Tiešsaistes sagatavošanās ierašanai: pavadoņi un dokumenti

Kāpēc	Savākt viesu datus vēl pirms ierašanās: kompānijas sastāvs, dokumenti un tiešsaistes anketa nonāk sistēmā paši — bez papīra reģistrācijas kartītes recepcijā.
Kam	Administratoriem un recepcijas darbiniekiem, kas sagatavo ierašanos un sagaida viesus.
Ko iegūsiet	Pirms reģistrēšanās viesu sastāvs, dokumenti un atbildes uz anketu jau ir sistēmā; ja viesis nav aizpildījis, viesa profils tiek aizpildīts no recepcijas.
Ierobežojumi	Anketas forma pati nepielāgojas viesa valstij — lauku komplekts noteikts iepriekš; dokumentu faili — līdz 10 MB; atbildes uz anketu redzamas viesa profilā, nevis sadaļā „Ziņas”.

Sagatavošanos ierašanai viesis uzņemas pats. Viesu portālā (Guest Portal) — rezervējuma personīgajā lapā — viņš pievieno pavadoņus, augšupielādē dokumentus un aizpilda tiešsaistes anketu papīra reģistrācijas kartītes vietā. Viesnīcai nekas nav jāpalaiž un ar rokām nav jāpieņem: dati redzami sistēmā — atliek tos pārbaudīt pirms reģistrēšanās.

Ko viesis izdara pats

Viesis Viesu portālā ieiet ar personīgo saiti no e-pasta — bez paroles un bez lietotnes. Tālāk savas rezervācijas lapā viņš:

1. pievieno pavadoņus — tos, kas brauc kopā ar viņu;
2. augšupielādē dokumentus;
3. aizpilda tiešsaistes anketu — reģistrācijas kartītes elektronisko versiju.

Visus trīs soļus viesis iziet bez zvaniem un vēstulēm viesnīcai: portāls vāc katra viesa datus atsevišķi un parāda tos viesnīcas komandai.

Portāls ir parasta tīmekļa lapa: nekas nav jāinstalē, un no tālruņa tajā ieiet tāpat kā no datora.

Rezultāts: līdz ierašanai dati jau savākti — viesnīcai nav jāvāc pases recepcijā un jāaizpilda anketa no nulles.

Pavadoņi

Kas brauc kopā ar viesi, viesnīca uzzina ne pa tālruni un ne recepcijā: pavadoņus viesis ieraksta pats, un katram ir savs lauku komplekts.

Viesu sastāvs redzams rezervējuma kartītē: cilne „Numuri un viesi”, bloks „Viesi”. Turpat arī pogas „Rediģēt viesi” un „Pievienot viesi” — ja sastāvs jāizlabo uz vietas.

Katram rezervējuma numuram ir savs viesu saraksts, tāpēc kompānija, kas izvietota vairākos numuros, redzama pilnībā.

Dokumenti

Dokumentus viesis portālā augšupielādē pats, katru — kā failu līdz 10 MB. Faili nonāk viesa profilā un ir redzami viesnīcas komandai: pārsūtīt tos pa e-pastu un krāt atsevišķā mapē nav vajadzīgs.

Augšupielādētais nepazūd arī pēc ierašanās: faili glabājas viesa profilā, un nākamreiz tie jau ir pa rokai.

Ja papīra kopijas tomēr vajag, rezervējumam pievienotos viesa dokumentu skanējumus var izdrukāt — tas ir otrais drukāšanas scenārijs, līdzās vaučeram.

Pases dati ir aizsargāti: tie tiek šifrēti lietotnes līmenī (AES-256), un darbinieku piekļuve ir ierobežota pēc lomām.

Tiešsaistes anketa

Tiešsaistes anketa ir reģistrācijas kartīte elektroniskā veidā, un tā jau darbojas: viesis to aizpilda pats, bez papīra. Iepriekš un no tālruņa — ne recepcijā, ne steigā. Lauku sastāvs un to, kuri lauki ir obligāti, noteikts iepriekš — valstu profili jau ierakstīti sistēmā, tostarp Baltijas valstis un Eiropas Savienība. Šie ir gatavi iestatījumu komplekti, nevis „gudra” forma: konkrētā viesa valstij lauki paši nepārkārtojas.

Atbildes uz anketu nonāk viesa profilā — tur tās arī meklējiet. Sadaļā „Ziņas” anketa nenonāk: tā ir par viesu vēstulēm un jautājumiem, nevis par anketas datiem. Kā portāla jautājumi atšķiras no anketas — rakstā Jautājumi no Viesu portāla.

Viesnīcai nekas nav jādara

Anketa un dokumenti nonāk sistēmā paši: tos atsevišķi pieprasīt, pieņemt pa e-pastu un ar rokām pārnest profilā nav vajadzīgs. Viesnīcas sagatavošanās šādai ierašanai — viena pārbaude:

1. Pirms reģistrēšanās atveriet viesa profilu: tajā — dokumenti un atbildes uz anketu. Viesu sastāvs — rezervējuma kartītē, cilnē „Numuri un viesi”.
2. Salīdziniet datus ar to, ko viesis atsūtīja; ko vajag, izlabojiet tieši profilā.

Rezultāts: viesis pienāk pie recepcijas ar sagatavotu profilu — atliek viņu izmitināt.

Ja pārbaude parādīja, ka daļu datu viesis tā arī nav atsūtījis, — nākamā sadaļa par to, kā aizpildīt profilu no recepcijas.

Ja viesis nav aizpildījis anketu

Gadās, ka viesis portālu pirms ierašanās nav atvēris. Tad aizpildiet profilu viņa vietā no recepcijas — lauki viesa profilā ir tie paši, kas tiešsaistes anketā, nekas nav jādublē.

1. Atveriet rezervējuma kartīti → cilni „Numuri un viesi” → pogu „Rediģēt viesi”.
2. Aizpildiet laukus: „Uzvārds”, „Vārds”, „Tēvvārds”, „Tālrunis”, „E-pasts”, „Valsts”, „Valoda”, „Dzimšanas datums”, „Dzimšanas vieta”, „Dzimums” un pases dati — tad nospiediet „Saglabāt”.
3. Ja pase ir pa rokai, viesa profilu var aizpildīt pēc tā skanējuma: sistēma atpazīst dokumentu un ievieto datus pati.

Ja viesis pie Jums jau ir bijis, viņa profils atrodams sadaļā „Viesi”, meklējot pēc uzvārda, vārda vai tālruņa — kontaktus no jauna ievadīt nav vajadzīgs.

Rezultāts: pat bez portāla anketa nepārvēršas par papīra anketu — dati dzīvo viesa profilā un paliek sistēmā līdz nākamajai ierašanai.

Skatiet arī

• Viesa personīgā saite: priekšskatījums un atjaunināšana — kā viesis nonāk portālā un ko darīt, ja saite pazudusi.
• Viesa profils: vēsture, piezīmes, faili un dublējumi — kur dzīvo dati, ko viesis atsūta pats.
• Viesa reģistrēšanās un izrakstīšanās — ko darīt ar sagatavotu profilu ierašanas dienā.