Rezervāciju plūsma un atbildīgais: no jautājuma līdz rezultātam


Kāpēc	Turēt viesu jautājumu acu priekšā līdz rezultātam: redzams, kas ir atbildīgais, kurā posmā jautājums atrodas un vai atbildes slieksnis nav nokavēts — un nogādāt to līdz rezervējumam vai līdz aizvēršanai.
Kam	Administratoriem un recepcijas darbiniekiem, kas atbild uz viesu vēstulēm un jautājumiem.
Ko iegūsiet	Sarunas darba cikls: piešķirt atbildīgo, pavirzīt posmus pa sešposmu plūsmu, iekļauties atbildes slieksnī un apstrādāto noglabāt arhīvā.
Ierobežojumi	Posmu un atbildīgo maina ar rokām; automātiskas arhivēšanas nav — tikai poga „Arhīvs”. Atbildes slieksnis pēc noklusējuma ir 8 stundas; pielikumi — faili līdz 25 MB.

Viesu jautājums — vēstule uz viesnīcas pastkasti vai ziņojums no Viesu portāla (Guest Portal) — nonāk sadaļā „Ziņas” un dzīvo tur līdz rezultātam. Katrai sarunai ir atbildīgais un plūsmas posms, bet atbildes slieksnis pēc noklusējuma ir 8 stundas. Ja pasts vēl nav pieslēgts, viesu vēstules kopīgajā Inbox nenonāks — sāciet ar rakstu Kā pieslēgt viesnīcas pastu.

Saruna: kas tajā redzams

Izvēlieties sarunu sarakstā kreisajā pusē — tā atveras ekrāna vidū.

Ziņojumi — viesu vēstules un jautājumi, zem tiem Jūsu atbildes: uz tām ir birka „JŪS” un atzīme „Nosūtīts”. Pielikumi redzami tieši sarunā: attēli atveras ar klikšķi, failus var lejupielādēt.
Komandas žurnāls — sistēmas ieraksti kursīvā, sagrupēti pa datumiem: „Sarakste izveidota”, „Posms: ”, „Piešķirts atbildīgais: ”, „Atbildīgais noņemts”. Pēc žurnāla redzama jautājuma vēsture — kas un ko mainīja, pat neiedziļinoties ziņojumos.
Galvene — sarunas tēma, pogas „Kontakts” un „Arhīvs”, posma nozīmīte un atbildīgā nozīmīte.

Jautājumi no Viesu portāla nonāk tajā pašā Inbox, un ar tiem strādā tāpat — ar ko šāda saruna atšķiras, izklāstīts rakstā Jautājumi no Viesu portāla.

Rezultāts: saruna atbild uz trim jautājumiem — ko rakstīja viesis, kas vada jautājumu un kas ar to noticis.

Atbildīgais: kas vada jautājumu

Atveriet sarunu un klikšķiniet uz atbildīgā nozīmītes zem galvenes — piemēram, „Nav piešķirts”.
Izvēlnē „Izvēlēties atbildīgo” atrodiet darbinieku ar meklēšanu un izvēlieties viņu.

Piešķiršana un noņemšana tiek ierakstīta sarunas žurnālā: „Piešķirts atbildīgais: …”, „Atbildīgais noņemts”.

Virs sarunu saraksta ir segments „Manas”: tajā tikai sarunas, kas piešķirtas Jums. Blakus — „Bez atbildīgā”: jautājumi, kuriem neviens neseko līdzi. Ieskatieties tur maiņas sākumā, lai nekas netiktu aizmirsts.

Rezultāts: jautājumam ir vārds — piešķirtais darbinieks to atradīs savā segmentā „Manas”.

Seši plūsmas posmi

Posms ir nozīmīte-poga sarunas galvenē. Klikšķis uz tās atver izvēlni posma maiņai: pašreizējais posms atzīmēts ar ķeksīti, pārējie sagrupēti pēc nozīmes.

„Atvērtas” — „Jauns”, „Darbā”, „Piedāvājums nosūtīts”, „Gaida maksājumu”: jautājums vēl nav aizvērts.
„Iegūtas” — „Rezervējums apstiprināts”: jautājums beidzās ar apstiprinātu rezervējumu.
„Neizdevušās” — „Neizdevušās”: viesis atteicās vai neatbildēja.

