Hotelli e-posti ühendamine


Miks	Koguda külaliste kirjad ühisesse Inboxi Guest Portali küsimuste kõrvale — ja saata hotelli kirjad (vaucherid, portaali koodid) hotelli enda aadressilt, mitte süsteemi aadressilt.
Kellele	Hotelli administraatoritele: ühendamine tehakse ühe korra, enne sõnumitega töötamise alustamist.
Mida saate	Ühendatud postkasti: hotelli aadressile saadetud kirjad ilmuvad loendis „Sõnumid“ ja väljaminevad kirjad saadab süsteem hotelli e-posti kaudu.
Piirangud	Üks integratsioon — üks postkast ühe ülesandega: kirjade vastuvõtt või mallikirjade saatmine. Seadistusi saab salvestada ainult pärast edukat ühenduse kontrolli. Populaarsete pakkujate puhul valitakse serveri seadistused automaatselt, ülejäänud sisestate ise.

Jaotis „Sõnumid“ kogub külaliste pöördumised ühte loendisse, kuid külaliste kirjad jõuavad sinna ainult siis, kui hotelli e-post on ühendatud. Ühendamine käib ekraanil „E-post ja sõnumirakendused“ ühe käiguga: postkasti aadress, serveri seadistused, kontroll — ja postkast töötab. Populaarsete e-posti pakkujate puhul leiab süsteem seadistused ise; käsitsi täidate ainult selle, mis selgusetuks jäi.

Miks Inbox vajab hotelli e-posti

Kuni e-post pole ühendatud, ilmub „Sõnumitesse“ ainult Guest Portali küsimusi: külaline kirjutab oma broneeringust ja küsimus jõuab ühisesse loendisse. Kirjad, mida külalised saadavad hotelli aadressile, jõuavad samasse loendisse pärast ühendamist: süsteem võtab postkastist kirjad üle ja teeb igast kirjast vestluse.

Töötab ka vastassuund: sellelt e-postilt lähevad välja hotelli kirjad külalisele — broneeringu vaucher, Guest Portali koodid ja lingid (selleks määratakse postkastile ülesanne „Mallikirjade saatmine“). Kuni saatmine pole seadistatud, ei saa külaline koodiga kirja kaudu portaali siseneda: kiri ei lähe lihtsalt välja — seadistage saatmine enne, kui hakkate portaali kasutama. Seepärast saab postkast ühendamisel ühe kahest ülesandest: „Sissetulev e-post“ — külaliste kirjade vastuvõtt, „Mallikirjade saatmine“ — väljaminevad kirjad automatiseeringutest.

Kus e-posti seadistatakse

Ekraani nimi on „E-post ja sõnumirakendused“. Kiireim tee on „Sõnumite“ loendist: seni, kuni e-posti pole, ripub loendi kohal kollane teavitus „E-post pole ühendatud“ ja nupp „Seadista e-posti vastuvõtt“ viib otse seadistustesse. Loendisse naasmiseks valige menüüs „Sõnumid“.

Ekraani vasakul on kaardid „E-post“: iga ühendatud postkasti kohta üks, igal kaardil oma lüliti. Postkaste võib olla mitu — näiteks üks külaliste kirjade vastuvõtuks ja teine automaatsete kirjade jaoks.

Postkasti ülesanne valitakse ühendamisel:

„Sissetulev e-post“ — külaliste kirjade vastuvõtt Inboxi;
„Mallikirjade saatmine“ — väljaminevad kirjad automatiseeringutest: vaucherid, portaali koodid.

Nupp „Lisa e-posti integratsioon“ alustab uue postkasti ühendamist. Valitud kaardi juures on paremal üksikasjad: integratsiooni nimi, ülesanne, aadress, IMAP, SMTP, olek ja viimase sünkroonimise kuupäev — sealsamas nupud „Muuda“ ja „Kustuta“.

