Kasininko pamaina: atidaryti, priimti apmokėjimą, uždaryti

Kodėl	Turėti dienos pinigus po kontrole: žinoti, kiek pinigų turėtų būti kasoje, ir suderinti tai su faktu perskaičiavus.
Kam	Administratoriams ir recepcijai, kurie priima apmokėjimus vietoje.
Ką gausite	Atidarytą pamainą su aiškiu numatomu likučiu, tvarkingus įnešimus ir išėmimus bei uždarymą su suskaičiavimu; skirtumas, jei išryškėja, paaiškinamas komentare.
Apribojimai	Aprašomas darbas su einamąja pamaina skirtuke „Pamainos“ ekrane „Finansai“. Žurnalas „Pinigų judėjimas“ rodo judesius tik už einamąjį mėnesį.

Kasininko pamaina – kasos darbo diena: ryte ji atidaroma su pradiniu likučiu, dienos bėgyje į ją patenka svečių apmokėjimai, vakare pinigai suskaičiuojami ir pamaina uždaroma. Visa pamainos valdymas gyvena skirtuke „Pamainos“ ekrane „Finansai“ – kairiajame meniu, valdymo grupėje.

Atidarykite pamainą su pradiniu likučiu

Diena prasideda nuo pamainos atidarymo:

1. Atidarykite „Finansai“ ir pereikite į skirtuką „Pamainos“. Kol pamainos nėra, skirtukas tuščias ir siūlo mygtuką „Atidaryti pamainą“.
2. Paspauskite „Atidaryti pamainą“ – atsidarys dialogo langas „Pamainos atidarymas“.
3. Nurodykite „Pradinis likutis“ – sumą, kuri iš tikrųjų guli kasoje dienos pradžioje. Jei kasa dieną pradeda tuščia, 0,00 – normalus variantas: smulkius pinigus galima įnešti vėliau.
4. Patvirtinkite mygtuku „Atidaryti pamainą“.

Rezultatas: pamaina atidaryta. Skirtuke – antraštė „Pamaina: 1“ su pamainos numeriu, eilutės „Pradinis likutis“ ir „Numatomas likutis“ (kol judesių nėra – brūkšnys) ir lentelė „Data · Tipas · Suma · Aprašymas“: į jos eilutes surenkamas kiekvienas dienos pinigų judesys.

„Numatomas likutis“ – pagrindinis pamainos skaičius: kiek pinigų turėtų atsidurti kasoje, jei kiekvienas judesys užfiksuotas. Jis perskaičiuojasi pats, kai tik į pamainą patenka apmokėjimai, įnešimai ir išėmimai.

Kur atsiduria dienos apmokėjimai

Rezervacijų apmokėjimai patenka į atidarytą pamainą: užregistruosite svečiui apmokėjimą rezervacijos kortelėje (skirtukas „Mokėjimai“ → „Pridėti mokėjimą“) – suma atsiranda pamainos lentelėje, o „Numatomas likutis“ pasikeičia. Todėl pamaina atidaroma prieš pirmuosius apmokėjimus, o uždaroma po suskaičiavimo – tada joje matyti visa diena. Kaip užregistruoti apmokėjimą rezervacijoje – žr. straipsnį Rezervacijos apmokėjimas: grynaisiais, kortele, vietoje.

Pamainos lentelėje prie kiekvieno judesio matoma data, tipas, suma ir aprašymas. Per dieną tai:

• rezervacijų apmokėjimai, užregistruoti rezervacijos kortelėse;
• įnešimai ir išėmimai – rankiniai pinigų judesiai, apie juos – žemiau.

Šalia, skirtuke „Pinigų judėjimas“, gyvena žurnalas: jame – tie patys judesiai, jau su nuoroda į šaltinio dokumentą, pavyzdžiui, apmokėjimą su nurodyta rezervacija. Žurnalas tvarkomas už einamąjį mėnesį; išsamiau – straipsnyje Pinigų judėjimo žurnalas: kas praėjo per viešbutį.

Įneškite arba išimkite grynuosius pinigus

Kasoje esantys pinigai keičiasi ne tik per rezervacijų apmokėjimus: pridėjote smulkių pinigų, išėmėte dienos pajamas į seifą – tai atliekama mygtukais „Įnešimas“ ir „Išėmimas“ atidarytoje pamainoje. Kiekvienas toks judesys atsiranda pamainos lentelėje, o „Numatomas likutis“ perskaičiuojamas.

Rezultatas: dėka įnešimų ir išėmimų „Numatomas likutis“ lieka tikslus – suskaičiavus jame matyti suma to, kas iš tikrųjų turėtų būti kasoje, o ne vien rezervacijų apmokėjimai.

Uždarykite pamainą suskaičiavę pinigus

Pamaina uždaroma dienos pabaigoje, pagal faktinę būklę:

1. Suskaičiuokite grynuosius pinigus kasoje.
2. Paspauskite „Uždaryti pamainą“ – atsidarys dialogo langas „Pamainos uždarymas“.
3. Įveskite „Faktinis likutis“ – tiek, kiek suskaičiavote.
4. Pridėkite „Komentaras“, jei yra ką paaiškinti.
5. Patvirtinkite mygtuku „Uždaryti pamainą“.

Atskiro „suskaičiavimo“ žingsnio sąsajoje nėra: suderinimas vyksta tiesiog uždarant – sistema lygina „Numatomas likutis“ (pagal įrašus) su „Faktinis likutis“ (jūsų suskaičiuota suma). Jei skaičiai nesutapo, prie skirtumo grįžtama per pamainos lentelę: kurie dienos judesiai užregistruoti ir ko jųose trūksta.

Rezultatas: pamaina uždaryta. Nauja diena pradedama iš naujo – mygtuku „Atidaryti pamainą“ ir švariu pradiniu likučiu.

Jei suma nesutapo

Skirtumas tarp numatomo ir faktinio likučio – įprasta darbinė situacija. Dažniausios priežastys:

• įnešimas arba išėmimas, apie kurį užmirštama;
• klaida sumoje;
• svečiui duota grąža, nepatekusi į įrašus.

Tam ir skirtas laukas „Komentaras“ uždarymo dialogo lange: paaiškinkite, kodėl grynieji pinigai pasirodė daugiau arba mažiau, nei tikėtasi.

Jei nesutapimai kartojasi, įnešimus ir išėmimus užregistruokite iš karto, o ne vakare iš atminties – tada „Numatomas likutis“ lieka patikimu orientyru, o uždarymas susiveda į greitą suderinimą.

Taip pat žr.

• Rezervacijos apmokėjimas: grynaisiais, kortele, vietoje – užregistruokite apmokėjimą, kuris pateks į pamainą.
• Pinigų judėjimo žurnalas: kas praėjo per viešbutį – visi judesiai su šaltinio dokumentais už einamąjį mėnesį.