Perėjimas iš kitos sistemos: kas perkeliamas

Kodėl	Iš anksto sužinoti, kas atsiras sistemoje po perėjimo, o ką teks atkurti rankomis, – dar prieš tai, kai svečiai to pastebės.
Kam	Viešbučiams, kurie pereina iš kitos valdymo sistemos (PMS), arba dar tik apsvarstantiems perėjimą.
Ką gausite	Žinote, kurie duomenys atkeliauja patys, kuriuos reikia susitikrinti pirmą dieną ir kurie kuriami iš naujo.
Apribojimai	Perkėlimą atlieka HotelsCalendar palaikymo komanda: importo iš failo sąsajoje nėra, o perkeliamų duomenų rinkinys priklauso nuo jūsų senosios sistemos.

Perėjimas – bendras darbas: duomenis iš senosios sistemos perkelia HotelsCalendar palaikymo komanda kartu su jumis. Mygtuko „importuoti iš failo“ sąsajoje nėra, todėl pirmas žingsnis tik vienas – parašykite mums: susitarsime dėl perkėlimo apimties ir datos.

Ir iš karto svarbiausia, ką verta žinoti iš anksto: visų perkeltų tarifų maitinimas atkeliauja kaip RO (room only – „tik apgyvendinimas“, be maitinimo). Jei senojoje sistemoje pusryčiai buvo įskaičiuoti į kainą, po perėjimo maitinimo tipą tarifuose grąžinsite rankomis. Praleista pataisa – dažniausia svečių nepasitenkinimo priežastis po perėjimo: tarifas „su pusryčiais“ toliau parduodamas be pusryčių. Žemiau – visas sąrašas: kas perkeliama, kas susitikrinama ir kas kuriama iš naujo.

Kas atlieka perkėlimą ir kada

Perkėlimą atlieka HotelsCalendar palaikymo komanda kartu su jumis. Excel šablono savarankiškam užpildymui taip pat nėra: kiekvienos sistemos duomenys sutvarkyti savaip, todėl apimtis visada derinama individualiai.

1. Parašykite mums: iš kokios sistemos pereinate ir kada planuojate persijungti. Jei dar tik apsvarstote perėjimą – paklauskite iš anksto: jūsų atveju pasakys, kas perkeliama, o ką teks sukurti rankomis.
2. Suderinkite apimtį: kambarių fondas, tarifai ir kainos, rezervacijos už laikotarpį – ir perėjimo data.
3. Iki sutartos datos duomenys jau sistemoje – toliau eina susitikrinimas ir rankinis to, kas neperkeliama, atkūrimas (apie tai – žemiau).

Rezultatas: apimtis ir data suderinti, perkėlimą atlieka palaikymo komanda – jums lieka patikrinimas.

Kas atkeliauja savaime

Automatiškai atkeliauja numerių tipai kartu su fiziniais numeriais, taip pat tarifai ir kainos artimiausiems 120 dienų. Kiekviena pozicija turi niuansų, todėl po perėjimo seka trumpas susitikrinimas.

Kambarių fondas. Fiziniai numeriai kuriami pagal kiekį, o ne vardais: vardus sugeneruoja sistema. Po perėjimo jie pervadinami tikraisiais:

1. Atidarykite „Numeriai“ ir susitikrinkite, ar kiekvieno numerio tipo numerių kiekis atitinka realųjį kambarių fondą.
2. Pervadinkite sugeneruotus numerius taip, kaip jie vadinami viešbutyje, – tokiu vardu numeris bus pasirenkamas įsiregistravimo metu.
3. Patikrinkite, ar kiekvienas numeris liko priskirtas savo tipui.

Rezultatas: Planeryje – viešbučio tikri numeriai, o ne techniniai vardai.

Tarifai ir kainos. Tarifai perkeliami kartu su kainomis – bet su dviem pataisomis, kurias atliekama iš karto: maitinimo tipas (atkeliauja RO – žr. aukščiau) ir atšaukimo politika (kitas skyrius). Apie kainas už 120 dienų ribų – atskiras skyrius žemiau.

Svečiai. Svečių bazė pradedama nuo nulio: svečių profiliai ir viešnagių istorija iš senosios sistemos neperkeliami. Profiliai kaupsis darbo eigoje – iš rankinių rezervacijų, rezervacijų per svetainę ir iš kanalų.

Atšaukimo politika: susitikrinkite prieš įjungdami kanalus

Perkeltų tarifų atšaukimo politika pakeičiama numatytąja reikšme – ankstesniųjų senosios sistemos sąlygų tarife nebebus. Pataisa skubi: kanalai pardavinėja tarifus kartu su jų atšaukimo sąlygomis, todėl kol sąlygos nesusitikrintos, kanalų neįjungiate.

1. Atidarykite „Tarifai“ ir pereikite per perkeltus tarifus.
2. Susitikrinkite atšaukimo sąlygas su tuo, ką dabar parduodate, – kanalų skelbimuose ir savo svetainėje.
3. Grąžinkite reikiamas sąlygas kiekviename tarife.

Rezultatas: atšaukimo sąlygos tarifuose atitinka tai, ką parduodate, – kanalus galima įjungti.