Täitke SMTP-seadistused

Klõpsake „Lisa e-posti integratsioon“ — avaneb kaheastmeline vorm: „1 Aadress ja nimi“ → „2 Postiserver“.
Sisestage postkasti aadress väljale „Hotelli e-post“. Populaarsete pakkujate puhul täidetakse IMAP- ja SMTP-seadistused automaatselt; kui teie domeeni jaoks automaatset valikut pole, täidate seadistused käsitsi järgmises sammus.
Määrake „Integratsiooni nimi“ — seda näevad ainult meeskonnaliikmed, nimi aitab postkaste loendis eristada.
Vajadusel laiendage plokk „Lisaseaded“: „Postkasti ülesanne“ („Sissetulev e-post“ või „Mallikirjade saatmine“), „Saatja nimi“ (kirjade allkiri; kui väli on tühi, võetakse nimi aadressist) ja „Reply-To“ (vastuste aadress, kui see erineb põhiaadressist; tavaliselt pole vaja).
Klõpsake „Edasi“ ja täitke sektsioon „SMTP (väljaminev)“: „SMTP server“, „SMTP port“, „SMTP krüpteerimine“ (näiteks TLS), „SMTP kasutajanimi“ ja „SMTP parool“.
Gmaili ja Google Workspace’i postkastide jaoks on vaja rakenduse parooli (App Password), mitte tavalist konto parooli — eriti kui postkastis on kahefaktoriline autentimine sisse lülitatud.

Tulemus: serveri seadistused on täidetud — jäänud on ühenduse kontroll.

Kontrollige ja salvestage

Klõpsake „Kontrolli ühendust“ — süsteem kontrollib seadistusi teie postiserveris.
Kuni test ei lähe läbi, jääb nupp „Salvesta“ mitteaktiivseks: salvestamine lubatakse ainult pärast edukat kontrolli.
Pärast edukat testi klõpsake „Salvesta“.

Tulemus: integratsioon on salvestatud ja ilmus vasakul kaardina — ülesande, oleku ja viimase sünkroonimise kuupäevaga.

Kui test ei läinud läbi, jääb vormi olekuks „Test: ebaõnnestus“ — käige server, port, krüpteerimine ja parool üle (tüüpilised põhjused — allpool). Vormist lahkumist salvestamata muudatustega kinnitab süsteem eraldi küsimusega „Salvestamata muudatused“.

Kui kontroll ei õnnestu

Kolm tüüpilist põhjust:

Tavaline parool rakenduse parooli asemel. Kui postkastis on kahefaktoriline autentimine sisse lülitatud, ei võeta tavalist konto parooli vastu: looge rakenduse parool (App Password) e-posti pakkuja seadistustes ja sisestage see väljale „SMTP parool“.
Vale port. Igal krüpteerimisviisil on oma port — võrrelge välja „SMTP port“ väärtust pakkuja seadistustega.
Krüpteerimine sassi läinud. Väljal „SMTP krüpteerimine“ on valitud vale variant — SSL TLS-i asemel või vastupidi.

Pärast parandamist klõpsake „Kontrolli ühendust“ uuesti.

Kuidas aru saada, et e-post töötab

Naaske „Sõnumitesse“: kollane teavitus „E-post pole ühendatud“ kaob.
Saatke hotelli postkasti testkiri tavalisest e-posti aadressist — kiri ilmub vestluste loendis portaali küsimuste kõrval.
Kirja eristab portaali küsimusest allika ikoon vestluse päises; vestluste sortimisel aitavad loendi kohal olevad filtrid „Kanal“ ja „Aktiivne“.
Integratsiooni kaardil uueneb „Viimane sünkroonimine“ — näha on, millal süsteem kirju viimati üle võttis.

Vaata ka

Külaliste sõnumid: üks Inbox — kuidas on üles ehitatud ühine külaliste kirjade ja küsimuste loend.
Broneeringu vaucher: eelvaade, printimine, keel — vaucher läheb välja postkastist ülesandega „Mallikirjade saatmine“.