Podłącz pocztę hotelu


Po co	Zebrać maile gości we wspólnym Inboxie obok pytań z Guest Portalu — i wysyłać maile hotelu (vouchery, kody portalu) z adresu hotelu, a nie z systemowego.
Dla kogo	Administratorom hotelu: konfigurację wykonuje się raz, przed pracą z wiadomościami.
Co uzyskasz	Podłączoną skrzynkę: maile z poczty hotelu pojawiają się na liście „Wiadomości”, a pocztę wychodzącą system wysyła przez pocztę hotelu.
Ograniczenia	Jedna integracja to jedna skrzynka o jednym przeznaczeniu: przyjmowanie maili albo wysyłanie maili z szablonów. Ustawienia można zapisać dopiero po udanym teście połączenia. Dla popularnych dostawców parametry serwera podstawiają się automatycznie, dla pozostałych wpisuje się je ręcznie.

Sekcja „Wiadomości” zbiera wszystkie zgłoszenia gości na jednej liście, ale maile gości trafiają do niej dopiero po podłączeniu poczty hotelu. Podłączenie wykonuje się na ekranie „Poczta i komunikatory” w jednym przejściu: adres skrzynki, parametry serwera, test — i skrzynka działa. Dla popularnych dostawców poczty parametry system dobierze sam; ręcznie wypełnia się tylko to, czego nie udało się ustalić.

Po co Inboxowi poczta hotelu

Dopóki poczta nie jest podłączona, w „Wiadomościach” pojawiają się tylko pytania z Guest Portalu: gość pisze ze swojej rezerwacji, a pytanie trafia na wspólną listę. Maile, które goście wysyłają na adres hotelu, trafiają na tę samą listę po podłączeniu skrzynki: system pobiera pocztę ze skrzynki i zamienia każdy mail w rozmowę.

Działa też druga strona: z tej poczty wychodzą maile hotelu do gościa — voucher rezerwacji, kody i linki Guest Portal (do tego skrzynka dostaje rolę „Wysyłanie maili z szablonów”). Dopóki wysyłka nie jest skonfigurowana, wejście gościa do portalu po mailu z kodem jest niemożliwe: mail po prostu nie wyjdzie — skonfiguruj wysyłkę, zanim zaczniesz korzystać z portalu. Dlatego przy podłączaniu skrzynka dostaje jedną z dwóch ról: „Poczta przychodząca” — przyjmowanie maili gości, „Wysyłanie maili z szablonów” — poczta wychodząca z automatyzacji.

Gdzie konfiguruje się pocztę

Ekran nazywa się „Poczta i komunikatory”. Najszybsza droga — z listy „Wiadomości”: dopóki poczty nie ma, nad listą wisi żółty baner „Poczta nie jest podłączona”, a przycisk „Skonfiguruj odbiór poczty” prowadzi prosto do ustawień. Do listy wracasz pozycją menu „Wiadomości”.

Po lewej stronie ekranu — karty „E-mail”: po jednej na każdą podłączoną skrzynkę, każda z własnym przełącznikiem. Skrzynek może być kilka — na przykład osobna do przyjmowania maili gości i osobna do automatycznych maili.

Przeznaczenie skrzynki wybiera się przy podłączaniu:

„Poczta przychodząca” — przyjmowanie maili gości do Inboxu;
„Wysyłanie maili z szablonów” — maile wychodzące z automatyzacji: vouchery, kody portalu.

Przycisk „Dodaj integrację e-mail” rozpoczyna podłączanie nowej skrzynki. Dla wybranej karty po prawej stronie widać szczegóły: nazwę integracji, przeznaczenie, adres, IMAP, SMTP, status i datę ostatniej synchronizacji — obok przyciski „Edytuj” i „Usuń”.

