Svečiai ir Guest Portal

Kodėl	Laikyti svečių duomenis tvarkingai ir suteikti svečiui prieigą prie jo rezervacijos be slaptažodžio ir be skambučių į viešbutį.
Kam	Administratoriams ir recepcijai – tiems, kas tvarko svečius ir atsako į jų klausimus.

Kiekviena rezervacija turi dvi puses: viešbučio komanda dirba su svečiu jo profilyje, o pats svečias savo rezervaciją mato per Guest Portal. Straipsnyje – kas saugoma svečių profiliuose, kaip svečias patenka į portalą ir ką gali padaryti pats.

Svečių profiliai

Skyrius „Svečiai“ saugo profilius: kontaktus, viešnagių istoriją, komandos pastabas ir failus. Istorija rodo, kada ir kuriose rezervacijose svečias viešėjo; pastabos – susitarimai ir pageidavimai, kurių svarbu nepamesti tarp atvykimų; failai – prie svečio pridėti dokumentai.

Dublikatus sistema randa pati: sutapimai ieškomi pagal pasą, el. paštą ir telefoną. Rasti pasikartojimai sujungiami į vieną profilį – svečio viešnagių istorija neskyla tarp kelių profilių.

Kas yra Guest Portal

Guest Portal – asmeninis rezervacijos puslapis, kuris atsidaro be slaptažodžio ir be programėlės. Svečias pereina asmenine nuoroda iš laiško ir patvirtina prisijungimą kodu: kodas galioja 60 minučių, įvesti galima 5 kartus; po prisijungimo seansas išlieka galiojantis 30 dienų.

Portale svečias mato visą savo rezervaciją: numerius ir svečius, kainas naktims, užsakytas paslaugas, mokesčius ir mokėtiną sumą.

Kaip išsiųsti nuorodą svečiui

Asmeninė nuoroda gyvena rezervacijos kortelėje. Mygtukas „Guest Portal“ atveria veiksmų meniu: „Atidaryti kaip svečias“ parodo portalą svečio akimis – būtent tai, ką svečias matys savo nuorodoje; peržiūra skirta tik žiūrėti, rezervacijos duomenų ji nekeičia.

Čia pat nuoroda atnaujinama: „Atnaujinti nuorodą“ anuliuoja senąją – sena nuoroda ir aktyvūs seansai ja nustoja veikti, o svečiui savaime išsiunčiamas laiškas su nauja. Atnaujinimas išgelbėja, kai nuoroda pamesta arba nusiųsta ne tenai: nieko nereikia persiųsti rankiniu būdu.

Ką svečias gali padaryti pats

• Pridėti lydinčius asmenis. Svečias įrašo tuos, kurie vyksta kartu su juo, – duomenys renkami kiekvienam svečiui atskirai.
• Įkelti dokumentus. Svečio failai patenka į svečio profilį ir yra matomi viešbučio komandai. Paso duomenys apsaugoti: jie šifruojami programos lygmeniu.
• Užsisakyti paslaugą iš viešbučio paslaugų katalogo – taip pat ir konkrečiam laiko intervalui: laisvi intervalai patikrinami užsakymo metu.
• Užduoti viešbučiui klausimą. Klausimas iš portalo patenka į bendrą viešbučio klausimų eilę – toliau formatas „klausimas → atsakymas“: viešbutis atsako, o atsakymas keliauja svečiui (visas kelias – straipsnyje Svečio klausimas viešbučiui).

Sąžiningos ribos

• Apmokėti rezervaciją portale negalima. Svečias mato mokėtiną sumą, tačiau pats mokėjimas vyksta ne portale, o rezervacijų svetainėje – pagal tarifo taisykles.
• Čato portale nėra. Bendravimo formatas – „klausimas → atsakymas“: svečio klausimas patenka į bendrą viešbučio klausimų eilę, be pokalbio realiuoju laiku.
• Internetinę registracijos kortelę svečias užpildo pats (anketa gyvena svečio profilyje); lydinčius asmenis ir dokumentus svečias taip pat prideda pats – išsamiai straipsnyje Pasiruošimas svečio atvykimui internetu.

Taip pat žr.

• Booking Engine – rezervacijų modulis viešbučio svetainėje: čia svečias pasirenka numerį ir apmoka rezervaciją.
• Guest Portal: dažni klausimai – trumpi atsakymai apie prisijungimą, mokėjimą, įsiregistravimą ir duomenų apsaugą.
• Svečio profilis: istorija, pastabos, failai ir dublikatai – kaip tvarkyti svečio profilį: kas saugoma profilyje, kaip sistema randa dublikatus ir sujungia juos į vieną profilį.
• Pasiruošimas svečio atvykimui internetu: lydintieji ir dokumentai – ką svečias užpildo pats iki atvykimo: lydinčius asmenis, dokumentus ir internetinę registracijos kortelę.
• Svečio paslaugų užsakymai: katalogas ir intervalai – kaip svečias užsisako paslaugų iš viešbučio katalogo, taip pat konkrečiam laiko intervalui.
• Svečio klausimas viešbučiui: iš portalo į Inbox – kelias: kaip svečias užduoda klausimą portale ir kur viešbučiui atsakinėti.
• Asmeninė svečio nuoroda: peržiūra ir atnaujinimas – kur gyvena nuoroda, ką rodo peržiūra ir kas vyksta atnaujinus nuorodą.
• Kaip apsaugoti svečių paso duomenis – kokie duomenys renkami, kaip šifruojami, kas juos mato ir kur jie saugomi.