Karta rezerwacji: co jest w środku


Po co	Znajdować w rezerwacji potrzebne rzeczy na pierwszy rzut oka: pokoje i gości, pieniądze, stawkę, usługi, dokumenty i historię — bez przeszukiwania sekcji.
Dla kogo	Pracownikom recepcji i administratorom, którzy codziennie pracują z rezerwacjami.
Co uzyskasz	„Mapę” karty rezerwacji: co gdzie leży, jakie działania są dostępne z nagłówka i gdzie iść po każdą sprawę.
Ograniczenia	To przegląd orientacyjny, a nie scenariusz: operacje krok po kroku — zameldowanie, zmiany, usługi — opisano w osobnych artykułach (zob. „Zobacz też”). Przyjmowanie płatności omawia artykuł Przyjmij płatność za rezerwację, płatność online i depozyt — artykuł Link do płatności online.

Karta rezerwacji to stanowisko pracy recepcji. Wszystko o jednym pobycie zebrało się na jednym ekranie: u góry — status, rezerwujący, daty i pieniądze, niżej — dwanaście zakładek, od pokoi i gości po stawkę i historię.

Karta jest jedna na całą rezerwację: jeśli pokoi jest kilka, ich bloki żyją razem na zakładce „Pokoje i goście” — osobnych kart na każdy pokój nie ma. Większość dnia mija na trzech–czterech zakładkach, ale warto zawczasu wiedzieć, co gdzie leży: wtedy każde zadanie załatwia się parą kliknięć.

Jak otworzyć kartę

Drogi są dwie:

Z listy „Rezerwacje” w lewym menu — kliknięcie wiersza rezerwacji otwiera kartę.
Z Plannera — kliknięcie paska rezerwacji. Po najechaniu na pasek pojawia się mini-karta z szybkimi działaniami: „Zamelduj” prowadzi do procedury zameldowania, „Otwórz” — do pełnej karty.

Obie drogi prowadzą do tej samej karty — rezerwacja w systemie jest jedna, niezależnie od tego, gdzie ją otworzysz.

Rezultat: karta otwarta na osobnym ekranie; w nagłówku — numer rezerwacji i wiersz „Utworzono” z datą i godziną.

Nagłówek: status, rezerwujący, daty, finanse

W nagłówku karty:

Menu statusu — przycisk bieżącego statusu, na przykład „Potwierdzona ▾”. Tutaj zmienia się status i tu również anulujesz rezerwację: osobnego przycisku „Anuluj rezerwację” na karcie nie ma — przy anulowaniu system poprosi o potwierdzenie i zaproponuje wysłanie gościowi vouchera. Droga przez statusy — w artykule Zmień lub anuluj rezerwację.
„Tagi” — oznacz rezerwację etykietą, żeby łatwiej było ją później znaleźć.
„Dokumenty ▾” — szybkie przejście do dokumentów rezerwacji.
„Guest Portal ▾” — dwie pozycje: „Otwórz jako gość (podgląd)” — zobaczyć rezerwację oczami gościa — i „Odśwież link” (odświeżenie linku do portalu).

Pod przyciskami — trzy bloki:

„Rezerwujący” — kto złożył rezerwację. Przyciski „Edytuj gościa” i „Zmień rezerwującego”; obok pola „Agencja” i „Firma” — dla rezerwacji przez partnera.
„Zameldowanie → Wymeldowanie” — daty i godziny pobytu (domyślnie 14:00 i 11:00); liczbę nocy system liczy sam, a przycisk „Zmień daty pobytu” przenosi pobyt.
„Finanse” — pieniądze rezerwacji na bieżący moment: „Razem”, „Opłacono”, „Do zapłaty” i rozbiórka „Pobyt” / „Usługi dodatkowe”. Kwoty przeliczają się same: dodasz usługę — ona od razu wpada do „Do zapłaty”.

Finansowe podsumowanie w nagłówku to najgorętsza część karty: gość na recepcji pyta o płatność — odpowiedź jest tutaj, bez otwierania zakładek.

Dwanaście zakładek: co gdzie leży

Zakładki trzymają jeden porządek — oto krótki obchód każdej z nich.

