Naudas kustību žurnāls: kas iet cauri viesnīcai


Kāpēc	Redzēt, kāda nauda iziet cauri viesnīcai: katra operācija — rindā ar datumu, summu, maksājuma metodi un avota dokumentu.
Kam	Administratoriem, recepcijai un visiem, kas sasaista dienas naudu ar grāmatvedību.
Ko iegūsiet	Pārliecinoši lasīt žurnālu: atrast operāciju pēc rezervējuma, atdalīt maksājumus no kases kustībām, atlasīt rindas ar metodes filtru.
Ierobežojumi	Žurnāls rāda tikai tekošo mēnesi. Tas ir operāciju žurnāls, nevis pārskats: analītikas un kopsavilkumu par periodu šeit nav.

Žurnāls „Naudas kustība” ir viesnīcas naudas operāciju lente. Tur, kur kases maiņa rāda vienu kases darba dienu, žurnāls rāda katru operāciju, kas iziet cauri viesnīcai: maksājumu pēc rezervējuma, atmaksu, naudas iemaksu vai izmaksu maiņā. Viena operācija — viena rinda.

Žurnāls dzīvo cilnē „Naudas kustība” ekrānā „Finanses” — līdzās cilnei „Maiņas”; pats ekrāns — pārvaldības grupā kreisajā izvēlnē. Žurnāls nav jākonfigurē: tas piepildās pats — katra ierakstītā operācija tajā parādās kā rinda.

Ko rāda žurnāls

Kreisajā izvēlnē atveriet „Finanses”.
Pārejiet uz cilni „Naudas kustība”.
Pārlapojiet lenti — rindas lapojas pa lapām — ar pogām „atpakaļ” un „uz priekšu”.

Rezultāts: Jūsu priekšā — tekošā mēneša operācijas, katra vienā rindā: kas par operāciju, ar ko samaksāts, cik daudz un pie kura rezervējuma tā pieder.

Žurnāla rindas — ne tikai maksājumi pēc rezervējumiem. Šeit redzamas arī atmaksas un manuālas skaidras naudas kustības kasē — maiņas iemaksas un izmaksas. Maksājumi nāk no rezervējuma kartītēm: ierakstījāt viesim maksājumu — žurnālā parādījās rinda. Kā ierakstīt maksājumu — rakstā Reģistrēt maksājumu rezervējumam: skaidrā naudā, ar karti, uz vietas.

Sešas kolonnas: no kā sastāv rinda

Katra rinda sastāv no sešām kolonnām:

Datums — kad operācija notika.
Avots — no kurienes tā nāk, piemēram, „Rezervējums” rezervējuma maksājumiem.
Veids — kas par operāciju: „Maksājums” vai „Naudas atmaksa”, tāpat kā maksājuma formā rezervējuma kartītē.
Maksājuma metode — ar ko samaksāts; metodi izvēlas no viesnīcas kataloga, ierakstot maksājumu.
Summa — cik daudz izgāja cauri viesnīcai.
Dokuments / objekts — kam operācija pieder.

Noderīgākā kolonna — „Dokuments / objekts”: rezervējuma operācijām tur ir saite „Rezervējums #…”, un klikšķis uz tās atver rezervējuma kartīti — ar datumiem, viesi un kopsavilkumu „Summa / Apmaksāts / Atlikušā summa”. Viesis pie recepcijas jautā, vai maksājums izgājis cauri, — no žurnāla rindas ar vienu klikšķi nonākat pašā rezervējumā.

Filtri pēc maksājuma metodes

Virs lentes — ātrie filtri: „Visi”, „Karte”, „Karte + skaidra nauda”, „OTA”, „Interneta maksājumu apstrāde”, „Iemaksa / Izmaksa”.

„Karte”, „OTA” un „Interneta maksājumu apstrāde” lentē atstāj tikai attiecīgās metodes maksājumus; „Karte + skaidra nauda” — maksājumus ar karti un skaidru naudu kopā vienā lentē.
„Iemaksa / Izmaksa” — runa par kasi, nevis par viesiem: tā atlasa manuālās skaidras naudas kustības maiņas iekšienē; sīkāk — rakstā Kases maiņa: atvērt, pieņemt maksājumus, aizvērt.

Maksājuma metožu sarakstu pārvalda pats viesnīca: katalogs „Maksājumu veidi” — blakus esošā ekrāna „Finanses” cilne. Metodi norāda, ierakstot maksājumu rezervējuma kartītē, un žurnālā rinda nonāk jau ar to.

Tipisks scenārijs: no rīta viesis saka, ka vakar maksāja ar karti. Filtrs „Karte” sašaurina lenti līdz maksājumiem ar karti, kolonna „Dokuments / objekts” aizved līdz vajadzīgajam rezervējumam — un klikšķis uz saites „Rezervējums #…” atver kartīti ar tā maksājumiem.

Tikai tekošais mēnesis

Žurnāls rāda tekošo mēnesi. Perioda izvēles saskarnē nav — lente ir par „tagad”, nevis par arhīvu, un par iepriekšējiem mēnešiem tā neatbildēs.

Ja vajag kopsavilkumu par periodu — teiksim, par iepriekšējo mēnesi, lai sasaistītu ar grāmatvedību, — to nāksies salikt ar roku: žurnāls tādu pārskatu neaizvieto. Katru mēnesi lente sākas no jauna.

Žurnāls nav pārskats

Analītikas žurnālā nav: nekādu kopskaitļu, sadalījumu un periodu salīdzinājumu — tikai operāciju lente, katrai operācijai pa rindai. Tā ir žurnāla spēks: operācija neslēpjas kopsummās, un kolonna „Dokuments / objekts” no rindas aizved tieši uz rezervējumu.

Par pārējo — citur: konkrēta rezervējuma atlikušā summa un tā maksājumi — rezervējuma kartītē, kases darba diena — cilnē „Maiņas”, kopsavilkums par periodu — ar roku, kopā ar grāmatvedību. Žurnāls atbild uz tieši vienu jautājumu: kas tekošajā mēnesī izgāja cauri viesnīcai.

Skatiet arī

Kases maiņa: atvērt, pieņemt maksājumus, aizvērt — maiņas iemaksas un izmaksas, kas arī kļūst par žurnāla rindām.
Reģistrēt maksājumu rezervējumam: skaidrā naudā, ar karti, uz vietas — ierakstiet maksājumu, kas žurnālā parādīsies kā rinda.