Rezervacijos apmokėjimas: grynaisiais, kortele, vietoje


Kodėl	Užfiksuoti pinigus, priimtus iš svečio prie recepcijos – grynaisiais ar kortele, – kad rezervacijoje visada matytųsi, kiek apmokėta ir kiek liko sumokėti.
Kam	Recepcijai ir administratoriams – visiems, kas priima apmokėjimą įsiregistravimo metu ir per viešnagę.
Ką gausite	Apmokėjimo įrašą rezervacijos kortelėje: santrauka „Suma / Apmokėta / Mokėtina“ perskaičiuojasi, apmokėjimas patenka į atidarytą kasininko pamainą ir į pinigų judėjimo žurnalą.
Apribojimai	Įrašas skirtuke „Mokėjimai“ – tai apskaita, o ne fiskalinis dokumentas: rezervacijos kuponas nepakeičia čekio. Apmokėjimo būdų sąrašą lemia jūsų viešbučio žinynas.

Svečias prie recepcijos pasiruošęs mokėti – grynaisiais ar kortele. Dažniausia dienos operacija rezervacijos kortelėje užregistruojama per maždaug minutę: skirtukas „Mokėjimai“, mygtukas „Pridėti mokėjimą“, keli laukai formoje „Naujas mokėjimas“ – ir pinigai apskaityti.

Žemiau – kelias žingsnis po žingsnio, formos laukų apžvalga ir tai, kaip apmokėjimas keičia rezervacijos mokėtiną sumą.

Kaip užregistruoti apmokėjimą

Atidarykite rezervacijos kortelę: iš sąrašo „Rezervacijos“ arba paspaudę rezervacijos juostą Planeryje.
Pereikite į skirtuką „Mokėjimai“. Čia – mygtukai „Pridėti mokėjimą“ ir „Sukurti mokėjimo nuorodą“, santrauka „Suma / Apmokėta / Mokėtina“ ir įrašų sąrašas; jei apmokėjimų dar nėra – rodomas pranešimas „Mokėjimų nėra“.
Paspauskite „Pridėti mokėjimą“ – atsidarys forma „Naujas mokėjimas“.
Užpildykite laukus (išsamiai – kitame skyriuje) ir paspauskite „Įrašyti“. Mygtukas „Atšaukti“ uždaro formą nieko neįrašęs.

Rezultatas: apmokėjimas atsirado sąraše skirtuke „Mokėjimai“, santrauka ir antraštės blokas „Finansai“ perskaičiavosi, o įrašas pateko į atidarytą kasininko pamainą.

Formos „Naujas mokėjimas“ laukai

„Suma“ – privalomas laukas: kiek pinigų priimta iš svečio. Priėmėte dalį sumos – įrašykite tą dalį; visą – visą sumą iš karto.
„Apmokėjimo būdas“ – pasirinkimas iš jūsų viešbučio žinyno: grynaisiais, kortele ir kiti būdai. Žinynas tvarkomas ekrane „Finansai“, skirtuke „Mokėjimų tipai“ – mygtukas „Sukurti mokėjimo tipą“.
„Data“ – privalomas laukas; pagal numatytuosius nustatymus įrašoma šiandienos data, esant reikalui pataisykite.
„Operacijos tipas“ – pagal numatytuosius nustatymus „Mokėjimas“. Norėdami grąžinti svečiui pinigus, pasirinkite „Grąžinimas“: atskiro grąžinimo mygtuko kortelėje nėra – grąžinimas užregistruojamas ta pačia forma.
„Būsena“ – pagal numatytuosius nustatymus „Atliktas“. Yra dar „Laukiama“ ir „Atmestas“ – apmokėjimams, kurie dar tik patvirtinami arba neįvyko.
„Aprašymas“ – pastaba kolegoms: „apmokėjimas įsiregistravimo metu“, „likutis už viešnagę“.

Kaip apmokėjimas padengia mokėtiną sumą

Skirtuke „Mokėjimai“ ir bloke „Finansai“ kortelės antraštėje – santrauka iš trijų sumų:

„Suma“ – kiek kainuoja visa rezervacija (nemaišykite su lauku „Suma“ apmokėjimo formoje);
„Apmokėta“ – kiek jau priimta;
„Mokėtina“ – kiek svečiui dar liko sumokėti.

