Gdy pojawi się podwójna rezerwacja


Po co	Rozwiązać sytuację „jeden pokój sprzedany dwa razy” w parę minut — i nie anulować żadnej z rezerwacji.
Dla kogo	Recepcji i administratorom hotelu.
Co uzyskasz	Obaj goście zostają z pobytem: konflikt znajdujesz na siatce, a jedna z dwóch rezerwacji przeprowadza się na wolny pokój tego samego typu.
Ograniczenia	Przeniesienie — na wolny pokój tego samego typu; osobnej akcji „przenieś” w karcie rezerwacji nie ma. Podwójne rezerwacje zdarzają się rzadko — ten artykuł jest na wypadek, gdy jednak któraś się zdarzy.

Zapobiegasz w kanałach — Podwójne rezerwacje: zapobiegaj i rozwiązuj. Rozwiązujesz w kalendarzu — ten artykuł i przegląd Planner: jak działa.

Podwójna rezerwacja to przypadkowa sprzedaż tego samego pokoju dwa razy: na przykład kanał zdążył sprzedać pokój w tym samym momencie, w którym wpisała go recepcja.

Takie zbiegi zdarzają się rzadko, ale wykluczyć ich do końca się nie da — dlatego sprzedaż ponad dostępność nie pozostaje niezauważona: konflikt trafia do obsługi wprost w Plannerze. Tu rozbieramy, jak go dostrzec i rozwiązać.

Obie rezerwacje w konflikcie są prawdziwe, z żywymi gośćmi w środku. Dlatego leczy się go nie anulowaniem, lecz przeniesieniem: jedna z dwóch przeprowadza się na wolny pokój tego samego typu.

Jak zobaczyć podwójną rezerwację

Konflikt widać na siatce Plannera po dwóch znakach:

Jedna data, jeden pokój — dwa paski.
Wiersz pokoju otoczony czerwoną ramką. W legendzie Plannera („Oznaczenia na pasku”) figuruje ona jako alert „Overbooking” — „czerwona ramka wiersza”.

Ramka wyróżnia cały wiersz pokoju, a nie pojedynczą datę — dzięki temu konflikt widać nawet na gęstej siatce. Konfliktem jest właśnie nakładanie się dat: dwie rezerwacje na jeden pokój w nienakładających się datach to norma, nie podwójna sprzedaż.

Źródło każdej rezerwacji widać na pasku ikoną — „Bezpośrednia (na recepcji)”, „Kanał OTA” i inne — ale znaki konfliktu od źródła nie zależą. Wystarczy rzut oka: czerwona ramka trzyma się w polu widzenia, gdy przewijasz siatkę, więc podwójna rezerwacja nie żyje w systemie niezauważona do przyjazdu gościa. Dobry nawyk — spojrzeć na siatkę rano, zanim zaczną się zameldowania dnia: konflikt znaleziony z wyprzedzeniem rozwiązuje się bez gościa na recepcji.

Czerwona ramka to nie jedyny alert legendy: obok niej mieszczą się „Nieopłacona” i znaczniki statusów rezerwacji. Jeśli jeszcze nie oglądałeś legendy („Oznaczenia na pasku” na panelu Plannera) — zajrzyj: w minutę uczy czytania siatki.

Skąd się bierze podwójna rezerwacja

Prawie zawsze — z wyścigu: kanał sprzedał pokój w tym samym momencie, w którym recepcja wpisała go do PMS (albo drugi kanał sprzedał ten sam pokój w tym samym momencie co pierwszy). Dostępność dla wszystkich kanałów liczy się z jednego kalendarza PMS, a każda sprzedaż przelicza ją wszędzie — typowa przyczyna podwójnych rezerwacji znika. Ale równoczesna sprzedaż w różnych systemach jest zawsze możliwa, więc taka para rezerwacji trafia do obsługi: zadaniem systemu jest to, by żaden gość nie został bez pokoju.

To zbieg okoliczności dwóch sprzedaży, a nie błąd konkretnego pracownika: każdy z dwóch systemów w swoim momencie szczerze uważał pokój za wolny. Winnych szukać nie trzeba — trzeba przenieść jedną z rezerwacji. Druga strona historii jest równie uczciwa: system nie ukrywa zbiegu, tylko pokazuje go na siatce i daje narzędzia, by go rozwiązać.

Jak rozwiązać konflikt w Plannerze

Otwórz Planner w menu po lewej (sekcja „Główne”) i znajdź wiersz z czerwoną ramką — to w nim siedzi podwójna sprzedaż.
Kliknij konflikt — otworzy się lista konfliktujących rezerwacji.
Wybierz rezerwację, którą przeniesiesz: przeprowadzi się na wolny pokój tego samego typu, a druga zostanie na swoim miejscu. Jak działają przeniesienia — w artykule Przenieś gościa do innego pokoju.
Jeśli chcesz wybrać pokój samodzielnie — karta rezerwacji, zakładka „Pokoje i goście”, przycisk „Zmień typ i pokój”: w oknie „Typ i pokój” wybierz „Typ” i wolny „Pokój”, a następnie „Zapisz”. To zwykłe przeniesienie: daty i goście zostają na miejscu, zmienia się tylko pokój.
Sprawdź siatkę: każda rezerwacja ma swój wiersz, konflikt zamknięty.