Nesumokėti likučiai ir senų rezervacijų skolos

Senų rezervacijų mokėjimų likučiai perkeliant neatkuriami: jei svečias liko skolingas už praeitą laikotarpį, skolos suma naujojoje sistemoje pati neatsiras. Užregistruokite ją rankomis:

1. Atidarykite rezervacijos kortelę, skirtuką „Mokėjimai“.
2. Paspauskite „Pridėti mokėjimą“ ir užfiksuokite nesumokėtą likutį formoje „Naujas mokėjimas“: suma, data, būsena „Laukiama“.

Rezultatas: skolos matomos sistemoje ir padengiamos įprasta tvarka.

Paslaugos: sukurkite iš naujo

Senosios sistemos papildomų paslaugų katalogas neperkeliamas: pervežimai, automobilių stovėjimo vieta, vėlyvas išsiregistravimas ir kita kuriama iš naujo skyriuje „Paslaugų katalogas“. Toliau paslaugos prie rezervacijų pridedamos kaip įprasta – rezervacijos kortelės skirtuke „Papildomos paslaugos“. Katalogą sukurkite iš karto po perėjimo: be jo paslaugos negalima nei pridėti prie rezervacijos, nei parduoti recepcijoje.

Kainos už 120 dienų horizonto

Kainos atkeliauja artimiausiems 120 dienų – už šio horizonto jų nėra. Datos be kainos neparduodamos: nei Booking Engine svetainėje, nei kanalais. Klaida – atsiliekanti ir tyli: sistema neprimins, o pastebėsite ją, kai sezonas jau stovės ant slenksčio. Todėl kainas užpildykite iš karto po perėjimo:

1. Atidarykite Kainų tvarkyklę ir masiniu atnaujinimu užpildykite kainas laikotarpiui už perkėlimo horizonto ribų.
2. Taškiškai pataisykite aukštąjį sezoną, šventes ir vietinius renginius.

Rezultatas: kainos yra visam pardavimų horizontui – sezonas neprasidės nuo tuščių datų.

Senos rezervacijos: tiesioginės – rankomis, kanalų – su palaikymo komanda

Iš karto po perėjimo Planeryje neatsiras visų rezervacijų – tai tikėtina, o ne duomenų praradimas. Būsimi atvykimai grįžta į sistemą dviem keliais.

Tiesioginės rezervacijos – priimtos telefonu arba el. paštu – į naująją sistemą nepatenka, jas atkuriate rankomis:

1. Surinkite būsimas tiesiogines rezervacijas iš senosios sistemos arba savo įrašų.
2. Atkurkite kiekvieną Planeryje – paspausdami langelį atvykimo datoje – arba per „Nauja rezervacija“.

Rezultatas: kiekvienai būsimai datai su tiesioginiu svečiu yra rezervacija ir priskirtas numeris.

Kanalų rezervacijos už praeitą laikotarpį taip pat perkelia palaikymo komanda – dėl laikotarpio susitarkite iš anksto, derindami perkėlimo apimtį. Naujos rezervacijos į Plannerį atkeliauja pačios, vos tik kanalas įjungtas: mechanika aprašyta skyriuje „Kanalų tvarkyklė“.

Patikrinimas po perėjimo

Patikrinimas užima nuo pusvalandžio iki valandos ir vyksta prieš įjungiant kanalus:

1. Maitinimas: tarifuose, kuriuose svečias tikisi pusryčių, maitinimo tipas – ne RO, o maitinimo kainos nustatytos Kainų tvarkyklėje (režimas „+ Maitinimas“).
2. Fiziniai numeriai: vardai ir kiekis atitinka realųjį kambarių fondą.
3. Atšaukimo politika: kiekviename tarife – sąlygos, kuriomis jūs parduodate.
4. Mokesčiai: nustatyti PVM tarifai apgyvendinimui ir maitinimui bei miesto rinkliavos – „Nustatymai“, skyrius „Mokesčiai“.
5. Paslaugos: katalogas sukurtas iš naujo (skyrius aukščiau).
6. Objekto adresas ir koordinatės: atidarykite „Nustatymai“, objekto profilį – ir susitikrinkite, ar adresas randamas žemėlapyje ir ar koordinatės yra savo vietoje.

Jei kas nors nesutampa – rašykite palaikymo komandai: už importą atsako ji pati, o pakartotinį perkėlimą derinate taip pat, kaip pirmąjį.

Ir vienas svarbus skirtumas: perkėlimas – vienkartinė operacija, o ne sinchronizacija. Automatinio ryšio su sena sistema po perėjimo nėra: joje padaryti pakeitimai po perėjimo datos į HotelsCalendar nepatenka. Todėl patikrinimo neatidėliokite ir darbine sistema pasirinkite vieną.

Kai patikrinimas atliktas – įjunkite kanalus ir paleiskite valdiklį svetainėje: kanalas įjungiamas tada, kai jūs pasiruošę.

Taip pat žr.

• Perėjimas iš skaičiuoklių: viešbutį įveskite be importo – jei senosios sistemos įprastąja prasme nėra, o apskaita gyvena skaičiuoklėse.
• Pirmieji tarifai ir kainos: paleidimo seka – kaip sutvarkyti tarifus, maitinimą ir kainas, kuriuos susitikrinsite po perėjimo.
• Kaip veikia tiesioginės rezervacijos – rezervacijos iš viešbučio svetainės kelias: kas atsiras Planeryje, kai valdiklis pradės parduoti.