Viesa profils: vēsture, piezīmes, faili un dublējumi

Kāpēc	Turēt visu par viesi vienā vietā: anketa un pase — pa rokai, uzturēšanās — kā vēsture, vienošanās — piezīmēs, dokumenti — failos.
Kam	Administratoriem un recepcijas darbiniekiem, kas ievada viesus, sagatavo ierašanos un atbild uz jautājumiem par iepriekšējām uzturēšanās reizēm.
Ko iegūsiet	Viesa profils aizpildīts bez manuālas ievades, dublējumi sapludināti vienā profilā, atkārtotais viesis atrasts ar pāris klikšķiem.
Ierobežojumi	Dublējumu atbilstības meklē pēc pases, e-pasta un tālruņa. No fotogrāfijas atpazīto pasi salīdzina ar oriģinālu — it īpaši latīņu burtus. Profila piezīmes ir iekšējas — tikai komandai.

Viesa profils ir cilvēka ieraksts HotelsCalendar. Tas atrodas sadaļā „Viesi” un pievienojas katram rezervējumam, kurā šis viesis norādīts. Viens viesis — viens profils: neatkarīgi no tā, ko viesis aizpilda Viesu portālā un kas notiek ar viņa rezervējumiem, viss nonāk vienā profilā.

Profils noder abās recepcijas pusēs. No vienas puses, tas ietaupa laiku reģistrēšanās brīdī: pase tiek atpazīta no fotogrāfijas, bet atkārtoto viesi atrod ar meklēšanu pāris sekundēs. No otras puses, tas saglabā viesnīcas atmiņu: kur un kad cilvēks uzturējies, par ko pēdējoreiz vienojāties un ko ir svarīgi neaizmirst līdz nākamajai ierašanai.

Rakstā — kas tieši glabājas profilā, kā aizpildīt pases datus bez manuālas ievades un kā izvairīties no dublējumiem viesu sarakstā.

Kas tiek glabāts viesa profilā

Profilā — pieci datu slāņi, un katrs nonāk profilā savā ceļā: daļu ievada komanda, daļu atsūta pats viesis, bet vēsture savācas pati.

• Anketa. Uzvārds, vārds un tēvvārds, kontakti — „Tālrunis” un „E-pasts”, kā arī „Valsts”, „Valoda”, „Dzimšanas datums”, „Dzimšanas vieta” un „Dzimums”. Tieši šos laukus aizpildāt, veidojot jaunu viesi logā „Viesa profils”.
• Pases dati. Glabājas atsevišķā blokā un ir aizsargāti: pases lauki tiek šifrēti lietotnes līmenī (AES-256). Kā tas darbojas — rakstā Kā tiek aizsargāti viesu pases dati.
• Rezervējumu vēsture. Iepriekšējās un pašreizējās uzturēšanās redzamas profilā: kad un kuros rezervējumos cilvēks uzturējies.
• Tiešsaistes anketa. Arī tas, ko viesis pirms ierašanās aizpilda pats — pavadoņi un dokumenti, — glabājas viesa profilā.
• Piezīmes un faili. Komandas iekšējās atzīmes un viesa dokumenti — par abiem tālāk.

Atpazīt pasi no fotogrāfijas

Pases dati ir reģistrācijas garlaicīgākā daļa: gari numuri, latīņu burti — un neviens lieks burts. Poga „Atpazīt no fotogrāfijas” viesa profila pases datu blokā aizpilda laukus no pases skanējuma vai fotogrāfijas — nekas nav jāraksta ar rokām.

1. Atveriet viesa profilu: no sadaļas „Viesi” — vai no rezervējuma: cilne „Numuri un viesi”, poga „Rediģēt viesi”.
2. Pases datu blokā nospiediet „Atpazīt no fotogrāfijas” un pievienojiet pases skanējumu vai fotogrāfiju.
3. Pases datu bloka lauki aizpildīsies ar atpazītajiem datiem.
4. Salīdziniet atpazīto ar oriģinālu — it īpaši, ja pase ir latīņu burtos.
5. Izlabojiet neprecizitātes un nospiediet „Saglabāt”.

Rezultāts: anketa aizpildīta bez manuālas ievades, bet salīdzināšana ar oriģinālu ir obligāts solis, nevis lieka uzmanība: atpazīšana palīdz, taču pēdējā pārbaude paliek cilvēkam.

Dublējumi un sapludināšana

Divi profili vienam cilvēkam ir parasta situācija: šodien viesis rezervēja pats vietnē, rīt rezervējumu viņa vietā izveidoja recepcija — un uzvārds ierakstījās nedaudz citādi. Sistēma šādus atkārtojumus atrod pati: atbilstības meklē pēc pases, e-pasta un tālruņa — viena sakrītoša vārda dublējumam nepietiek.

Atrastie dublējumi saplūst vienā profilā. Sapludināšanas laikā uzturēšanās vēsture nepazūd un nesadalās: viesa uzturēšanās savācas vienā profilā, nevis izklīst pa vairākām „pusēm”. Viesnīcai tas nozīmē vienkāršu lietu: cik reizes viesis arī atgriežas un no kurienes rezervējums arī nāk — no vietnes vai no recepcijas, — vēsture un piezīmes meklējamas vienā vietā.

Piezīmes un faili

Piezīmes ir komandas iekšējās atzīmes: vienošanās un vēlmes, kas jāpatur starp ierašanām — iecienīts numurs, vienošanās par vēlu izrakstīšanos, ērtākais saziņas ceļš. Tas ir viesnīcas darba rīks: viesis profila piezīmes neredz.

Faili ir dokumenti, kas piesaistīti viesim. Daļu atsūta pats viesis: Viesu portālā viņš augšupielādē dokumentus pats, un faili nonāk viņa profilā — komanda tos redz bez lūgumiem sūtīt tos atsevišķi. Recepcijā dokumenti noder ierašanās dienā: pēc rezervējuma uz printeri izdrukā vaučeru un viesa dokumentu skanējumus.

Atkārtots viesis

Viesis ierodas otreiz — anketu no jauna aizpildīt nevajag.

1. Sāciet rezervējumu kā parasti — no šūnas Planner režģī vai ar pogu „Jauns rezervējums”.
2. Bloka „Viesis” meklēšanā sāciet rakstīt uzvārdu: meklēšana piedāvā atbilstības pēc uzvārda, vārda vai tālruņa (pilnajā formā meklē arī pēc e-pasta).
3. Izvēlieties viesi no ieteikumiem — profils rezervējumā ievietojas pats.
4. Poga „Jauns viesis” — tikai cilvēkiem, kas sistēmā vēl nav ierakstīti.

Rezultāts: atkārtoto viesi atpazīst pēc kontaktiem, un viņa iepriekšējās uzturēšanās jau ir profilā — nekas nav jāievada no jauna, vēsture ir pa rokai uzreiz.

Ar to pašu meklēšanu var iztikt arī bez rezervējuma: atveriet sadaļu „Viesi” un atrodiet cilvēku pēc uzvārda, vārda vai tālruņa — profils atvērsies ar visu vēsturi.

Skatiet arī

• Tiešsaistes sagatavošanās ierašanai: pavadoņi un dokumenti — ko viesis aizpilda pats pirms ierašanās; viss tas nonāk viesa profilā.
• Rezervējuma kartīte: kas iekšā — kur rezervējumā dzīvo viesis un no kurienes atveras viņa profils.
• Viesu ziņojumi: viens Inbox — sarunā ar viesi redzams, ar kuru profilu tā saistīta, un viesa pēdējie rezervējumi.