Pieniądze i przychody: co widać w systemie


Po co	Zrozumieć, gdzie sprawdzać pieniądze — od długów gości po ruchy gotówki w kasie — i czego w systemie nie ma.
Dla kogo	Właścicielowi; administratorowi zamykającemu dzień.
Co uzyskasz	Mapę ekranów pieniężnych: liczniki Plannera i panelu, dziennik ruchów, uzgodnienie zmiany — plus szczera lista tego, czego brakuje.
Ograniczenia	Podsumowań za okres nie ma — tak jak sum „od początku miesiąca / od początku roku” (MTD/YTD); eksportu dziennika pieniędzy i PDF też nie ma.

Osobnego modułu „Raporty” w HotelsCalendar nie ma — liczby pieniężne żyją na roboczych ekranach: w Plannerze, na panelu i w „Finansach”. Ten artykuł to mapa: która liczba pieniężna gdzie się liczy, jak głęboko w szczegóły można zejść i na jakie pieniężne pytania system jeszcze nie odpowie.

Ile goście są winni

O długach gości mówią dwie liczby i obie liczą się same.

W Plannerze — górne liczniki „Przyjazdów”, „Odjazdów”, „W hotelu” i „Do zapłaty”, wszystkie przypięte do daty „Na datę”: przesuniesz datę — wartości przeliczą się same. „Do zapłaty” dla wybranej daty — tyle nieopłaconego zalega na rezerwacjach na tę datę, a nie za cały tydzień.

Na panelu — karta „Wymagają uwagi”: mówi o problemach dnia, a gdy wśród nich są nieopłacone pobyty, pojawia się w niej podpis „Są nieopłacone pobyty” i suma „Do zapłaty” — jako link; obok przycisk „Otwórz rezerwacje”.

Do konkretnej rezerwacji — szczegóły schodzą do poziomu kart: na liście „Rezerwacje” karta rezerwacji pokazuje kwoty — „Opłacono 0 € / 158 €” i „Do zapłaty: 158 €”; w samej karcie rezerwacji, na zakładce „Płatności”, czeka podsumowanie „Kwota / Opłacono / Do zapłaty”. Zapiszesz gościowi płatność — podsumowanie przeliczy się od razu.

Kasa i ruchy pieniędzy

Ekran „Finanse” (lewym menu, sekcja zarządzania) otwiera się na zakładce „Ruchy pieniędzy” — dzienniku, w którym każda operacja zapisuje się wierszem. Kolumny są wspólne dla wszystkich wierszy: „Data”, „Źródło”, „Typ”, „Sposób płatności”, „Kwota”, „Dokument/obiekt”. Nad listą — szybkie filtry: „Wszystkie”, „Karta”, „Karta+Gotówka”, „OTA”, „Ekwiring internetowy”, „Wpłata/Wypłata” — jednym kliknięciem zawężasz listę do płatności kartą, płatności z kanałów albo ręcznych ruchów gotówką.

Wiersze prowadzą do dokumentów: przy płatności za rezerwację w kolumnie „Dokument/obiekt” stoi link typu „Rezerwacja #2611” — kliknięcie otwiera kartę rezerwacji z jej płatnościami. Lista przełącza się stronicowo; sum w dzienniku nie ma — ani za dzień, ani według sposobów płatności — a wyboru okresu też nie ma: dziennik pokazuje bieżący miesiąc i na tym jego horyzont się kończy.

O kolumnach i filtrach dziennika szerzej — w artykule Dziennik ruchów pieniędzy: co przeszło przez obiekt.

Zmiany i uzgodnienie

Druga zakładka ekranu „Finanse” — „Zmiany”: dzień pracy kasy. Dopóki zmiany nie ma, zakładka jest pusta: napis „Brak danych” i przycisk „Otwórz zmianę”.

Dzień wygląda tak:

Zmianę otwiera się z „Saldem początkowym” — tyle faktycznie leży w kasie na początek dnia.
W ciągu dnia do zmiany trafiają płatności za rezerwacje i ręczne ruchy gotówką — „Wpłata” i „Wypłata”.
Wieczorem przycisk „Zamknij zmianę” prosi o „Saldo faktyczne” — wynik przeliczenia — i „Komentarz”, jeśli jest co wyjaśnić.

Uzgodnienie odbywa się przy zamknięciu: „Saldo oczekiwane” z zapisów porównuje się z faktycznym wynikiem przeliczenia, a rozbieżność odsyła do tabeli ruchów dnia. Wszystko to widać tylko przy otwartej zmianie — zamknięty dzień zostaje wierszami w dzienniku „Ruchy pieniędzy”.

Pełna trasa zmiany — otwarcie, wpłaty i wypłaty, zamknięcie i rozbiór rozbieżności — w artykule Zmiana kasowa: otwórz, przyjmij płatność, zamknij.

Okres zsumujesz ręcznie

Wyboru okresu nie ma ani w dzienniku, ani na pozostałych zakładkach „Finansów” — wyciągu za miesiąc system nie złoży. Punkty oparcia:

Po dniach i tygodniach. W Plannerze przesuwaj datę „Na datę” — „Do zapłaty” pokaże dług na każdy dzień; tak można przejść cały tydzień i zapisać liczby dzień po dniu.
Bieżący miesiąc. Dziennik „Ruchy pieniędzy” przełącza się stronicowo — listę miesiąca można przewinąć i zsumować ręcznie.
Za okres. Jeśli potrzebne jest zestawienie za miesiąc albo sezon, trzymaj liczby poza systemem: zamykasz zmianę — zapisujesz do tabeli albo notatnika „Saldo oczekiwane” i „Saldo faktyczne” dnia. Suma zapisanych dni to Twój ruch pieniędzy za okres, zebrany ręcznie.

Czego nie ma

Krótka szczera lista:

podsumowań pieniędzy za okres — po dniach, sposobach płatności albo typach pokoi;
sum „od początku miesiąca” i „od początku roku” (MTD/YTD);
eksportu dziennika „Ruchy pieniędzy” — do pliku nie wyeksportujesz go ani do CSV, ani do PDF.

Co jest — jednym zdaniem: „Do zapłaty” na datę w Plannerze, dług na panelu, dziennik za bieżący miesiąc, uzgodnienie przy zamknięciu zmiany.

Plikiem z systemu zabierasz nie pieniądze, a rezerwacje — z zakresem przyjazdów i filtrem po źródle: Wyeksportuj rezerwacje do CSV. To eksport listy, nie raport o pieniądzach.

Zobacz też

Pieniądze w hotelu: co gdzie leży — przegląd sekcji pieniężnej: długi, kasa, dziennik, podatki, płatności online.
Dziennik ruchów pieniędzy: co przeszło przez obiekt — kolumny, filtry i granice dziennika.
Zmiana kasowa: otwórz, przyjmij płatność, zamknij — trasa zmiany i rozbiór rozbieżności.
Dzień hotelu: panel — karta „Wymagają uwagi” i pozostałe liczby dnia.