Perėjimas iš skaičiuoklių: viešbutį įveskite be importo

Kodėl	Perėjimas iš skaičiuoklių į sistemą per vieną vakarą: viešbučio struktūrą ir kainas suvedate rankomis, nelaukdami migracijos.
Kam	Viešbučiams, kurie apskaitą veda Excel arba Google Sheets programose – maždaug iki 20–30 numerių.
Ką gausite	Skaičiuoklės eilutes pakeičia numerių tipai ir fiziniai numeriai, kainų lapą – tarifas ir kainos, užpildytos ketvirčiui į priekį.
Apribojimai	Skaičiuoklių keitiklio sistemoje nėra – failas pats neužsikraus. Senos rezervacijos ir svečių mokėtinos sumos rankinio įvedimo metu nesiperkelia: tai – kelias į migraciją su palaikymo komanda.

Daugelis mažų viešbučių gyvena vienoje skaičiuoklėje: eilutės – numeriai, stulpeliai – datos, rezervacijos pažymėtos langeliuose, o kaimyniniame lape – kainos. Kai numerių apie dvidešimt–trisdešimt, šią struktūrą į HotelsCalendar perkelti rankomis per vieną vakarą greičiau nei ruošti migraciją ir jos laukti. Šis straipsnis – perkėlimo žemėlapis: kas iš jūsų skaičiuoklės virsta kuo ir kokia tvarka viską suvesti.

Skaičiuoklės eilutė – tai numeris

Skaičiuoklė aprašo kambarių fondą eilučių kalba: „104 · Standartinis“, „105 · Standartinis“, „201 · Liukso“. Sistemoje modelis toks pats: kambario tipas tampa numerio tipu, o kiekviena eilutė – fiziniu numeriu numerio tipo viduje.

1. Kairiajame meniu atidarykite „Numeriai“ ir sukurkite numerių tipus – po vieną kiekvienam skaičiuoklės kambario tipui: „Standartinis“, „Liuksas“, „Apartamentai“. Tipų gausis žymiai mažiau nei eilučių: jie sugrupuoja vienodus kambarius.
2. Numerio tipo viduje pridėkite fizinius numerius – po eilutę kiekvienam numeriui.
3. Numerių žymėjimus perkelkite iš skaičiuoklės tokius, kokie yra: 104, 105, 106… Įsiregistravimo metu svečias gauna konkretų numerį, o ne abstraktų tipą.

Rezultatas: kiekviena lapo eilutė tapo konkrečiu numeriu, o kambarių tipai – numerių tipais.

Plačiau → Kambarių fondas: numerio tipai, numeriai ir Housekeeping būsenos.

Datų tinklelis – tai Planner

Skaičiuoklės datų stulpeliai – tai Plannerio stulpeliai, o eilutės – tie patys numeriai iš pirmojo skyriaus. Tik dabar tinklelis gyvas: paspaudus langelį susikuria rezervacija, o rezervacijos iš svetainės ir prijungtų kanalų jame atsiranda pačios.

1. Kairiajame meniu atidarykite „Planner“: horizontaliai – datos, vertikaliai – numeriai.
2. Paspauskite laisvą langelį – rezervacijos kūrimo forma atsivers su jau įrašytu numeriu ir datomis. Taip pat perkeliamos būsimos rezervacijos iš skaičiuoklės, jei jų nedaug: viena rezervacija – vienas langelis.
3. Kainos Planeryje neredaguojamos: tinklelyje gyvena rezervacijos, o kainos nustatomos Kainų tvarkyklėje – redaguojant langelį reikiamai datai arba masiniu atnaujinimu laikotarpiui.

Po perėjimo skaičiuoklė reikalinga tik kaip archyvas: visa dabartis gyvena Planeryje.

Plačiau → Planner: kaip tai veikia, Kainų keitimas: viena data arba masinis.

