Wiadomości gości: jeden Inbox

Po co	Trzymać wszystkie zgłoszenia gości — maile i pytania z Guest Portalu — w jednym oknie i nie gubić żadnego pytania.
Dla kogo	Administratorom, recepcji i wszystkim, którzy odpowiadają gościom.
Co uzyskasz	Orientujesz się w sekcji „Wiadomości”: wiesz, skąd przychodzą rozmowy, jak filtrować listę, gdzie widać przeterminowany czas na odpowiedź i dlaczego obok rozmowy widać rezerwację gościa.
Ograniczenia	To przegląd sekcji, a nie instrukcja krok po kroku: podłączenie poczty, pipeline i pytania z portalu omawiają osobne artykuły (zob. „Zobacz też”). Inbox nie ma osobnych komunikatorów — tylko pocztę hotelu i Guest Portal.

Inbox to sekcja „Wiadomości” w lewym menu PMS. W jednym oknie spotykają się dwa strumienie: maile gości na pocztę hotelu oraz pytania, które goście wysyłają przez Guest Portal. Oba strumienie trafiają na listę same — nie trzeba rozdzielać zgłoszeń między różne programy.

Co trafia do Inboxu

Dwa rodzaje rozmów:

• Maile gości — listy, które przychodzą na skrzynkę hotelu: pytanie o późne zameldowanie, prośba dotycząca śniadania, dołączone dokumenty.
• Pytania z Guest Portalu — wiadomości, które gość wysyła o swojej rezerwacji przez portal.

I maile, i pytania pojawiają się na liście bez ręcznego przenoszenia: pytanie gościa z portalu wpada do Inboxu hotelu samo.

Każde zgłoszenie to wątek: cała korespondencja w jednej sprawie żyje w jednym miejscu. Wiadomości gościa podpisane są jego imieniem i datą, odpowiedzi hotelu — oznaczeniem „TY” i dopiskiem „Wysłano”. Załączniki otwierają się prosto w wątku: klikalny obrazek albo lista plików do pobrania — zdjęcia i PDF, do 25 MB na plik. Obok korespondencji zespół prowadzi dziennik: wątek utworzony, etap zmieniony, wyznaczona osoba odpowiedzialna. Tam też przechowywane są wewnętrzne notatki — gość ich nie widzi.

Skąd biorą się rozmowy

• Poczta hotelu. Inbox przyjmuje maile ze skrzynki, którą podłączasz sam. Podłączenie to osobne ustawienie: adres skrzynki, serwery IMAP i SMTP. Jak podłączyć — w artykule Podłącz pocztę hotelu. Dopóki skrzynka nie jest podłączona, nad listą wisi żółty baner „Poczta nie jest podłączona” z przyciskiem „Skonfiguruj odbiór poczty” — prowadzi on do ekranu ustawień „Poczta i komunikatory”.
• Guest Portal. Pytanie o rezerwację, wysłane przez gościa przez portal, przychodzi do Inboxu samo — niczego nie trzeba podłączać. Taka rozmowa jest omówiona w artykule Pytania z Guest Portalu.

Źródło widać wprost w wątku — po ikonie w nagłówku: dla maila jedna ikona, dla pytania z portalu inna.

Czego w Inboxie nie ma

• Komunikatorów. Rozmowy przychodzą tylko z poczty hotelu i z Guest Portalu — wątków z komunikatorów na liście nie ma.
• Rozmów w czasie rzeczywistym. Inbox działa w formacie „pytanie → odpowiedź”: gość pisze, hotel odpowiada, historia zostaje w wątku. Ale to nie wymiana replik co do sekundy — odpowiedź wychodzi, kiedy jest gotowa.

Lista i filtry

Ekran sekcji to trzy kolumny: po lewej lista rozmów, w środku wątek wybranej rozmowy, po prawej — karta kontaktu. Dopóki żadna rozmowa nie jest wybrana, w środku wisi podpowiedź „Wybierz rozmowę po lewej”.

W wierszu listy — imię gościa, data, temat, podgląd ostatniej wiadomości i etap (na przykład „Nowe” albo „W toku”). Jeśli czas na odpowiedź minął, termin świeci na czerwono — z ikoną zegara i liczbą dni po terminie.

Do pracy z listą służą:

• Szukaj — pole „Szukaj w temacie, imieniu lub e-mailu…”.
• Filtry „Kanał” i „Aktywne” — dwie listy rozwijane nad rozmowami.
• Segmenty etapów — „Wszystkie / Otwarte / Wygrane / Przegrane”. To grupy pipeline’u z sześciu etapów: w „Otwarte” — etapy robocze, w „Wygrane” — rozmowy zakończone rezerwacją, w „Przegrane” — bez rezultatu.
• Segmenty przypisania — „Wszystkie / Moje / Nieprzypisane”: kto prowadzi rozmowę.
• Przełącznik „Tylko przeterminowane SLA”. Każda rozmowa ma czas na odpowiedź — SLA; domyślnie 8 godzin. Przeterminowane rozmowy widać na liście po czerwonym oznaczeniu, a przełącznik zostawia na ekranie tylko je.
• Przełącznik „Pokaż powiadomienia OTA” — powiadomienia serwisowe od kanałów.

Rezerwacje gościa obok rozmowy

Na prawo od wątku — karta kontaktu: kto pisze, oraz blok „Ostatnie rezerwacje” — daty, typ pokoju, status i kwota. Odpowiedź piszesz z kontekstem: widać, kim jest gość, kiedy przyjeżdża i co ma zarezerwowane — w tym celu nie musisz otwierać Plannera. Gość pyta o śniadanie — odpowiadasz na podstawie jego rezerwacji, a nie ogólnikami.

Rozmowę można powiązać z profilem gościa — blok „Powiązane z gościem” w tej samej kolumnie. Co jest w samej rezerwacji — w artykule Karta rezerwacji: co jest w środku.

Zobacz też

• Podłącz pocztę hotelu — podłącz skrzynkę, żeby maile gości trafiały do Inboxu.
• Pipeline i osoba odpowiedzialna: doprowadź pytanie do rezultatu — sześć etapów, osoba odpowiedzialna i czas na odpowiedź.
• Pytania z Guest Portalu — jak przychodzą pytania o rezerwację i jak wysłać odpowiedź.