Planner: jak działa

Po co	Mieć cały obiekt przed oczami i prowadzić dzień — przyjazdy, wyjazdy, płatności — z jednego ekranu.
Dla kogo	Recepcji, administratorom i właścicielom hoteli.
Co uzyskasz	Czytasz siatkę Plannera: rezerwacje według typów pokoi w czterech trybach, prowadzisz przyjazdy i wyjazdy dnia, przenosisz rezerwacje myszą i wiesz, co zrobić z konfliktem podwójnej rezerwacji.
Ograniczenia	To przegląd, a nie instrukcja krok po kroku: jak dodać rezerwację wprost z siatki — w artykule „Rezerwacja w 4 kliknięcia”.

Planner — zakładka w menu po lewej — to roboczy ekran recepcji w PMS HotelsCalendar. Każda rezerwacja w hotelu to pasek na przecięciu wiersza pokoju i kolumny z datą. Rezerwacje ze strony i z kanałów trafiają tu automatycznie, więc obraz obłożenia pozostaje aktualny.

Co widzisz

Wiersze siatki to pokoje hotelu, pogrupowane według typów (kategorii); kolumny to daty. Rezerwacja zajmuje swój zakres dat w wierszu swojego pokoju: na pasku widać gościa, liczbę gości i nocy oraz status płatności, a rezerwacje z kanałów mają plakietkę źródła (Booking.com, Expedia, Airbnb).

Siatkę można rozciągnąć w czasie: widok przełącza się czterema trybami — „1 dzień”, „Tydzień”, „2 tygodnie”, „Miesiąc”. Nad siatką — podsumowanie dnia: ile dziś przyjazdów i wyjazdów, ilu gości przebywa w hotelu i ile pozostało do zapłaty za rezerwacje dnia. Tam też wyszukiwanie po gościu i kodzie rezerwacji oraz przełącznik „Ceny w komórkach” — o nim niżej.

Dzisiejsze przyjazdy i wyjazdy

W trybie „1 dzień” obok siatki otwierają się kolejki zameldowań i wymeldowań — rezerwacje na dziś z szybkimi działaniami. Zameldowanie z kolejki zajmuje jedno-dwa kliknięcia: pokój dla gościa jest przydzielany z góry.

O tym, co wymaga reakcji, przypominają alerty dnia — siedem typów: nieopłacone przyjazdy; prawdopodobne no-showy; rezerwacje z wygasającym statusem wstępnym; rezerwacje bez przypisanego pokoju; goście VIP; pokoje niegotowe na zameldowanie; zaległe wymeldowania.

Przy wymeldowaniu pokój automatycznie trafia do sprzątania — załatwia to zadanie w tle, a interfejs nie pokazuje statusów pokoi.

Drugie wejście do przyjazdów dnia — lista rezerwacji: szybkie filtry „Przyjazdy dzisiaj” i „Odjazdy dzisiaj” pokazują gościa, daty pobytu, status i źródło w jednym wierszu.

Przenoszenie rezerwacji

Rezerwację przenosi się myszą na inny pokój lub inne daty — siatka aktualizuje się od razu. Przenoszenie nie przejdzie, jeśli pokój jest zajęty albo naruszone są ograniczenia planu cenowego: siatka wróci do poprzedniego widoku, a rezerwacja zostanie na miejscu. Jeśli przenoszenie dotyka ręcznych cen lub ręcznego wyżywienia, system najpierw poprosi o potwierdzenie i pokaże przeliczoną kwotę.

Za krawędź paska rezerwacja rozciąga się i zwęża: zmienia się data wyjazdu, a łączna kwota przelicza się od razu.

I uczciwe zastrzeżenie: nie wszystkie rezerwacje przenoszą się myszą. Rezerwacje z kanałów (gdy wyłączono dla nich ręczne przenoszenie), grupowe oraz rezerwacje na pięć pokoi i więcej myszą się nie przenoszą — otwierają się w karcie rezerwacji. Tak system zabezpiecza przed rozsynchronizowaniem z kanałami.

Konflikty podwójnych rezerwacji

Podwójna rezerwacja to przypadkowa sprzedaż tego samego pokoju dwa razy: na przykład kanał zdążył sprzedać pokój w tym samym momencie, w którym wpisała go recepcja. Takie zbiegi okoliczności są rzadkie, ale wykluczyć ich do końca się nie da — dlatego sprzedaż ponad dostępność nie pozostaje niezauważona: podwójne rezerwacje trafiają do obsługi wprost w Plannerze.

Konflikt widać na siatce: kliknięcie otwiera listę konfliktujących rezerwacji, a jedną z nich można przenieść na wolny pokój tego samego typu — po przeniesieniu każdy gość znów ma własny pokój.

Ceny w komórkach

Przełącznik „Ceny w komórkach” nad siatką przełącza Planner w tryb cenowy: w wolnych komórkach pojawiają się cena i dostępność na każdą datę. Cena i wolne pokoje są widoczne na jednym ekranie — wygodnie się je porównuje, nie wychodząc z siatki. Ceny edytuje się w Menedżerze cen — temu poświęcony jest osobny artykuł w sekcji cen.

Zobacz też

• Rezerwacja w 4 kliknięcia — dodać rezerwację wprost z siatki Planner.
• Zmiana cen: jedna data albo masowo — gdzie edytuje się ceny, które pokazuje tryb cenowy.
• Zameldowanie i wymeldowanie gościa — jak przeprowadzić zameldowanie na podstawie rezerwacji i wymeldować gościa na koniec pobytu.
• Gość bez rezerwacji: od recepcji do klucza — przyjąć gościa, który przyjechał bez rezerwacji: wolny pokój, rezerwacja i zameldowanie na miejscu.
• Gdy pojawi się podwójna rezerwacja — co robić, gdy jeden pokój sprzedano dwa razy.