Kainų lapas – tai tarifas

Jei kainos skaičiuoklėje išdėstytos atskiruose lapuose – bazinė kaina, kaina su pusryčiais, „negrąžinama“, sezoninė – kiekvienas toks lapas virsta atskiru tarifu. Tarifas – tai kaina, maitinimas ir atšaukimo sąlygos viename pakete, pririštame prie numerių tipų. Daugumai mažų viešbučių užtenka dviejų–trijų tarifų: bazinio, su maitinimu ir sezono.

1. Kairiajame meniu atidarykite „Tarifai“ ir sukurkite pirmąjį tarifą – iš to lapo, kuriuo parduodate dažniausiai.
2. Pririškite tarifą prie numerių tipų, kuriuos juo parduodate.
3. Likusius lapus suveskite kaip atskirus tarifus: maitinimas ir atšaukimo sąlygos nustatomi kiekvienam tarifui atskirai.

Rezultatas: kiekvienas kainų lapas – atskiras tarifas su savo kaina, maitinimu ir atšaukimo sąlygomis.

Plačiau → Tarifai: kaip tai veikia.

Įvedimo tvarka per vakarą

Mažas viešbutis visą perėjimą gali atlikti per vieną vakarą. Tvarka svarbi: kiekvienas žingsnis remiasi ankstesniu.

1. Numerių tipai.
2. Fiziniai numeriai tipų viduje.
3. Pirmasis tarifas ir jo pririšimas prie tipų.
4. Kainos Kainų tvarkyklėje – iš karto ketvirčiui į priekį, o ne dviem savaitėms: rezervacijos ateina ir į datas po mėnesio–dviejų, o iki to momento kainos jau turi būti suvestos.

Rezultatas: iki vakaro pabaigos viešbutis turi struktūrą, tarifą ir kainas. Pratirkite rezultatą: sukurkite Planeryje bandomąją rezervaciją ir atšaukite ją – Bandomoji rezervacija: repeticija prieš tikrus svečius.

Nė vienam iš šių veiksmų nereikia specialisto: visą vakarą perkelsite duomenis, kurie jau išdėstyti jūsų skaičiuoklėje.

Kada vis dėlto reikia migracijos

Rankinis įvedimas perkelia karkasą – numerių tipus, numerius, tarifus, kainas. Istorijos jis neperkelia: senų rezervacijų, svečių bazės ir mokėtinų sumų. Kuo daugiau skaičiuoklėje istorijos, tuo sąžiningiau tokį perėjimą vadinti migracija. Laikykite, kad jums reikia migracijos su palaikymo komanda, jei:

• skaičiuoklėje daug rezervacijų būsimoms datoms – kiekvieną tektų suvesti rankomis;
• skaičiuoklėje gyvena finansinė istorija – svečių mokėtinos sumos pagal senas rezervacijas;
• viešbutis jau parduoda per išorinius kanalus – jų perėjimą geriau atlikti tvarkinga seka ir kartu su palaikymo komanda.

Tokiais atvejais jūsų kelias – straipsnis Perėjimas iš kitos sistemos: kas perkeliamas. Savarankiško importo iš Excel sąsajoje nėra: rezervacijų perkėlimą atlieka palaikymo komanda kartu su jumis. O jei abejojate, kuriuo keliu pereiti, rašykite palaikymo komandai – kartu pažiūrėsime į jūsų skaičiuoklę ir pasirinksime kelią.

Ką skaityti toliau

• Kambarių fondas: numerio tipai, numeriai ir Housekeeping būsenos – išsami numerių tipų ir fizinių numerių kūrimo tvarka.
• Pirmieji tarifai ir kainos: paleidimo seka – kaip sutvarkytas tarifas ir kaip nustatyti kainas datoms.
• Perėjimas iš kitos sistemos: kas perkeliamas – jei duomenų daug: ką perkelia palaikymo komanda ir ką teks suvesti iš naujo.
• Paleidimo kontrolinis sąrašas: nuo paskyros iki pirmo svečio atvykimo – bendras paleidimo kelias: rankinis įvedimas iš šio straipsnio padengia jo 2 ir 3 žingsnius.