Pokoje i goście — główna robocza zakładka. Pokoje rezerwacji: typ pokoju, fizyczny pokój, planowe i faktyczne godziny zameldowania i wymeldowania; przyciski „Dodaj pokój”, „Zmień typ i pokój” i „Zmień cenę” — ręczna cena i zniżka dla pokoju ustawiają się tamże. Niżej — goście: kontakty i „Edytuj gościa”, przy każdym gościu przyciski „Zamelduj” i „Wymelduj”, plus „Dodaj gościa”. Procedura — w Zameldowanie i wymeldowanie gościa, profile — w Goście.
Płatności — przyjmowanie pieniędzy za rezerwację: „Dodaj płatność” i „Utwórz link do płatności”. W formularzu płatności — kwota, data, typ operacji („Płatność” albo „Zwrot”) i status. Niżej — blok „Przedautoryzacja” dla depozytu rezerwacji i podsumowanie „Kwota / Opłacono / Do zapłaty”; zapisami płatności zajmuje się artykuł Przyjmij płatność za rezerwację, depozyt i płatność online — Link do płatności online.
Stawka — zastosowany plan cenowy; przy bieżącej widnieje gwiazdka, zmienia się go selektorem i przyciskiem „Zapisz”. Niżej — „Rozbicie po dniach”: Data · Typ pokoju · Stawka · Pobyt · Wyżywienie · Podatki · Usługi dodatkowe · Zniżka · Razem — widać, z czego złożyła się cena każdej nocy.
Polityka anulowania — selektor polityki anulowania z przyciskiem „Zapisz” oraz „Historia polityk” rezerwacji: jakie zasady obowiązywały wcześniej. Dopóki polityka nie jest wybrana, zakładka zgłosi, że tekstu polityki nie ma.
Usługi dodatkowe — usługi z katalogu usług, dodane do rezerwacji: transfer, wyżywienie, parking. Jak dodać i co stanie się z sumą — w Usługi w rezerwacji: dodać albo sprzedać na recepcji.
Wyżywienie — plan wyżywienia rezerwacji: selektor i „Zapisz plan wyżywienia”, posiłki według dni — „Dodaj posiłek”. Jeśli cena planu nie jest ustawiona, zakładka ostrzeże.
Opłata miejscowa — naliczanie opłaty miejscowej za rezerwację; jeśli opłata jeszcze nie została policzona, zakładka ostrzeże.
Dokumenty — dokumenty dołączone do rezerwacji; pusta zakładka znaczy, że na razie ich nie ma.
Notatki — wewnętrzne notatki o rezerwacji: pole „Treść notatki…” i lista niżej. Przycisk „Dodaj notatkę” aktywuje się, gdy w polu pojawi się tekst.
Wiadomości — ręczne wysyłki do gościa: „Wyślij voucher” i „Wyślij e-mail”. Niżej — „Historia wysyłek”: data, status, odbiorca, szablon. Pusta historia znaczy, że gościowi jeszcze nic nie wysłano.
Historia — kronika rezerwacji: każdy wpis to zdarzenie z datą, wynikiem i źródłem, od „Rezerwacja utworzona” po najnowsze zmiany. Treść wpisu można rozwinąć i skopiować.
Informacje z kanału — dla rezerwacji z kanałów: informacje, które kanał przekazał razem z rezerwacją. Takie rezerwacje na siatce poznaje się po ikonie kanału OTA na pasku.

Żelazna zasada dnia na recepcji: status i anulowanie — przez menu statusu w nagłówku, zameldowanie i wymeldowanie — przyciskami przy gościu, usługi — przez zakładkę „Usługi dodatkowe”. Jeśli czegoś nie można znaleźć — zacznij od zakładki „Pokoje i goście”: to, czego szukasz, najczęściej leży właśnie tam.

Zobacz też

Zmień lub anuluj rezerwację — daty, pokój, status i anulowanie przez menu statusu.
Usługi w rezerwacji: dodać albo sprzedać na recepcji — dodaj usługę i zobacz, jak przeliczy się suma.
Osobisty link gościa: podgląd i odświeżenie — przycisk „Guest Portal ▾”: otwórz portal oczami gościa i odśwież link.