Šalia, „Finansuose“, – išskaidymas „Iš viso“, „Viešnagė“ ir „Papildomos paslaugos“, tad matyti, iš ko susideda suma.

Įrašysite apmokėjimą – santrauka atsinaujina iš karto: „Apmokėta“ išauga, „Mokėtina“ sumažėja ta pačia suma. Priėmėte tik dalį – mokėtina suma sumažės ta dalimi; kai priimti pinigai pasieks rezervacijos sumą, mokėti nebeliks nieko.

Būtent pagal „Mokėtina“ recepcija atsako į pagrindinį svečio klausimą – „kiek man dar sumokėti?“ – neatidarius nei lentelių, nei skirtukų.

Apmokėjimas ir kasininko pamaina

Kiekvienas užregistruotas apmokėjimas patenka į atidarytą pamainą – ekranas „Finansai“, skirtukas „Pamainos“: pamainos „Numatomas likutis“ didėja su kiekvienu apmokėjimu. Uždarant pamainą įvedate lauką „Faktinis likutis“, ir sistema parodo skirtumą nuo numatytojo – tai ir yra kasos perskaičiavimas.

Jei pamaina dar neatidaryta, atidarykite ją iki pirmųjų dienos apmokėjimų – kitu atveju faktiniam likučiui nebus su kuo palyginti. Darbo su pamainomis tvarka – straipsnyje Kasininko pamaina: atidaryti, priimti apmokėjimą, uždaryti.

Kiekvienas apmokėjimo įrašas matomas ir žurnale „Pinigų judėjimas“ – atskira eilute su nuoroda į rezervaciją, operacijos tipu, apmokėjimo būdu ir suma.

Užregistruotas apmokėjimas ar mokėjimo nuoroda

Skirtuke „Mokėjimai“ – du būdai priimti pinigus; rinkitės pagal situaciją:

„Pridėti mokėjimą“ – pinigus priėmėte patys vietoje: grynaisiais – į kasą, kortele – per savo terminalą. Svečias čia pat, apmokėjimas vyksta dabar – įrašas rezervacijoje atsiranda iškart po įrašymo.
„Sukurti mokėjimo nuorodą“ – svečias moka pats, internetu: rezervacijos kortelė sukuria nuorodą, svečias ją atidaro ir sumoka kortele. Nuoroda išsiunčiama iš anksto arba tiesiai iš kortelės – apie tai straipsnyje Mokėjimo internetu nuoroda: priimkite mokėjimą nuotoliniu būdu.

Trumpa taisyklė: apmokėjimas prie recepcijos – įrašas; apmokėjimas be jūsų dalyvavimo – nuoroda.

Įrašas – tai apskaita, o ne čekis

Sąžininga riba: įrašas skirtuke „Mokėjimai“ – viešbučio vidaus pinigų apskaita, o ne fiskalinis dokumentas. Grynųjų pinigų ir kortelės apmokėjimams, priimtiems asmeniškai, čekis išrašomas jūsų pačių kasos priemonėmis – ne HotelsCalendar sistemoje; apmokėjimai internetu per YooKassa vyksta su fiskaliniu čekiu – jį suformuoja pati YooKassa ir pateikia mokesčių inspekcijai.

Rezervacijos kuponas – dokumentas apie viešnagę svečiui: jį galima išsiųsti el. paštu iš skirtuko „Žinutės“ (mygtukas „Siųsti kuponą“) arba atspausdinti. Bet kuponas nepakeičia čekio – jei apmokėjimo būdas jo reikalauja.

Išsamiau apie kuponą – straipsnyje Rezervacijos kuponas: peržiūra, spausdinimas, kalba.

Taip pat žr.

Kasininko pamaina: atidaryti, priimti apmokėjimą, uždaryti – atidarykite pamainą, įneškite arba išimkite pinigų ir uždarykite ją suderinę likučius.
Mokėjimo internetu nuoroda: priimkite mokėjimą nuotoliniu būdu – kai svečias moka pats, internetu, be recepcijos.
Rezervacijos kuponas: peržiūra, spausdinimas, kalba – rezervacijos dokumentas svečiui: siuntimas, spausdinimas, kalbos.
Svečio įsiregistravimas ir išsiregistravimas – priimkite apmokėjimą įsiregistravimo žingsnyje.