus külaline ootab hommikusööki, pole toitlustuse tüüp enam RO ning toitlustuse hinnad on paika pandud Hinnahalduris (režiim „+ Toitlustus“).
2. Füüsilised toad: nimed ja arv vastavad päris majutusvõimsusele.
3. Tühistamistingimused: igas hinnaplaanis on need tingimused, millega Te müüte.
4. Maksud: käibemaksu määrad majutuse ja toitlustuse jaoks ning turismimaks on seadistatud — jaotises „Seaded“, punkt „Maksud“.
5. Teenused: kataloog on uuesti üles loodud (jaotis ülalpool).
6. Objekti aadress ja koordinaadid: avage „Seaded“, „Objekti profiil“ — ja kontrollige, et aadress leitakse kaardilt üles ning koordinaadid on olemas.

Kui midagi ei klapi — kirjutage klienditoele: üleviimist haldab sama meeskond, korduv üleviimine lepitakse kokku samamoodi nagu esimene.

Ja üks oluline erinevus: üleviimine on ühekordne toiming, mitte sünkroonimine. Vanast süsteemist ei jää pärast üleviimist automaatset sidet: muudatused, mis seal tehakse pärast üleviimise kuupäeva, ei jõua HotelsCalendarisse. Seepärast ärge kontrolli edasi lükake — ja laske töö käia ühes süsteemis.

Kui kontroll on läbi — lülitage kanalid sisse ja pange vidin saidil tööle: kanal läheb sisse siis, kui Teie olete valmis.

Vaata ka

• Üleminek arvutustabelitelt: seadistame hotelli käsitsi — kui vana süsteemi tavapärases mõttes pole ja arvepidamine elab tabelites.
• Esimesed hinnaplaanid ja hinnad: käivituse järjekord — kuidas on üles ehitatud hinnaplaanid, toitlustus ja hinnad, mida Te pärast üleviimist üle kontrollite.
• Kuidas otsebroneeringud toimivad — saidilt tulnud broneeringu tee: mis Planneris ilmub, kui vidin hakkab müüma.