Gość bez rezerwacji: od recepcji do klucza


Po co	Zameldować gościa „od progu” — bez wcześniejszej rezerwacji: pokój, karta meldunkowa, płatność i voucher w kilka minut, wprost przy gościu.
Dla kogo	Pracownikom recepcji: administratorom i dyżurnym zmiany.
Co uzyskasz	Potwierdzoną rezerwację na siatce, zameldowanego gościa i voucher na e-mailu — od kliknięcia w wolną komórkę do klucza.
Ograniczenia	Gość bez rezerwacji to zwykła rezerwacja ręczna: osobnego trybu dla takich gości nie ma. Szybki formularz służy do rezerwacji na jeden pokój; rozbudowane rezerwacje składa się w pełnym formularzu. Pokoje, ceny i kwoty w przykładzie to dane demo.

Gość stoi na recepcji bez rezerwacji — a za jego plecami ustawia się kolejka. To gość bez rezerwacji (walk-in), a w HotelsCalendar składa się go na jednym ekranie: wolne pokoje z cenami widać w Plannerze, rezerwację tworzy kliknięcie w komórkę, a karta meldunkowa rozwija się obok. Osobnego „trybu walk-in” nie ma — to zwykła rezerwacja ręczna, po prostu tworzysz ją na oczach gościa.

Cała trasa to pięć działań: komórka → formularz → gość → rezerwacja → zameldowanie. Voucher trafi do gościa sam.

Krok 1. Znajdź wolny pokój

Otwórz Planner i włącz przełącznik „Ceny w komórkach” nad siatką — w wolnych komórkach pojawią się cena i dostępność na każdą datę. Ceny służą tu do wyboru pokoju; edytuje się je w Menedżerze cen, nie na siatce.
Znajdź wiersz odpowiedniego pokoju i kliknij wolną komórkę z ceną na potrzebnej dacie.

Rezultat: otwarty formularz „Nowa rezerwacja” — okres i pokój podstawione z komórki.

Krok 2. Sprawdź szybki formularz

Na górze formularza — przełącznik „Rezerwacja / Blokada” (dla gościa bez rezerwacji potrzebny jest tryb „Rezerwacja”; „Blokada” zamiast rezerwacji wycofuje pokój ze sprzedaży — blokadom poświęcony jest osobny artykuł tej sekcji) oraz trzy pasy podsumowania: „Szybka rezerwacja 79 €” z ceną z komórki, „Okres” i „Pokój”. Niżej — trzy bloki:

„Okres i pokój”. Pola „Zameldowanie” i „Wymeldowanie” są już wypełnione: data z komórki i godzina — w przykładzie 14:00 i 11:00, liczba nocy przeliczona. Sprawdź „Typ pokoju”, „Pokój” i wariant obsady.
„Stawka i cena”. Stawka podstawia się sama; obok sumy — „Pobyt (1 noc)” i „Razem”. Jeśli z gościem uzgodniono indywidualną kwotę — ustaw „Zniżkę” albo zaznacz pole wyboru „Cena ręczna”.
„Gość”. Pole „Szukaj po nazwisku, imieniu lub numerze telefonu” i przycisk „Nowy gość” — o nich kolejny krok.

Dopóki gość nie jest wybrany, przycisk „Utwórz” pozostaje nieaktywny — formularz nie zapisze rezerwacji bez gościa. Sprawa trudniejsza niż typowa — kilka pokoi, szczególne warunki — użyj „Otwórz pełny formularz”: kroki pełnego kreatora omawia artykuł Rezerwacja w 4 kliknięcia. Przycisk „Anuluj” zamknie formularz bez żadnych konsekwencji.

Rezultat: okres, pokój i cena zgodne z ustaleniami — zostało wskazać gościa.

Krok 3. Wskaż gościa

Gość zatrzymywał się u was już wcześniej — ścieżka jest najkrótsza:

Zacznij wpisywać w wyszukiwarce bloku „Gość” nazwisko, imię lub numer telefonu.
Wybierz gościa z podpowiedzi i naciśnij „Utwórz”.

Od komórki do zapisania — dwa kliknięcia: pojawi się potwierdzenie „Rezerwacja utworzona: …” z imieniem i nazwiskiem gościa oraz liczbą nocy. Profil jest już w bazie — karty meldunkowej nie wypełnia się drugi raz.

Gość przyjeżdża po raz pierwszy:

Naciśnij „Nowy gość” — rozwinie się profil gościa.
Wypełnij obowiązkowe pola „Nazwisko” i „Imię” oraz tyle, ile zdążysz, z reszty: „Drugie imię”, „Telefon”, „E-mail”, „Kraj”, „Język”, „Data urodzenia” i pola paszportu.
Naciśnij „Zapisz” — dane gościa podstawiają się w formularzu.
Naciśnij „Utwórz”.

Karty meldunkowej nie trzeba wypełniać ręcznie: profil gościa uzupełnia się ze skanu paszportu — gdzie przebiega ta operacja, omawia artykuł Zameldowanie i wymeldowanie gościa. A jeśli gość poda telefon albo e-mail dopiero po zameldowaniu — profil gościa edytuje się z rezerwacji w każdym momencie.

Rezultat: rezerwacja utworzona przy gościu i położona na siatce jako pasek w wierszu pokoju; profil został w bazie — następnym razem znajdziesz gościa przez wyszukiwanie.

Krok 4. Zamelduj gościa i zapisz płatność

Rezerwacja stoi na siatce — zaprowadź gościa do pokoju:

Naciśnij „Zamelduj” — przycisk jest w wierszu rezerwacji na liście „Rezerwacje” i przy każdym gościu w karcie rezerwacji.
Potwierdź: „Zameldować do pokoju 103?” → „Zapisz”.

Jedno-dwa działania — i gość zameldowany: pasek rezerwacji na siatce dostanie znacznik „Zameldowana”. Cofnięcie zameldowania, wymeldowanie i późne wymeldowanie — w artykule Zameldowanie i wymeldowanie gościa.

Płatność przyjmij na recepcji i zapisz ją w karcie rezerwacji — rozbiór krok po kroku znajdziesz w artykule Przyjmij płatność za rezerwację.

Rezultat: gość z kluczem, rezerwacja odnotowana jako zameldowana, płatność — w karcie rezerwacji.

Voucher dla gościa

Voucher ze szczegółami pobytu wychodzi do gościa na e-mail automatycznie przy utworzeniu rezerwacji. To potwierdzenie pobytu, a nie faktura za płatność.

Jeśli trzeba wysłać voucher jeszcze raz — otwórz kartę rezerwacji, zakładkę „Wiadomości”: przycisk „Wyślij voucher” stoi obok „Wyślij e-mail”, niżej — historia wysyłek.

Zobacz też

Zameldowanie i wymeldowanie gościa — przebieg zameldowania i wymeldowania, cofanie operacji, karta meldunkowa ze skanu paszportu.
Karta rezerwacji: co jest w środku — gdzie w rezerwacji mieszkają płatności, wiadomości, stawka i dokumenty.
Rezerwacja w 4 kliknięcia — pełny kreator dla rozbudowanych rezerwacji.