Jeden niuans: rezerwacje z kanałów — gdy wyłączono dla nich ręczne przenoszenie — nie przemieszczają się myszą i otwierają od razu w karcie rezerwacji. Tak system zabezpiecza się przed rozsynchronizowaniem z kanałem, więc dla rezerwacji z kanału droga przez przyciski jest główna.

Wolne pokoje tego samego typu widać wprost na siatce: włącz „Ceny w komórkach” — wolne komórki pokażą cenę i liczbę wolnych pokoi na każdą datę, a wybór pokoju do przeniesienia stanie się sprawą jednego spojrzenia.

Rezultat: po przeniesieniu każdy gość znów ma własny pokój, a obie rezerwacje żyją — nie ma czego anulować ani tworzyć od nowa.

Gość na recepcji: konflikt wyszedł na jaw przy zameldowaniu

Najmniej przyjemny obrót sprawy — zobaczyć podwójną sprzedaż, gdy gość stoi już przed Tobą i czeka na klucz. To ten sam konflikt, co rozbierany wyżej, tylko z gościem na recepcji — zmienia się priorytet: najpierw pokój i zameldowanie, rozbiór przyczyn potem. Działaj w takiej kolejności:

Przenieś jedną z rezerwacji na wolny pokój tego samego typu — „Zmień typ i pokój” w karcie rezerwacji, zakładka „Pokoje i goście”. Typ się nie zmienia, więc gość dostaje ten typ zakwaterowania, który rezerwował.
Zamelduj gościa jak zwykle: przycisk „Zamelduj” w wierszu listy „Rezerwacje” albo w karcie rezerwacji — i potwierdź operację w oknie „Zameldować do pokoju …?” przyciskiem „Zapisz”. Gości w rezerwacji jest kilku — zameldowuj po jednym: każdy gość w bloku pokoju ma własne przyciski „Zamelduj” i „Wymelduj”.
Dalej — zwykły porządek zameldowania, rozbiera go artykuł Zameldowanie i wymeldowanie gościa.
Sprawdź siatkę: konflikt zamknięty, każda rezerwacja ma swój wiersz.

Rezultat: gość na recepcji melduje się do pokoju tego samego typu, a druga rezerwacja pozostaje w mocy — nikt nie został anulowany ani nie wypadł z obłożenia. Na siatce konflikt znika, a drugi gość, gdyby udało się z nim skontaktować, dostałby ten sam pokój, co rezerwował.

Jeśli wolnych pokoi tego samego typu na daty gościa nie ma, rozwiązanie wykracza poza ten artykuł — trzeba będzie go szukać na miejscu, z gościem już przed sobą. Ramka podpowie, gdzie jest problem, ale decyzja należy do recepcji.

Jak zapobiec powtórce

Podwójne rezerwacje rodzą się w kanałach — i tam też mieszka profilaktyka. Channel Manager trzyma dostępność wszystkich kanałów w jednym kalendarzu: każda sprzedaż przelicza ją wszędzie, a typowa przyczyna podwójnych rezerwacji znika. Wykluczyć zbiegi do końca nie może żaden system, ale zredukować ryzyko do minimum — realne: prawidłowe podłączenie kanałów i mapowanie pokoi robią swoje. Jak to działa — w artykule Podwójne rezerwacje: zapobiegaj i rozwiązuj.

Jeśli kanał jednak sprzedał już zajęty pokój, rezerwacja nie ginie: trafia do systemu — bez przypisanego pokoju — i czeka na obsługę w Plannerze. Kolejność rozwiązania jest ta sama co w tym artykule: przeniesienie na wolny pokój tego samego typu.

Synchronizacja idzie przy tym sama: osobnego przycisku „wyślij do kanałów” nie ma — cena i dostępność odjeżdżają do podłączonych kanałów bez ręcznego ruszenia. Recepcja nie musi pamiętać o kanałach: siatka i kanały żyją w jednym kalendarzu. Konflikty zdarzają się rzadko — i to zasługa jednego kalendarza, nie szczęścia.

Zobacz też

Zameldowanie i wymeldowanie gościa — jak przeprowadzić zameldowanie po przeniesieniu rezerwacji.
Podwójne rezerwacje: zapobiegaj i rozwiązuj — jak działa ochrona przed podwójnymi rezerwacjami z kanałów i co robić, gdy kanał sprzedał już zajęty pokój.
Rezerwacja w 4 kliknięcia — dodać rezerwację na wolnym pokoju ręcznie.