Külaliste sõnumid: üks Inbox

Miks	Hoida kõik külaliste pöördumised — e-kirjad ja Guest Portali küsimused — ühes aknas, et ükski küsimus ei läheks kaotsi.
Kellele	Administraatoritele, vastuvõtule ja kõigile, kes külalistele vastavad.
Mida saate	Te orienteerute jaotises „Sõnumid“: teate, kust vestlused tulevad, kuidas loendit filtreerida, kus paistab ületatud vastamise tähtaeg ja miks näeb vestluse kõrval külalise broneeringut.
Piirangud	See on jaotise ülevaade, mitte samm-sammuline juhend: e-posti ühendamine, müügitoru ja portaali küsimused on käsitletud eraldi artiklites (vt „Vaata ka“). Inboxil pole eraldi sõnumirakendusi — ainult hotelli e-post ja Guest Portal.

Inbox on PMS-i vasakus menüüs asuv jaotis „Sõnumid“. Ühes aknas kohtuvad kaks voogu: külaliste e-kirjad hotelli e-postile ja küsimused, mis külalised saadavad Guest Portali kaudu. Mõlemad vood jõuavad loendisse ise — pöördumisi pole vaja programmide vahel ümber kanda.

Mis jõuab Inboxi

Vestlusi on kaks tüüpi:

• Külaliste e-kirjad — hotelli postkastile saabuvad kirjad: küsimus hilise sisseregistreerimise kohta, palve hommikusöögi kohta, kaasasolevad dokumendid.
• Küsimused Guest Portalist — sõnumid, mis külaline saadab oma broneeringu kohta portaali kaudu.

Nii kirjad kui ka küsimused ilmuvad loendis ilma käsitsi ülekandeta: külalise küsimus portaalist jõuab hotelli Inboxi iseseisvalt.

Iga pöördumine on eraldi vestlus: kogu kirjavahetus ühe küsimuse kohta elab ühes kohas. Külalise sõnumid kannavad nime ja kuupäeva, hotelli vastused — märget „SINA“ ja sõna „Saadetud“. Manused avanevad otse vestluses: klõpsiga avanev pilt või allalaaditavate failide loend — fotod ja PDF-failid, kuni 25 MB faili kohta. Kirjavahetuse kõrval peab meeskond sündmuste logi: vestlus loodud, etapp vahetunud, vastutaja määratud. Samas hoiustatakse ka sisemärkmeid — külaline neid ei näe.

Kust vestlused tulevad

• Hotelli e-post. Inbox võtab kirju vastu postkastist, mille Te ise ühendate. Ühendamine on eraldi seadistus: postkasti aadress, IMAP- ja SMTP-serverid. Kuidas ühendada — artiklis Hotelli e-posti ühendamine. Kuni postkast pole ühendatud, kuvatakse loendi kohal kollane teavitus „E-post pole ühendatud“ nupuga „Seadista e-posti vastuvõtt“ — see viib seadistuste ekraanile „E-post ja sõnumirakendused“.
• Guest Portal. Broneeringut puudutav küsimus, mille külaline portaali kaudu saadab, jõuab Inboxi iseseisvalt — midagi pole vaja ühendada. Sellist vestlust käsitleb artikkel Küsimused Guest Portalist.

Allikas on näha otse vestluses — päise ikooni järgi: e-kirjal on üks ikoon, portaali küsimusel teine.

Mida Inboxis ei ole

• Sõnumirakendusi. Vestlused tulevad ainult hotelli e-postist ja Guest Portalist — sõnumirakenduste kirjavahetusi loendis ei ole.
• Reaalajas vestlust. Inbox töötab „küsimus → vastus“ formaadis: külaline kirjutab, hotell vastab, ajalugu jääb vestlusse. Aga see ei ole repliikide vahetus sekund ka sekundi järel — vastus läheb välja siis, kui ta on valmis.

Loend ja filtrid

Jaotise ekraanil on kolm veergu: vasakul vestluste loend, keskel avatud vestlus, paremal — kontaktikaart. Kuni vestlus pole valitud, näitab keskel vihjet „Valige vestlus vasakult“.

Loendi reas on külalise nimi, kuupäev, pealkiri, viimase sõnumi eelvaade ja etapp (näiteks „Uus“ või „Töötlemisel“). Kui vastamise tähtaeg on möödunud, paistab tähtaeg reas punasena — koos kella ikooni ja ületatud päevade arvuga.

Loendis orienteerumisel aitavad:

• Otsing — väli „Otsi pealkirjast ja sisust…“.
• Filtrid „Kanal“ ja „Aktiivne“ — kaks ripploendit vestluste kohal.
• Etappide segmendid — „Kõik / Avatud / Võidetud / Kaotatud“. Need on kuue etapiga müügitoru grupid: „Avatud“ all on tööetapid, „Võidetud“ — vestlused, mis lõppesid broneeringuga, „Kaotatud“ — ilma tulemuseta.
• Vastutuse segmendid — „Kõik / Minu / Ilma vastutajata“: kes vestlust juhib.
• Lüliti „Ainult tähtaja ületanud“. Igal vestlusel on vastamise tähtaeg — SLA; vaikimisi on see 8 tundi. Tähtaja ületanud vestlused eristuvad loendis punase märgi järgi, lüliti aga jätab ekraanile ainult need.
• Lüliti „Näita OTA-teavitusi“ — tehnilised teavitused kanalitest.

Külalise broneering vestluse kõrval

Vestlusest paremal on kontaktikaart: kes kirjutab, ja plokk „Hiljutised broneeringud“ — kuupäevad, toatüüp, olek ja kogusumma. Vastus sünnib koos kontekstiga: näha on, kes külaline on, millal ta saabub ja mis on broneeritud — Plannerit pole selleks vaja avada. Küsib külaline hommikusöögi kohta — vastate tema broneeringu põhjal, mitte üldsõnadega.

Vestluse saab siduda külalise profiiliga — plokk „Seotud külalisega“ samas veerus. Mis broneeringukaardil endas asub — artiklis Broneeringukaart: mis seal sees on.

Vaata ka

• Hotelli e-posti ühendamine — ühendage postkast, et külaliste e-kirjad jõuaksid Inboxi.
• Müügitoru ja vastutaja: kuidas küsimus tulemuseni jõuab — kuus etappi, vastutaja ja vastamise tähtaeg.
• Küsimused Guest Portalist — kuidas broneeringu kohta käivad küsimused saabuvad ja kuidas saata vastus.