Pārcelšanās no citas sistēmas: kas tiek pārvests

Kāpēc	Laikus uzzināt, kas pēc pārcelšanās būs sistēmā un ko vajadzēs atjaunot ar rokām, — pirms to pamana viesi.
Kam	Viesnīcām, kas pāriet no citas pārvaldības sistēmas (PMS) vai vēl tikai apsver pārcelšanos.
Ko iegūsiet	Jūs zināt, kuri dati ierodas paši, kurus jāpārbauda pirmajā dienā un kuri tiek izveidoti no jauna.
Ierobežojumi	Migrāciju veic HotelsCalendar atbalsta komanda: faila importēšanas pogas saskarnē nav, un pārvestā apjoma sastāvs ir atkarīgs no Jūsu iepriekšējās sistēmas.

Pārcelšanās ir kopīgs darbs: datus no vecās sistēmas pārnes HotelsCalendar atbalsta komanda kopā ar Jums. Faila importēšanas pogas saskarnē nav, tāpēc pirmais solis ir tikai viens — uzrakstiet mums: vienosimies par migrācijas apjomu un datumu.

Un uzreiz galvenais, ko vērts zināt jau laikus: ēdināšanas veids visos pārvestajos tarifa plānos ierodas kā RO (room only — tikai nakšņošana, bez ēdināšanas). Ja vecajā sistēmā brokastis bija iekļautas cenā, pēc pārcelšanās ēdināšanas veidu tarifa plānos nāksies atgriezt ar rokām. Izlaists labojums ir biežākais viesu neapmierinātības iemesls pēc pārcelšanās: tarifa plāns ar „brokastis iekļautas” turpina tikt pārdots bez brokastīm. Zemāk — pilns saraksts: kas tiek pārvests, kas jāpārbauda un kas jāizveido no jauna.

Kas veic migrāciju un kad

Migrāciju veic HotelsCalendar atbalsta komanda kopā ar Jums. Arī Excel veidnes, ko varētu aizpildīt pašiem, nav: katrai sistēmai savs datu sastāvs, tāpēc apjoms vienmēr tiek saskaņots individuāli.

1. Uzrakstiet mums: no kādas sistēmas pārejat un kad plānojat pārslēgties. Ja vēl tikai apskatat sistēmu — pajautājiet jau laikus; Jūsu gadījumā pastāstīs, kas tiks pārvests un ko vajadzēs izveidot ar rokām.
2. Saskaņojiet apjomu: numuru fondu, tarifu plānus un cenas, rezervējumus par periodu — un pārcelšanās datumu.
3. Līdz vienotajam datumam dati jau ir sistēmā — tālāk seko pārbaude, un to, kas netiek pārvests, atjauno manuāli (par to zemāk).

Rezultāts: apjoms un datums saskaņoti, migrāciju veic atbalsts — Jums paliek pārbaude.

Kas tiek pārvests pats

Automātiski ierodas numuru veidi kopā ar fiziskajiem numuriem, kā arī tarifu plāni un cenas uz nākamajām 120 dienām. Katrai pozīcijai ir sava nianse, tāpēc pēc pārcelšanās seko īsa pārbaude.

Numuru fonds. Fiziskos numurus izveido pēc skaita, nevis pēc nosaukuma: nosaukumus ģenerē sistēma. Pēc pārcelšanās tos pārsauc uz īstajiem nosaukumiem:

1. Atveriet „Numuri” un salīdziniet katrā numura veidā esošo numuru skaitu ar reālo fondu.
2. Pārsauciet ģenerētos numurus tā, kā numuri tiek saukti viesnīcā, — zem šiem nosaukumiem tos izvēlēsies reģistrēšanas laikā.
3. Pārbaudiet, vai katrs numurs palicis savā numura veidā.

Rezultāts: Plannerī ir viesnīcas īstie numuri, nevis tehniskie nosaukumi.

Tarifu plāni un cenas. Tarifu plānus pārnes kopā ar cenām — bet ar diviem labojumiem, ko izdara uzreiz: ēdināšanas veids (ierodas kā RO — skat. iepriekš) un atcelšanas politika (nākamā sadaļa). Par cenām aiz 120 dienu robežas — atsevišķa sadaļa zemāk.

Viesi. Viesu datubāze sāk pildīties no nulles: viesu profili un uzturēšanās vēsture no vecās sistēmas netiek pārvestas. Profili sāks parādīties darbības gaitā — no manuālajiem rezervējumiem, rezervējumiem no vietnes un no kanāliem.

Atcelšanas politikas: pārbaudīt pirms kanālu ieslēgšanas

Pārvestajos tarifa plānos atcelšanas politika ir aizstāta ar noklusējuma vērtību — iepriekšējo nosacījumu no vecās sistēmas tarifa plānā vairs nebūs. Labojums ir steidzams, jo kanāli pārdod tarifa plānus kopā ar to atcelšanas nosacījumiem: kamēr nosacījumi nav pārbaudīti, kanālus neieslēdz.

1. Atveriet „Tarifi” un pārskatiet pārvestos tarifa plānus.
2. Salīdziniet atcelšanas nosacījumus ar to, ko pārdodat tagad, — kanālu sludinājumos un savā vietnē.
3. Atgrieziet vajadzīgos nosacījumus katrā tarifa plānā.

Rezultāts: atcelšanas nosacījumi tarifa plānos atbilst tam, ko pārdodat, — kanālus var ieslēgt.

