Svečias be rezervacijos: nuo recepcijos iki rakto


Kodėl	Apgyvendinti svečią „nuo slenksčio“ – be išankstinės rezervacijos: numeris, registracijos kortelė, mokėjimas ir kuponas per keletą minučių, tiesiai prie svečio.
Kam	Recepcijai: administratoriams ir pamainos budėtojams.
Ką gausite	Patvirtintą rezervaciją tinklelyje, apgyvendintą svečią ir kuponą el. pašte – nuo paspaudimo laisvame langelyje iki rakto.
Apribojimai	Svečias be rezervacijos – paprasta rankinė rezervacija: atskiro režimo svečiams be rezervacijos nėra. Greitoji forma skirta rezervacijai į vieną numerį; išsamios rezervacijos surenkamos pilnoje formoje. Numeriai, kainos ir sumos pavyzdyje – demo duomenys.

Svečias stovi prie recepcijos be rezervacijos – o už jo nugaros formuojasi eilė. Tai svečias be rezervacijos (walk-in), ir HotelsCalendar sistemoje jis sutalpinamas viename ekrane: laisvi kambariai su kainomis matomi Plannerio tinklelyje, rezervacija sukurama paspaudimu ant langelio, o registracijos kortelė atsiveria šalia. Atskiro „walk-in režimo“ nėra – tai paprasta rankinė rezervacija, tiesiog kuriate ją svečiui matant.

Visas maršrutas telpa į penkis veiksmus: langelis → forma → svečias → rezervacija → apgyvendinimas. Kuponas svečiui išsiunčiamas pats.

1 žingsnis. Raskite laisvą numerį

Atidarykite „Planner“ ir įjunkite perjungiklį „Kainos langeliuose“ virš tinklelio – laisvuose langeliuose atsiras kaina ir prieinamumas kiekvienai datai. Šios kainos padeda pasirinkti numerį; jos tvarkomos Kainų tvarkyklėje, o ne ant tinklelio.
Suraskite tinkamo numerio eilutę ir paspauskite laisvą langelį su reikiamos datos kaina.

Rezultatas: atidarytas langas „Nauja rezervacija“ – laikotarpis ir numeris jau įrašyti iš langelio.

2 žingsnis. Patikrinkite greitąją formą

Lango viršuje – perjungiklis „Rezervacija / Užblokavimas“ (svečiui be rezervacijos reikia režimo „Rezervacija“; „Užblokavimas“ vietoj rezervacijos išima numerį iš pardavimo – užblokavimams skirtas atskiras straipsnis šiame skyriuje) ir trys santraukos juostos: „Greita rezervacija 79 €“ su kaina iš langelio, „Laikotarpis“ ir „Numeris“. Žemiau – trys blokai:

„Laikotarpis ir numeris“. Laukai „Įsiregistravimas“ ir „Išsiregistravimas“ jau užpildyti: data iš langelio ir laikas – pavyzdyje 14:00 ir 11:00, naktys suskaičiuotos. Patikrinkite „Numerio tipą“, „Numerį“ ir svečių skaičiaus variantą.
„Tarifas ir kaina“. Tarifas įrašomas pats; šalia – sumos: eilutė „Viešnagė (1 naktis)“ ir „Iš viso“. Jei su svečiu susitarėte dėl ypatingos sumos – nustatykite „Nuolaidą“ arba pažymėkite žymimąjį laukelį „Rankinė kaina“.
„Svečias“. Paieškos laukas „Paieška pagal pavardę, vardą ar telefono numerį“ ir mygtukas „Naujas svečias“ – apie juos kitas žingsnis.

Kol svečias nepasirinktas, mygtukas „Sukurti“ lieka neaktyvus – forma neišsaugos rezervacijos be svečio. Atvejis sudėtingesnis nei tipinis – keli numeriai, ypatingos sąlygos – naudokite „Atidaryti pilną formą“: pilnojo vedlio žingsniai aptarti straipsnyje Rezervacija per 4 paspaudimus. Mygtukas „Atšaukti“ uždarys langą be pasekmių.