Tipisks ceļš: ņēmāt jautājumu darbā — posms „Darbā”; nosūtījāt variantu un cenu — „Piedāvājums nosūtīts”; viesis gatavojas maksāt — „Gaida maksājumu”. Posmu maināt paši, ar to pašu izvēlni.

Tās pašas grupas atrodas arī filtra segmentos virs saraksta — „Visas / Atvērtas / Iegūtas / Neizdevušās”: grupā „Atvērtas” redzams, kas viesnīcā vēl ir darbā.

Rezultāts: posms ir īss jautājuma statuss visai komandai, un filtrs pa grupām parāda, kas nav aizvērts.

Atbildes slieksnis: 8 stundu SLA

Atbilde viesim pēc noklusējuma — 8 stundu laikā no jautājuma brīža.
Nokavējums redzams sarunu sarakstā: rindai parādās sarkans indikators — pulksteņa ikona un laiks („3 d.”, „8 d.” — stundas plus dienas).
Pārslēgs „Tikai nokavētie SLA” atstāj sarakstā vienīgi nokavētās sarunas — ātrs veids, kā dienu sākt ar vispamestāko jautājumu.
Pašā sarunā atsevišķa laika skaitītāja nav — laiku nolasa no saraksta.

Rezultāts: astoņas stundas — orientieris pēc noklusējuma; nokavēto izceļ sarkanā krāsā, un visu to savāc viens pārslēgs.

Atbilde viesim

Atveriet sarunu — zem ziņojumiem atrodas redaktors ar cilnēm „Atbildēt” un „Piezīme”.
Cilnē „Atbildēt” pārbaudiet adresi rindā „No:” un uzrakstiet atbildi.
Vajadzības gadījumā formatējiet tekstu: treknraksts, kursīvs, pasvītrojums, saites, saraksti.
Failu pievieno ar pogu „Pievienot”: fotogrāfijas un PDF, līdz 25 MB vienam failam.
Poga „Veidne” ievietos gatavu vēstules sagatavi — atliks vien to pielāgot konkrētajam jautājumam.
Nospiediet „Sūtīt”.

Cilne „Piezīme” ir paredzēta komandai: piezīmi viesis neredzēs — tā saglabāsies sarunas žurnālā.

Rezultāts: atbilde aiziet no rindā „No:” norādītās adreses, faili pievienojas atbildei, bet iekšējās piezīmes dzīvo sadaļā „Piezīme”.

No jautājuma — uz rezervējumu

Pa labi no sarunas — kontakta kartīte: veids („Viesis”), bloks „Saistīts ar viesi” ar saiti uz profilu un pogu „Atsaistīt”, zemāk — „Pēdējie rezervējumi”: datumi, numura veids, statuss un summa. Pirms atbildat, ieskatieties tur: ja viesis raksta par esošu rezervējumu, konteksts jau ir acu priekšā.

Tālāk — pa plūsmu:

Atbildiet uz jautājumu — variants, cena, nosacījumi — un pārslēdziet posmu uz „Piedāvājums nosūtīts”.
Kad rezervējums ir apstiprināts, atgriezieties sarunā un nomainiet posmu uz „Rezervējums apstiprināts” — jautājums noslēgts ar rezultātu.
Ja viesim uzturēšanās apstiprinājums vajadzīgs kā atsevišķs dokuments, vaučers tiek sūtīts no rezervējuma kartītes: Rezervējuma vaučers: priekšskatījums, druka, valoda.

Rezultāts: jautājuma konteksts ir kontakta kartītē pa labi, bet rezultāts tiek fiksēts kā posms „Rezervējums apstiprināts”.

Arhīvs: apstrādāto jautājumu aizvākšana

Saruna pati no saraksta nepazūd — automātiskas arhivēšanas nav. Kad darbs padarīts — rezultāts sasniegts vai jautājums aizvērts kā „Neizdevušās” — nospiediet „Arhīvs” sarunas galvenē. Darbība ir manuāla, tāpēc lēmums „šis jautājums ir apstrādāts” vienmēr paliek cilvēkam.

Skatiet arī

Viesu ziņojumi: viens Inbox — kas nonāk sadaļā „Ziņas” un kā uzbūvēts sarunu saraksts.
Rezervējuma kartīte: kas iekšā — kur meklēt rezervējumu, par kuru raksta viesis.
Rezervējuma vaučers: priekšskatījums, druka, valoda — nosūtīt viesim uzturēšanās apstiprinājumu.