Wypełnij parametry SMTP

Naciśnij „Dodaj integrację e-mail” — otworzy się formularz z dwoma krokami: „1 Adres i nazwa” → „2 Serwer poczty”.
Wpisz adres skrzynki w polu „E-mail hotelu”. Dla popularnych dostawców parametry IMAP i SMTP podstawią się automatycznie; jeśli dla Twojej domeny autokonfiguracji nie ma, parametry wypełnisz ręcznie w następnym kroku.
Podaj „Nazwę integracji” — widzą ją tylko pracownicy; nazwa pomaga odróżnić skrzynki na liście.
W razie potrzeby rozwiń blok „Dodatkowe”: „Przeznaczenie skrzynki” („Poczta przychodząca” albo „Wysyłanie maili z szablonów”), „Nazwa nadawcy” (podpis w mailach; jeśli puste — brana jest nazwa z adresu) i „Reply-To” (adres do odpowiedzi, jeśli różni się od głównego; zwykle niepotrzebny).
Naciśnij „Dalej” i wypełnij sekcję „SMTP (poczta wychodząca)”: „Serwer SMTP”, „Port SMTP”, „Szyfrowanie SMTP” (na przykład TLS), „Login SMTP” i „Hasło SMTP”.
Dla skrzynek Gmail i Google Workspace potrzebne jest hasło aplikacji (App Password), a nie zwykłe hasło konta — zwłaszcza gdy na skrzynce włączone jest uwierzytelnianie dwuetapowe.

Rezultat: parametry serwera wypełnione — została weryfikacja połączenia.

Sprawdź i zapisz

Naciśnij „Sprawdź połączenie” — system sprawdzi parametry na Twoim serwerze pocztowym.
Dopóki test nie przejdzie, przycisk „Zapisz” pozostaje nieaktywny: zapisywanie odblokowuje się dopiero po udanej weryfikacji.
Po udanym teście naciśnij „Zapisz”.

Rezultat: integracja zapisana i widoczna jako karta po lewej — z przeznaczeniem, statusem i datą ostatniej synchronizacji.

Jeśli test nie przeszedł, w formularzu pozostanie status „Test: nieudany” — przejrzyj serwer, port, szyfrowanie i hasło (typowe przyczyny — niżej). Wyjście z formularza z niezapisanymi zmianami system potwierdzi osobnym pytaniem „Niezapisane zmiany”.

Jeśli test nie przechodzi

Trzy typowe przyczyny:

Zwykłe hasło zamiast hasła aplikacji. Jeśli na skrzynce włączone jest uwierzytelnianie dwuetapowe, zwykłe hasło konta nie jest akceptowane: utwórz hasło aplikacji (App Password) w ustawieniach dostawcy poczty i podaj je w polu „Hasło SMTP”.
Zły port. Każdy rodzaj szyfrowania używa własnego portu — porównaj wartość „Port SMTP” z ustawieniami dostawcy.
Pomyłone szyfrowanie. W polu „Szyfrowanie SMTP” wybrana jest niewłaściwa opcja — SSL zamiast TLS albo odwrotnie.

Po poprawieniu naciśnij „Sprawdź połączenie” jeszcze raz.

Jak poznać, że poczta działa

Wróć do „Wiadomości”: żółty baner „Poczta nie jest podłączona” znika.
Wyślij testowy mail na adres hotelu ze zwykłej skrzynki pocztowej — mail pojawi się na liście rozmów obok pytań z portalu.
Mail od pytania z portalu odróżnisz po ikonie źródła w nagłówku wątku; porządek na liście rozmów ułatwiają filtry „Kanał” i „Aktywne” nad listą.
Na karcie integracji odświeża się „Ostatnia synchronizacja” — widać, kiedy system ostatnio pobierał pocztę.

Zobacz też

Wiadomości gości: jeden Inbox — jak zbudowana jest wspólna lista maili i pytań gości.
Voucher rezerwacji: podgląd, druk, język — voucher wychodzi ze skrzynki z przeznaczeniem „Wysyłanie maili z szablonów”.