Külalise küsimus hotellile: portaalist Inboxi

Miks	Vastata külalistele, kes esitasid küsimuse Guest Portalis: leida küsimus ühisest „Sõnumite“ järjekorrast ja vastata sama redaktoriga, mis e-kirjadelegi.
Kellele	Administraatoritele ja vastuvõtule, kes peavad külalistega kirjavahetust.
Mida saate	Külalise küsimus on leitud jaotisest „Sõnumid“, vastus on saadetud ühisest järjekorrast — ja külaline näeb seda oma portaali lehel.
Piirangud	Formaat on „küsimus → vastus“, mitte reaalajas vestlus. Külaline kirjutab piiride sees: kuni 2000 tähemärki sõnumi kohta ja kuni 30 sõnumit tunnis ühe broneeringu kohta.

Külalisel ei ole alati käeulatuses hotelli telefoninumber ega postkast, kuhu mugav kirjutada. Tal on aga olemas Guest Portal — oma broneeringu isiklik leht, kus küsimuse saab kohe kohapeal esitada. Küsimus jõuab hotellini ise ja satub ühisesse sõnumite järjekorda: edasi vastate sellele samamoodi nagu külalise e-kirjale.

Kuidas külaline küsimuse esitab

Külaline tuleb Guest Portali oma broneeringu isikliku lingi kaudu — ilma paroolita ja rakenduseta. Portaali lehel, täpselt seal, kus ta oma broneeringut näeb, kirjutab ta küsimuse ja saadab selle — midagi sellist nagu „millal on sisseregistreerimine?“ või „kas parkimine on olemas?“.

Hakata kirjutama võib külaline kohe: see, kas hotelli postkast on ühendatud, portaali küsimusi ei mõjuta. Külaline ei vali aadressi ega koosta e-kirja — ta jätab lihtsalt küsimuse oma broneeringu kohta.

Tulemus: külaline kirjutab oma portaalis ja küsimus jõuab hotellini ise — jaotisse „Sõnumid“.

Kus küsimus ilmub

Küsimus saabub jaotisse „Sõnumid“ — ühisesse järjekorda, kus külaliste e-kirjad ja portaali küsimused elavad kõrvuti. Edasi kulgeb küsimus üldise korra järgi: etapp „Uus“, vastutaja ja vastamise tähtaeg — samad, mis e-kirjadel. Kui just Teie järjekorda läbi käite, pole portaali küsimustele eraldi kohta vaja otsida — need on juba üldises loendis.

Allikat saab ära tunda, kui vestlus on avatud: vestluse päises seisab pealkirja kõrval allika ikoon. E-kirjal on ümbrik; portaalist tulnud küsimusel on vestlusmulli ikoon. Vestluste loendis on read ühesugused (nimi, pealkiri, eelvaade) — seepärast vaadake ikooni alles vestluse sees.

Kontekst tuleb kaasa kohe küsimusega: vestlus on seotud külalise profiiliga ja vestlusest paremal on plokid „Seotud külalisega“ ja „Hiljutised broneeringud“. Nendest näeb, kes kirjutab ja millise broneeringu kohta, juba enne esimest vastust.

Kuidas vastata

1. Avage vestlus jaotises „Sõnumid“ — küsimus on nähtav vestluse sees, nagu iga teine sõnum.
2. Vestluse all on sama redaktor, mis e-kirjadelgi: vahekaart „Vasta“, teksti kujundamine (paks, kaldkiri, allakriipsutus, lingid, loendid), „Manusta“ — faili lisamiseks ja „Mall“ — salvestatud teksti sisestamiseks.
3. Kirjutage vastus ja vajutage „Saada“ — nupp muutub aktiivseks, niipea kui kirjutuskastis on teksti.

Tulemus: vastus läheb külalisele Guest Portali — külaline näeb seda täpselt seal, kus ta küsimuse esitas. Eraldi vastamiskanalit seadistama ei pea.

Kui vastust tuleb enne kolleegiga kokku leppida, on vahekaardi „Vasta“ kõrval vahekaart „Märkus“ — see on mõeldud meeskonnale ja külaline seda ei näe.

Mida portaali küsimus ei tee

Formaat on „küsimus → vastus“, mitte vestlus reaalajas: külaline esitab küsimuse, Teie vastate järjekorrast siis, kui olete selle läbi töötanud. Kohest vestlust pole — ja külalisele ei tasu seda lubada: vastus ilmub portaali lehele siis, kui Teie olete selle saatnud ja külaline on portaali avanud. Tähtaegu hoiab vahepeal silma peal müügitoru: tähtaja ületanud vestlused on loendis punaseks märgitud.

Külalisel on olemas ka mahupiirid:

• sõnum — kuni 2000 tähemärki;
• kuni 30 sõnumit tunnis ühe broneeringu kohta.

Hotellile on see kaitse, mitte töö takistus: üks külaline ei saa järjekorda üle ujutada saja tühja sõnumiga ega lõputu pikkusega tekstiga. Neid piire külalisele eraldi teatama ei pea — tema jaoks on need lihtsalt küsimusvormi raamid.

Postkast pole vaja — välja arvatud sisenemiseks koodiga

Portaali küsimused jõuavad jaotisesse „Sõnumid“ ise: hotelli postkasti ühendamine hoolitseb külaliste e-kirjade vastuvõtu eest, mitte portaali küsimuste eest. Kui postkast ei ole veel ühendatud ja loendi kohal hõljub kollane teavitus „E-post pole ühendatud“, siis portaali küsimusi see ei puuduta — need saabuvad ka ilma selleta. Ainult küsimuste pärast pole hotelli postkasti vaja luua.

Vahe ilmneb ühes kohas — sisenemisel. Külaline jõuab portaali isikliku lingi kaudu ja kinnitab sisenemise e-kirjaga saadetud koodiga — koodid on aga väljaminevad e-kirjad: et need välja läheks, peab saatmine hotelli aadressilt olema seadistatud. Ilma selleta küsimus ei kao — aga külaline võib koodi kätte saamata jääda ega jõua portaali, kus see küsimus esitatakse. Kuidas postkast ühendada — artiklis Hotelli e-posti ühendamine.

Vaata ka

• Küsimused Guest Portalist — sama lugu „Sõnumite“ poolelt: kuidas küsimus ära tunda, kuidas vestlus üles ehitatud on ja kuidas vastus välja läheb.
• Külaliste sõnumid: üks Inbox — kuidas ühine järjekord üles ehitatud on: e-kirjad ja portaali küsimused kõrvuti.
• Külalise isiklik link: eelvaade ja uuendamine — kuidas külaline portaali jõuab ja mida teha, kui link on kadunud.