Profil gościa: historia, notatki, pliki i duplikaty


Po co	Trzymać wszystko o gościu w jednym miejscu: dane osobowe i paszport pod ręką, pobyty jako historia, ustalenia w notatkach, dokumenty jako pliki.
Dla kogo	Administratorom i pracownikom recepcji, którzy zakładają gości, przygotowują przyjazdy i odpowiadają na pytania o przeszłe pobyty.
Co uzyskasz	Profil gościa wypełniony bez ręcznego wpisywania, duplikaty scalone w jeden profil, powracający gość znaleziony wyszukiwaniem w kilka kliknięć.
Ograniczenia	Dopasowania-duplikaty szukane są po paszporcie, e-mailu i telefonie. Paszport rozpoznany ze zdjęcia trzeba porównać z oryginałem — zwłaszcza pisany alfabetem łacińskim. Notatki w profilu są wewnętrzne, dla zespołu.

Profil gościa to zapis osoby w HotelsCalendar. Mieszka w sekcji „Goście” i dołącza do każdej rezerwacji, w której ten gość jest wskazany. Jeden gość — jeden profil: cokolwiek gość wypełni w Guest Portalu i cokolwiek dzieje się z jego rezerwacjami, wszystko osiada w jednym profilu.

Profil służy obu stronom recepcji. Z jednej strony oszczędza czas przy zameldowaniu: paszport rozpoznaje się ze zdjęcia, a stałego gościa znajduje wyszukiwanie w kilka sekund. Z drugiej — profil przechowuje pamięć obiektu: kiedy i gdzie człowiek się zatrzymywał, o czym umawialiście się ostatnim razem i co jest ważne, żeby nie zapomnieć przed kolejnym przyjazdem.

W artykule — co dokładnie przechowuje profil, jak wypełnić paszport bez ręcznego wpisywania i jak nie mnożyć duplikatów.

Co przechowuje profil gościa

W profilu — pięć warstw danych, i każda pojawia się własną drogą: część wpisuje zespół, część przychodzi od gościa, a historia zbiera się sama.

Dane osobowe. Nazwisko, imię i drugie imię, kontakty — „Telefon” i „E-mail”, a także „Kraj”, „Język”, „Data urodzenia”, „Miejsce urodzenia” i „Płeć”. To dokładnie te pola, które wypełniasz przy tworzeniu gościa w oknie „Profil gościa”.
Dane paszportowe. Idą osobnym blokiem i są chronione: pola paszportowe szyfrowane są na poziomie aplikacji (AES-256). Jak działa ta ochrona — w artykule Jak chronione są dane paszportowe gości.
Historia rezerwacji. Przeszłe i bieżące pobyty widać w profilu: kiedy i w jakich rezerwacjach człowiek się zatrzymywał.
Karta meldunkowa online. To, co gość wypełnił sam przed przyjazdem — osoby towarzyszące i dokumenty — też mieszka w profilu gościa.
Notatki i pliki. Wewnętrzne zapiski zespołu i dokumenty gościa — o nich niżej.

Rozpoznaj paszport ze zdjęcia

Dane paszportowe to najbardziej uciążliwa część rejestracji: długie numery, alfabet łaciński — ani jednej litery nie wolno pomylić. Przycisk „Rozpoznaj ze zdjęcia” w bloku paszportowym profilu gościa wypełnia pola ze skanu lub zdjęcia paszportu — ręcznie wpisywać nic nie trzeba.

Otwórz profil gościa: z sekcji „Goście” — albo z rezerwacji, zakładka „Pokoje i goście”, przycisk „Edytuj gościa”.
W bloku paszportowym naciśnij „Rozpoznaj ze zdjęcia” i podstaw skan lub zdjęcie paszportu.
Pola bloku paszportowego wypełnią się rozpoznanymi wartościami.
Porównaj rozpoznane z oryginałem — zwłaszcza gdy paszport jest w alfabecie łacińskim.
Popraw nieścisłości i naciśnij „Zapisz”.

Rezultat: dane wypełnione bez ręcznego wpisywania, a porównanie z oryginałem to obowiązkowy krok, a nie ostrożność na zapas: rozpoznawanie pomaga, ale ostatnie słowo należy do człowieka.

Duplikaty i scalanie

Dwa profile jednej osoby to zwykła historia: dziś gość rezerwował sam na stronie, jutro recepcja utworzy rezerwację za niego — i nazwisko zapisze się odrobinę inaczej. System znajduje takie powtórzenia sam: dopasowania szukane są po paszporcie, e-mailu i telefonie — samo zbieżne imię lub nazwisko nie wystarczy, by uznać profil za duplikat.

Znalezione duplikaty scalają się w jeden profil. Historia pobytów przy scalaniu nie ginie i nie rozdrabnia się: pobyty gościa zbierają się w jednym profilu, zamiast rozpraszać się po kilku „połówkach”. Dla obiektu oznacza to prostą rzecz: ilekroć gość wraca i skądkolwiek przychodzi rezerwacja — strona czy recepcja — historię i notatki sprawdzasz w jednym miejscu.

Notatki i pliki

Notatki — wewnętrzne zapiski zespołu: ustalenia i preferencje, które warto zachować między przyjazdami — ulubiony pokój, ustalenie o późnym wymeldowaniu, wygodny sposób kontaktu. To robocze narzędzie obiektu: gość notatek profilu nie widzi.

Pliki — dokumenty dołączone do gościa. Część przychodzi od samego gościa: w Guest Portalu wgrywa dokumenty sam, a pliki trafiają do jego profilu — zespół widzi je bez proszenia kogokolwiek o przesłanie ich prywatnie. Na recepcji dokumenty przydają się w dniu przyjazdu: z rezerwacji na drukarkę wychodzą voucher i skany dokumentów gościa.

Powracający gość

Gość przyjeżdża drugi raz — niczego nie trzeba wypełniać od nowa.

Zacznij rezerwację jak zwykle — z komórki Plannera albo przyciskiem „Nowa rezerwacja”.
W bloku „Gość” zacznij wpisywać nazwisko: wyszukiwanie podpowiada dopasowania po nazwisku, imieniu lub telefonie (w pełnym formularzu wyszukiwanie obejmuje też e-mail).
Wybierz gościa z podpowiedzi — profil podstawi się do rezerwacji sam.
Przycisk „Nowy gość” — tylko dla osób, których jeszcze nie ma w systemie.

Rezultat: powracający gość poznawany jest po kontaktach, a jego przeszłe pobyty leżą już w profilu — niczego nie trzeba wpisywać od nowa, historia pod ręką od razu.

Z tego samego wyszukiwania korzysta się też bez rezerwacji: otwórz sekcję „Goście” i znajdź człowieka po nazwisku, imieniu lub telefonie — profil otworzy się z całą historią.

Zobacz też

Przygotowanie gości do przyjazdu: osoby towarzyszące i dokumenty — co gość wypełnia sam przed przyjazdem; to wszystko osiada w profilu gościa.
Karta rezerwacji: co jest w środku — gdzie w rezerwacji mieszka gość i skąd otwiera się jego profil.
Wiadomości gości: jeden Inbox — z rozmowy z gościem widać, z jakim profilem jest powiązany, i jego ostatnie rezerwacje.