Atlikusās summas un parādi vecajos rezervējumos

Veco rezervējumu atlikumus migrācija neatjauno: ja viesis vēl ir palicis parādā par iepriekšējo periodu, parāda summa jaunajā sistēmā pati neparādīsies. Ierakstiet to ar rokām:

1. Atveriet rezervējuma kartīti, cilni „Maksājumi”.
2. Noklikšķiniet uz „Pievienot maksājumu” un ierakstiet atlikušo summu formā „Jauns maksājums”: summa, datums, statuss „Gaida”.

Rezultāts: parādi ir redzami sistēmā un tiek nokārtoti ierastajā kārtībā.

Pakalpojumi: izveidot no jauna

Papildu pakalpojumu katalogs no vecās sistēmas netiek pārvests: transfarus, autostāvvietu, vēlo izrakstīšanos un pārējo izveido no jauna „Pakalpojumu katalogā”. Tālāk pakalpojumus rezervējumiem pievieno kā ierasts — rezervējuma kartītes cilnē „Papildu pakalpojumi”. Izveidojiet katalogu uzreiz pēc pārcelšanās: bez tā pakalpojumus nevar ne pievienot rezervējumam, ne pārdot recepcijā.

Cenas aiz 120 dienu robežas

Cenas ierodas uz nākamajām 120 dienām — aiz šī horizonta to nav. Datumi bez cenas netiek pārdoti: ne ar Rezervāciju moduli (Booking Engine) vietnē, ne caur kanāliem. Šī kļūda atklājas vēlu un klusi — sistēma neatgādinās, un Jūs to pamanīsit, kad sezona būs tepat aiz durvīm. Tāpēc aizpildiet cenas uzreiz pēc pārcelšanās:

1. Atveriet „Cenu menedžeri” un ar masveida atjaunināšanu aizpildiet cenas periodam aiz migrācijas horizonta.
2. Atsevišķi pielabojiet augstās sezonas, svētkus un vietējos pasākumus.

Rezultāts: cenas ir visā pārdošanas horizontā — sezona nesāksies ar tukšiem datumiem.

Vecie rezervējumi: tiešos — ar rokām, kanālu — ar atbalsta palīdzību

Uzreiz pēc pārcelšanās Plannerī nebūs visi rezervējumi — tas ir sagaidāms, nevis datu zaudējums. Nākamās ierašanās atgriežas sistēmā divos ceļos.

Tiešie rezervējumi — pieņemti pa tālruni vai pa e-pastu — jaunajā sistēmā nenonāk; tos izveido no jauna ar rokām:

1. Savāciet nākotnes tiešos rezervējumus no vecās sistēmas vai no žurnāla.
2. Izveidojiet katru no jauna Plannerī — noklikšķinot uz šūnas ierašanās datumā — vai izmantojot pogu „Jauns rezervējums”.

Rezultāts: katram nākotnes datumam ar tiešo viesi ir rezervējums un piešķirts numurs.

Kanālu rezervējumus par iepriekšējo periodu arī pārnes atbalsta komanda — par periodu vienojieties jau laikus, kad saskaņojat apjomu. Svaigi rezervējumi sāks paši ierasties Plannerī, tiklīdz kanāls ir ieslēgts: mehānismu apraksta sadaļā „Kanālu menedžeris” (Channel Manager).

Pārbaude pēc pārcelšanās

Pārbaude aizņem no pusstundas līdz stundai un notiek pirms kanālu ieslēgšanas:

1. Ēdināšana: tarifa plānos, kur viesis gaida brokastis, ēdināšanas veids vairs nav RO, bet ēdināšanas cenas ir iestatītas „Cenu menedžerī” (režīms „+ Ēdināšana”).
2. Fiziskie numuri: nosaukumi un skaits atbilst reālajam fondam.
3. Atcelšanas politikas: katrā tarifa plānā ir tie nosacījumi, ar kādiem Jūs pārdodat.
4. Nodokļi: PVN likmes nakšņošanai un ēdināšanai un pilsētas nodevas ir iestatītas — „Iestatījumi”, sadaļa „Nodokļi”.
5. Pakalpojumi: katalogs izveidots no jauna (sadaļa augstāk).
6. Objekta adrese un koordinātas: atveriet „Iestatījumi”, objekta profilu — un pārbaudiet, ka adrese ir atrodama kartē un koordinātas ir savās vietās.

Ja kaut kas nesakrīt — rakstiet atbalsta komandai: migrāciju pārvalda tā pati komanda, un atkārtota migrācija tiek saskaņota tāpat kā pirmā.

Un viena svarīga atšķirība: migrācija ir vienreizēja darbība, nevis sinhronizācija. Automātiskas saiknes ar veco sistēmu pēc pārcelšanās nav: izmaiņas, kas tajā veiktas pēc pārcelšanās datuma, HotelsCalendar nesasniedz. Tāpēc pārbaudes neatlieciet un kā darba sistēmu turiet vienu.

Kad pārbaude izieta — ieslēdziet kanālus un palaidiet logrīku savā vietnē: kanāls ieslēdzas tad, kad esat gatavi.

Skatiet arī

• Pāreja no izklājlapām: izveidojam viesnīcu ar rokām — ja vecās sistēmas parastā nozīmē nav un uzskaiti dzīvo izklājlapās.
• Pirmie tarifi un cenas: palaišanas kārtība — kā iekārtoti tarifu plāni, ēdināšana un cenas, ko pārbaudīsiet pēc pārcelšanās.
• Kā darbojas tiešie rezervējumi — rezervējuma ceļš no viesnīcas vietnes: kas parādīsies Plannerī, kad logrīks sāks pārdot.