Rezultatas: laikotarpis, numeris ir kaina sutampa su susitarimu – liko nurodyti svečią.

3 žingsnis. Nurodykite svečią

Svečias pas jus jau lankėsi – kelias trumpiausias:

Pradėkite rašyti bloko „Svečias“ paieškoje pavardę, vardą ar telefono numerį.
Pasirinkite svečią iš pasiūlymų ir paspauskite „Sukurti“.

Nuo langelio iki išsaugojimo – du paspaudimai: pasirodys patvirtinimas „Rezervacija sukurta: …“ su svečio vardu ir nakčių skaičiumi. Profilis jau duomenų bazėje – registracijos kortelės pildyti iš naujo nereikia.

Svečias atvyksta pirmą kartą:

Paspauskite „Naujas svečias“ – atsivers svečio profilis.
Užpildykite privalomus laukus „Pavardė“ ir „Vardas“ ir tai, ką spėsite iš kitų: „Antrasis vardas“, „Telefonas“, „El. paštas“, „Šalis“, „Kalba“, „Gimimo data“ ir paso laukus.
Paspauskite „Įrašyti“ – svečias atsiras formoje.
Paspauskite „Sukurti“.

Registracijos kortelės nereikia pildyti rankomis: svečio profilis užpildomas pagal paso skeną – kur vyksta ši operacija, aptarta straipsnyje Svečio įsiregistravimas ir išsiregistravimas. O jei telefoną ar el. paštą svečias pamins tik po apgyvendinimo – svečio profilis iš rezervacijos redaguojamas bet kada.

Rezultatas: rezervacija sukurta svečiui matant ir atsirado tinklelyje – juosta numerio eilutėje; profilis liko duomenų bazėje – kitą kartą svečias atsiras paieškoje.

4 žingsnis. Apgyvendinkite svečią ir užfiksuokite mokėjimą

Rezervacija tinklelyje – palydėkite svečią į numerį:

Paspauskite „Įsiregistruoti“ – mygtukas yra rezervacijos eilutėje sąraše „Rezervacijos“ ir prie kiekvieno svečio rezervacijos kortelėje.
Patvirtinkite: „Įsiregistruoti į numerį 103?“ → „Įrašyti“.

Vienas–du veiksmai – ir svečias apgyvendintas: rezervacijos juosta tinklelyje pasipuoš ženkliuku „Įsiregistravo“. Įsiregistravimo atšaukimas, išsiregistravimas ir vėlyvas išsiregistravimas – straipsnyje Svečio įsiregistravimas ir išsiregistravimas.

Mokėjimą priimkite recepcijoje ir užfiksuokite rezervacijos kortelėje – kaip tai daroma, žingsnis po žingsnio aptaria straipsnis Priimti mokėjimą už rezervaciją.

Rezultatas: svečias su raktu, rezervacija pažymėta kaip apgyvendinta, mokėjimas – rezervacijos kortelėje.

Kuponas svečiui

Kuponas su viešnagės detalėmis svečiui išsiunčiamas el. paštu automatiškai sukūrus rezervaciją. Tai viešnagės patvirtinimas, o ne apmokėjimo sąskaita.

Jei kuponą reikia išsiųsti dar kartą – atidarykite rezervacijos kortelę, skirtuką „Žinutės“: mygtukas „Siųsti kuponą“ stovi šalia „Siųsti el. laišką“, žemiau – „Siuntimų žurnalas“.

Taip pat žr.

Svečio įsiregistravimas ir išsiregistravimas – įsiregistravimo ir išsiregistravimo eiga, operacijų atšaukimas, registracijos kortelė pagal paso skeną.
Rezervacijos kortelė: kas jos viduje – kur rezervacijoje gyvena mokėjimai, žinutės, tarifas ir dokumentai.
Rezervacija per 4 paspaudimus – pilnas vedlys išsamioms rezervacijoms.