Kassavahetus: avage, võtke maksed vastu, sulgege

Miks	Hoida päeva raha kontrolli all: teada, kui palju kassas olema peaks, ja võrrelda seda ülesloendusel tegelikuga.
Kellele	Administraatoritele ja vastuvõtule, kes võtavad makseid vastu kohapeal.
Mida saate	Avatud vahetus selge „Oodatava jäägiga“, korralikud sisse- ja väljamaksed ning sulgemine ülesloendusega; erinevus, kui see ilmneb, selgitatakse kommentaaris.
Piirangud	Kirjeldatud on töö käesoleva vahetusega vahekaardil „Vahetused“ ekraanil „Rahandus“. Päevik „Rahaliikumised“ näitab liikumisi ainult käesoleva kuu kohta.

Kassavahetus on kassa tööpäev: hommikul avatakse see algjäägiga, päeva jooksul kogunevad sinna külaliste maksed, õhtul loendatakse raha üle ja vahetus suletakse. Kogu vahetuse haldus asub vahekaardil „Vahetused“ ekraanil „Rahandus“ — vasakpoolses menüüs, jaotises „Haldus“.

Avage vahetus algjäägiga

Päev algab vahetuse avamisega:

1. Avage „Rahandus“ ja minge vahekaardile „Vahetused“. Kui vahetust veel pole, on vahekaart tühi ja pakub nuppu „Ava vahetus“.
2. Klõpsake „Ava vahetus“ — avaneb dialoog „Vahetuse avamine“.
3. Sisestage „Algjääk“ — summa, mis on päeva alguses kassas tõepoolest olemas. Kui kassa alustab päeva tühjana, on 0,00 täiesti normaalne variant: vahetusraha saab hiljem juurde lisada.
4. Kinnitage nupuga „Ava vahetus“.

Tulemus: vahetus on avatud. Vahekaardil on pealkiri „Vahetus: 1“ vahetuse numbriga, read „Algjääk“ ja „Oodatav jääk“ (seni, kui liikumisi pole — kriips) ning tabel „Kuupäev · Tüüp · Summa · Kirjeldus“: sinna koguneb iga päeva rahaliikumine.

„Oodatav jääk“ on vahetuse põhinumber: kui palju raha kassas olema peaks, kui iga liikumine on kirjas. See arvutub ise ümber, kui vahetusse tulevad maksed, sisse- ja väljamaksed.

Kuhu päeva maksed jõuavad

Broneeringute maksed jõuavad avatud vahetusse: kirjendate külalise makse broneeringukaardil (vahekaart „Maksed“ → „Lisa makse“) — summa ilmub vahetuse tabelisse ja liigutab „Oodatavat jääki“. Seepärast avatakse vahetus enne esimesi makseid ja suletakse pärast ülesloendamist — siis on selles näha kogu päev tervikuna. Kuidas makset broneeringule kirjendada — artiklis Broneeringu makse vastuvõtmine: sularaha, kaart, kohapeal.

Vahetuse tabelis on iga liikumise juures näha kuupäev, tüüp, summa ja kirjeldus. Päeva jooksul on need:

• broneeringute maksed, mis on kirjendatud broneeringukaartides;
• sisse- ja väljamaksed — käsitsi tehtud sularahaliikumised, nendest allpool.

Kõrval, vahekaardil „Rahaliikumised“, asub päevik: seal on samad liikumised — juba viitega lähtedokumendile, näiteks maksel koos viitega broneeringule. Päevik hõlmab käesolevat kuud; üksikasjad artiklis Rahaliikumiste päevik: mis on hotelli läbi käinud.

Tehke sularaha sisse- või väljamakse

Kassa raha muutub mitte ainult broneeringute maksete kaudu: lisasite juurde vahetusraha, tõstsite päeva sularaha seifi — seda kõike vormistatakse nuppudega „Sissemakse“ ja „Väljamakse“ avatud vahetusel. Iga selline liikumine ilmub vahetuse tabelisse ja läheb „Oodatava jäägi“ arvesse.

Tulemus: sisse- ja väljamaksed hoiavad „Oodatava jäägi“ täpsena — ülesloendamise hetkeks on seal summa, mis peaks kassas tõepoolest olema, mitte ainult broneeringute maksed.

Sulgege vahetus ülesloendusega

Vahetus suletakse päeva lõpus, tegeliku seisuga:

1. Loendage kassas olev sularaha üle.
2. Klõpsake „Sulge vahetus“ — avaneb dialoog „Vahetuse sulgemine“.
3. Sisestage „Tegelik jääk“ — nii palju, kui üle loendasite.
4. Lisage „Kommentaar“, kui on midagi selgitada.
5. Kinnitage nupuga „Sulge vahetus“.

Eraldi „ülesloendamise“ sammu liideses pole: võrdlus toimub otse sulgemise hetkel — süsteem võrdleb „Oodatavat jääki“ (kirjete järgi) „Tegeliku jäägiga“ (Teie ülesloendus). Kui numbid ei kattu, pöördutakse erinevuse juurde tagasi vahetuse tabeli kaudu: millised päeva liikumised on kirjas ja mis neis puudu jääb.

Tulemus: vahetus on suletud. Uus päev algab otsast peale — nupuga „Ava vahetus“ ja värske algjäägiga.

Kui summa ei kattunud

Erinevus oodatava ja tegeliku jäägi vahel on tavaline tööolukord. Tüüpilised põhjused:

• sisse- või väljamakse, mis jäi tegemata;
• viga summas;
• külalisele antud vahetusraha, mis kirjetesse ei jõudnud.

Just selleks on sulgemisdialoogi väli „Kommentaar“: kirjeldage, miks sularaha osutus oodatust rohkemaks või vähemaks.

Kui erinevused korduvad, vormistage sisse- ja väljamaksed kohe, mitte õhtul mälu põhjal — siis jääb „Oodatav jääk“ usaldusväärseks orientiiriks ja sulgemine taandub kiirele võrdlusele.

Vaata ka

• Broneeringu makse vastuvõtmine: sularaha, kaart, kohapeal — kirjendage makse, mis jõuab vahetusse.
• Rahaliikumiste päevik: mis on hotelli läbi käinud — kõik liikumised koos lähtedokumentidega käesoleva kuu kohta.